Stammdaten: Kostenträger

Unter Kostenträger legst Du fest, wer die Rechnung bekommt, wohin sie geht, wie sie berechnet wird und wie sie aussieht.

Wer ist ein „Kostenträger“?

Wer am Ende bezahlt: eine Krankenkasse, ein Integrationsamt, ein Gericht, eine Behörde oder ein Unternehmen. Das ist selten dieselbe Person, für die Du dolmetschst – Du dolmetschst für eine Privatperson, aber die Rechnung übernimmt deren Kostenträger.

Zusammenhänge verstehen

Der Kostenträger ist der Knotenpunkt zwischen dem Auftrag und dem fertigen Beleg. Fast alles, was eine Rechnung ausmacht, hängt an ihm.

Die Liste Deiner Kostenträger

1. Neuer Kostenträger legt einen Eintrag an.
2. Ein Klick auf eine Zeile öffnet ihn zum Bearbeiten.

Die Felder im Detail

Das Formular ist in drei Abschnitte geteilt.

Stammdaten

Diese Angaben bestimmen, was im Adressfeld der Rechnung steht.

Der Abschnitt „Stammdaten“

Feld	Erklärung
1 Bezeichnung	Der interne Kurzname. Er taucht in Auswahllisten auf und ist der Name, den Du im Kalender schreiben kannst. Kurz und eindeutig, z. B. LWV (Kassel). Er erscheint nicht auf der Rechnung.
2 Name (Organisation)	Der offizielle Name, der auf der Rechnung steht, z. B. Landeswohlfahrtsverband Hessen.
RE Zusatz 1 / 2	Optionale Zusatzzeilen über der Anschrift – Abteilung, Sachgebiet, Postfach.
3 Adresse	Die vollständige Postanschrift.
USt-IdNr. / Steuernummer	Optional. Nötig, wenn der Kostenträger sie auf der Rechnung erwartet.

warnung

Halte die Bezeichnung eindeutig. Wenn Du mehrere Einträge mit demselben Namen hast, unterscheide sie – LWV (Kassel) und LWV (Gießen). Beim Kalender-Import wird genau nach dieser Bezeichnung gesucht (und notfalls unscharf nach dem Namen).

Kontakt

Feld	Erklärung
Ansprechpartner	Optional. Die Person, an die die Rechnung adressiert ist.
Anrede	Die Grußzeile, die in der Rechnungsvorlage als Platzhalter zur Verfügung steht, z. B. Sehr geehrte Frau Müller,.
E-Mail	Die Adresse, an die Rechnungen und Mahnungen gehen.
CC-Mail	Optional. Eine Adresse in Kopie.

Ohne E-Mail kein Versand

Die E-Mail-Adresse ist zugleich die Empfängeradresse der E-Rechnung. Fehlt sie, kannst Du die Rechnung zwar erstellen und herunterladen, aber nicht aus DolmiDesk™ heraus versenden – und die Automatisierung „Erstellen & senden“ steht nicht zur Verfügung.

Abrechnung

Hier verknüpfst Du den Kostenträger mit den Regeln und Texten aus den anderen Bereichen.

Der Abschnitt „Abrechnung“

Feld	Erklärung
1 Abrechnungsmodell	Das Preismodell aus Abrechnungsmodelle. Es bestimmt Stundensatz, Fahrtkosten und Ausfallregeln.
2 Rechnungsvorlage	Steuert Positionsbezeichnungen, Beschreibungen und Hinweistexte auf den Rechnungen dieses Kostenträgers. Ohne Auswahl gilt das Standard-Layout.
3 Zahlungsziel	Tage bis zur Fälligkeit. Ohne eigenen Wert gilt das Standard-Zahlungsziel aus den Einstellungen.
Leitweg-ID (B2G)	Nur für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, die eine Leitweg-ID verlangen. Sie wandert in die E-Rechnung.
4 E-Mail-Vorlage	Betreff und Text der Versand-E-Mail (siehe E-Mail Vorlagen).
E-Mail-Vorlage für Mahnungen	Optional eine eigene Vorlage für Zahlungserinnerungen. Ohne Auswahl wird die normale E-Mail-Vorlage genutzt.

Fehlt ein Eintrag?

Unter jedem Auswahlfeld steht Jetzt anlegen. Damit legst Du das fehlende Abrechnungsmodell oder die fehlende Vorlage direkt aus dem Formular heraus an, ohne Deine Eingaben zu verlieren.

Automatisierung

Zwei Schalter entscheiden, wie viel DolmiDesk™ für diesen Kostenträger allein erledigt.

Rechnungs-Automatisierung und automatische Mahnungen

1 Rechnungs-Automatisierung – dreistufig:

Stufe	Wirkung
Aus	Nichts passiert von allein. Du erstellst und sendest jede Rechnung selbst.
Erstellen, nicht senden	Sobald ein aus dem Kalender importierter Auftrag vollständig dokumentiert ist, entsteht die Rechnung automatisch – bleibt aber zur Prüfung liegen.
Erstellen & senden	Die Rechnung wird automatisch erstellt und per E-Mail verschickt. Braucht eine hinterlegte E-Mail-Adresse.

2 Automatische Mahnungen – überfällige Rechnungen dieses Kostenträgers werden selbstständig gemahnt: Die nächste Mahnstufe entsteht nach Ablauf von Zahlungsziel + Karenzzeit und geht direkt raus. Das läuft unabhängig von der Rechnungs-Automatisierung.

Du bleibst informiert

Was die Automatik erledigt hat, fasst DolmiDesk™ in der täglichen Zusammenfassungs-E-Mail zusammen. Welche Ereignisse darin auftauchen, stellst Du unter Einstellungen → E-Mail ein.

Anleitung: Einen neuen Kostenträger anlegen

Angenommen, ein neuer Auftraggeber kommt dazu: die „Muster-Krankenkasse“.

Stammdaten eintragen

Klicke auf Neuer Kostenträger und fülle die Pflichtfelder aus:

Bezeichnung	Name (Organisation)	Adresse
MK	Muster-Krankenkasse	Kassenweg 5, 12345 Musterstadt

Kontakt ergänzen

Anrede	E-Mail	CC-Mail
Sehr geehrte Damen und Herren,	rechnung@musterkasse.beispiel.de

Abrechnung verknüpfen

Wähle das passende Abrechnungsmodell und die Vorlagen. Für eine Krankenkasse etwa:

Abrechnungsmodell	Rechnungsvorlage	Zahlungsziel	E-Mail-Vorlage
JVEG	Krankenkasse	30 Tage	Standard

Automatisierung entscheiden

Für einen Kostenträger, den Du gut kennst und der immer gleich abrechnet, lohnt Erstellen, nicht senden – die Rechnung ist fertig, wenn Du sie prüfst. Bei allem Neuen lässt Du die Automatisierung zunächst Aus.

Speichern

Fertig. Ab jetzt kannst Du diesen Kostenträger einem Kunden als Standard zuweisen, ihn direkt am Auftrag auswählen oder ihn im Kalendertermin mit Kostenträger: MK benennen.

Ändern und Löschen

Stammdaten leben – Adressen ändern sich, Sachbearbeiter wechseln. Zwei Regeln sorgen dafür, dass das Deine Buchhaltung nicht durcheinanderbringt:

• Ein Kostenträger, der bereits an einem Auftrag hängt, lässt sich nicht löschen. Du kannst ihn aber jederzeit ändern.
• Bereits ausgestellte Rechnungen behalten ihre eigene Kopie der Daten. Eine neue Adresse taucht also nicht rückwirkend auf alten Belegen auf – sie gilt für alles, was danach entsteht (und für eine spätere Korrekturrechnung).

Nächster Schritt

Jetzt fehlt nur noch die Person, für die Du dolmetschst: Kunden.