DolmiDesk: Das Betriebssystem für DGS-Dolmetscher*innen
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Autor: Dmitry Dugarev
Im Tutorial gehst Du in elf Kapiteln durch die ganze App: Kostenträger und Kund*innen anlegen, Aufträge abrechnen und versenden, Sammelrechnungen, Mahnungen, Storno und Korrekturrechnung, Auswertungen, Kostenvoranschläge, Belege mit EÜR und zum Schluss den Kalenderimport. Mit AD im Player startest Du die Version mit Audiodeskription.
DolmiDesk-Tutorial in 11 Minuten
Die ganze App in elf Kapiteln: Kostenträger und Kund*innen anlegen, Aufträge abrechnen und versenden, Sammelrechnungen, Mahnungen, Storno und Korrekturrechnung, Auswertungen, Kostenvoranschläge, Belege mit EÜR und den Google Kalender verbinden. Auch als Version mit Audiodeskription.
Transkript des Tutorials
Was im Video gesagt wird – Kapitel für Kapitel.
- Willkommen bei DolmiDesk. In diesem Tutorial gehen wir Schritt für Schritt durch die ganze App – von Deiner ersten Rechnung bis zur vollen Automatisierung.
- Kostenträger anlegenBevor wir unsere erste Rechnung schreiben, brauchen wir einen Kostenträger. Kostenträger sind die Stellen oder Personen, die Deine Rechnungen bekommen und bezahlen. Klick auf „Neuer Kostenträger“ und trag eine kurze Bezeichnung ein, den vollständigen Namen, die Adresse und die E-Mail-Adresse für Rechnungen. Dann wählst Du das Abrechnungsmodell. Darin stecken die Sätze für diesen Kostenträger – hier das JVEG-Modell für Gerichte. Und die E-Mail-Vorlage: der Text, mit dem Deine Rechnungen verschickt werden. Weiter unten findest Du die Automatisierung. Mit „Erstellen, nicht senden“ schreibt DolmiDesk die Rechnung selbst, sobald ein Auftrag vollständig ist, und legt sie Dir zur Prüfung vor. Mit „Erstellen und senden“ geht die Rechnung außerdem per E-Mail an den Kostenträger. Beide Optionen gibt es im Paket Pro. Fürs Erste lassen wir sie aus. Automatische Mahnungen verschicken die nächste Mahnstufe von selbst, wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt. Die gibt es ab dem Paket Standard. Der Schalter „Sozialträger“ markiert Kostenträger wie ein Sozialamt, ein Jugendamt oder eine Krankenkasse. Wozu? So siehst Du, welcher Anteil Deines Umsatzes von Sozialträgern kommt – das ist wichtig für eine mögliche Umsatzsteuerbefreiung. An der Steuer auf Deinen Rechnungen ändert der Schalter selbst nichts. Setzen kannst Du ihn in jedem Paket, den Anteil zeigen die Auswertungen ab dem Paket Standard. Speichern – und der Kostenträger ist angelegt.
- Kund*innen anlegenAls Nächstes legst Du Deine Kundinnen und Kunden an, also die Menschen, für die Du dolmetschst. Bezeichnung und Name genügen. Der Standard-Kostenträger ist der, der für diese Person üblicherweise zahlt. DolmiDesk schlägt ihn in jedem neuen Auftrag vor und nutzt ihn auch beim Kalenderimport. Speichern.
- Auftrag anlegen, abrechnen, versendenJetzt der erste Auftrag. Unter „Aufträge“ klickst Du auf „Neuer Auftrag“ und trägst Datum, Dolmetschzeit und Anlass ein. Wähl die Kundin oder den Kunden aus. Kostenträger und Abrechnungsmodell werden automatisch ergänzt. Trag die Einsatzadresse ein. Ein Klick auf „Automatisch berechnen“, und DolmiDesk füllt Abfahrt, Ankunft und Kilometer für Dich aus. Unter „Abrechnung“ siehst Du, was der Auftrag wert ist – Position für Position. Du kannst direkt von hier abrechnen. „Rechnung vorschauen“ zeigt Dir die Rechnung genau so, wie sie erstellt wird. Klick auf „Jetzt abrechnen“. Die Rechnung bekommt ihre Nummer, und DolmiDesk bringt Dich zu den Rechnungen. Öffne sie. Links siehst Du das fertige Dokument, rechts den Status. Klick auf „Per E-Mail senden“ und prüf Empfänger und Text. Absenden. Die Rechnung ist jetzt als versendet markiert.
- Mehrere Aufträge abrechnenFür die nächsten Schritte habe ich noch ein paar Kundinnen und Kunden, Kostenträger, Aufträge und Rechnungen angelegt. Zurück in den Aufträgen bringt Dich „Anzeigen“ zu allem, was abrechenbar ist. Wähl die Aufträge direkt in der Liste aus – auf Wunsch alle auf einmal – und klick auf „Abrechnen“. DolmiDesk ordnet sie für Dich: Aufträge mit gleicher Kundin oder gleichem Kunden, gleichem Kostenträger, gleicher Auftragsart und gleichem Abrechnungsmodell werden zu einer Sammelrechnung. Dieser Online-Termin hat eine andere Auftragsart und bekommt deshalb eine eigene Rechnung. Jede Rechnung kannst Du vorher ansehen, auch die Sammelrechnungen. „Rechnungen erstellen“ – und alle vier werden auf einmal ausgestellt.
- Mahnung erstellenEin paar Rechnungen sind überfällig. Der Filter oben zeigt nur diese. Öffne eine davon. Unter „Mahnwesen“ siehst Du, dass sie überfällig ist und noch nicht gemahnt wurde. Klick auf „1. Mahnung erstellen“ und bestätige. Eine Mahnung ist endgültig – sie lässt sich nicht rückgängig machen. Die Mahnung erscheint mit Zinsen und dem neuen Gesamtbetrag. Versende sie per E-Mail, genau wie eine Rechnung.
- Storno und KorrekturrechnungJetzt ein Fehler: Auf dieser Rechnung haben wir zu viele Stunden abgerechnet. Öffne sie. Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern, also stornieren wir sie. Klick auf „Stornieren“ und bestätige. DolmiDesk erstellt eine Stornorechnung mit eigener Nummer und gibt den Auftrag zur Korrektur frei. Öffne aus der stornierten Rechnung heraus den Auftrag. Korrigiere die Dolmetschzeit. Dann rechnest Du ihn neu ab. DolmiDesk erkennt die stornierte Rechnung und schlägt Dir eine Korrekturrechnung vor, die die Belegkette fortführt. Da ist sie: die Korrekturrechnung, verknüpft mit dem Storno.
- Auswertung: RechnungenJetzt die Auswertungen. Auf der Seite „Rechnungen“ klickst Du auf „Auswertung“. Oben: erwarteter Umsatz, erhalten, ausstehend und überfällig. Darunter der Umsatz pro Monat und die Tage, an denen Du Rechnungen gestellt hast. Weiter unten: woher das Geld kam – nach Kundin oder Kunde, oder nach Kostenträger. Dann der Anteil von Sozialträgern. Hier zeigt sich der Schalter aus dem Kostenträger: In diesem Beispiel kommen neunundachtzig Prozent des Umsatzes von Sozialträgern. Und wo Dein Umsatz steht: erhalten, offen und überfällig. Mit „Export“ lädst Du die Zahlen als Tabelle herunter. Die Auswertungen gibt es ab dem Paket Standard.
- Auswertung: AufträgeAuch für die Aufträge gibt es eine Auswertung: Aufträge gesamt, was noch abzurechnen ist, Dolmetschstunden und Reisestunden. Und weiter unten: Aufträge pro Monat, Deine Arbeitstage, für wen die Arbeit war und Deine Stunden.
- KostenvoranschlagManchmal möchte ein Kostenträger vorher einen Kostenvoranschlag. Unter „Kostenvoranschläge“ legst Du ihn genauso an wie einen Auftrag. Du kannst ihn verbindlich machen und festlegen, wie lange er gilt. Gerechnet wird mit demselben Abrechnungsmodell. Vorschau ansehen – und erstellen. Von hier aus versendest Du ihn per E-Mail.
- Belege und EÜRBelege. Lade hoch, was Du bezahlt hast: eine Fahrkarte, einen Parkschein, ein Fachbuch. DolmiDesk liest das Dokument automatisch aus: Betrag, Datum und Umsatzsteuer. Du wählst die Kategorie und bestätigst. Belege gibt es im Paket Pro. Die EÜR-Auswertung rechnet alles zusammen: Einnahmen aus den erhaltenen Zahlungen, Ausgaben aus Deinen bestätigten Belegen – und das Ergebnis. Weiter unten siehst Du, wohin die Ausgaben gehen, die Umsatzsteuer – also die Steuer in Deinen Einnahmen minus die Vorsteuer aus Deinen Belegen – und die Zeilen der Anlage EÜR. Mit „Export“ bekommst Du die Tabelle für Deine Steuererklärung oder Deine Steuerberatung.
- Kalender verbindenZum Schluss der Kalender. Öffne das Konto-Menü, dann „Einstellungen“ und „Konnektoren“. „Mit Google verbinden“ verknüpft Deinen Kalender. Danach wählst Du den Kalender, die Farbe und wie alt Termine sein dürfen. Im Paket Pro stellst Du außerdem den automatischen Import ein: täglich, wöchentlich oder monatlich. Damit alles automatisch ausgefüllt wird, schreib Deine Termine so: Der Titel wird zum Anlass. In die Beschreibung schreibst Du „Kunde“, Doppelpunkt und den Namen – „Kostenträger“ und „Transportmittel“ funktionieren genauso. Alle diese Zeilen sind optional: Nennst Du nur die Kundin oder den Kunden, nimmt DolmiDesk den Kostenträger, der in den Stammdaten dazu hinterlegt ist. Die Auftragsart steht im Titel. Ohne Zusatz ist der Auftrag vor Ort. Schreib „Online“ davor für einen Online-Termin. „Ausfall“ heißt: Du bist zum Termin gekommen, und er ist vor Ort ausgefallen. „Absage“ heißt: Der Termin wurde schon vorher abgesagt. Den Import selbst findest Du auf der Seite „Aufträge“ unter „Importieren“. „Neu synchronisieren“ holt die Termine aus Deinem Kalender. Hier siehst Du sie, schon ausgefüllt: Bei Anna Schulz kommt der Kostenträger aus den Stammdaten, und Online, Ausfall und Absage hat DolmiDesk aus dem Titel erkannt. Mit „Termine importieren“ werden sie zu Aufträgen. Was noch fehlt, ergänzt Du im Auftrag – und rechnest ab wie gewohnt.
- Das war die ganze App. Je mehr Du automatisierst, desto mehr Zeit sparst Du: Mit voller Automatisierung werden bis zu achtzig Prozent Deiner Rechnungen von selbst erstellt, versendet und gemahnt. Das spart Dir jeden Monat viele Stunden. Viel Spaß mit DolmiDesk!
Als DGS-Dolmetscher*in ist Deine Zeit wertvoll. Jeder Auftrag erfordert normalerweise drei Schritte:
- Planung: Termin im Kalender eintragen.
- Verwaltung: Daten (Adresse, Zeiten, Kund*in) in eine Auftragsliste übertragen.
- Abrechnung: Rechnung schreiben, PDF erstellen, E-Mail formulieren, Anhänge suchen.
DolmiDesk automatisiert Schritt 2 und 3 fast vollständig. Warum musst Du alles dreifach ausfüllen, wenn im Kalender schon alles steht?
Dein Google Kalender wird zur "Single Source of Truth". Was dort steht, wird zur Rechnung. Das System versteht komplexe Logiken wie:
- "Ich fahre von Termin A direkt zu Termin B – wer zahlt welche Fahrtkosten?" (Ketten-Logik)
- "Der Termin ist ausgefallen, aber ich war vor Ort." (Ausfallhonorar + Fahrt)
- "Dieser Kostenträger zahlt eine spezielle Pauschale." (Tarif-Matrix)
- "Ich habe mehrere Termine an einem Tag." (automatische Aufteilung)
- "Der Termin findet online statt." (keine Fahrtkosten)
- "Die Rechnung soll mit Anhang und individuellem Text verschickt werden." (E-Mail-Versand aus Deinen Vorlagen)
- "Diese Rechnung ist überfällig." (dreistufiges Mahnwesen)
- Und vieles mehr.
Der Workflow im Überblick
Dein Arbeitsalltag reduziert sich auf wenige, klare Aktionen. Das System arbeitet im Hintergrund für Dich.
Es ist ein hochspezialisiertes System, das Deinen Google Kalender in eine leistungsfähige Buchhaltungszentrale verwandelt.
Die Kern-Funktionen
DolmiDesk ist mehr als ein Import-Werkzeug. Es ist ein durchgängiges Workflow-System.
Intelligente Import-Logik
Das System erkennt anhand des Titels im Kalender, was zu tun ist:
- Normaler Termin: Volle Berechnung von Honorar und Fahrt.
[Ausfall] ...: Du warst vor Ort, der*die Kund*in nicht. (Fahrtkosten + Ausfallhonorar).[Absage] ...: Termin vorher abgesagt. (Nur Ausfallhonorar, keine Fahrt).[Online] ...: Videokonferenz. (Keine Fahrtkosten, ggf. Online-Pauschale).
Die eckigen Klammern sind optional – Ausfall: Amtsgericht oder Absage - Herr Meier funktionieren genauso. Erkannt werden auch Schreibweisen wie abgesagt, storniert, ausgefallen oder remote, jeweils auf Deutsch, Englisch und Russisch. Ein Termin, dessen Ort einen Zoom-, Teams-, Meet-, Webex- oder Skype-Link enthält, gilt automatisch als Online-Termin – auch ohne Präfix im Titel.
In der Terminbeschreibung kannst Du einzelne Felder gezielt überschreiben. DolmiDesk liest dort Zeilen der Form Schlüssel: Wert:
| Zeile in der Beschreibung | Wirkung |
|---|---|
Kunde: Firma XYZ | Ordnet den Auftrag dieser*diesem Kund*in zu |
Kostenträger: LWV Hessen | Setzt den Kostenträger für die Rechnung |
Einsatzadresse: … | Überschreibt den Ort aus dem Kalender |
Transportmittel: Bahn | Setzt das Verkehrsmittel (Auto, ÖPNV, kein) |
Die Namen musst Du nicht exakt treffen: DolmiDesk gleicht sie unscharf gegen Deine Stammdaten ab und erkennt sowohl das Kürzel („Frau Schulz") als auch den vollen Namen („Anna Schulz"). Nennst Du keinen Kostenträger, wird der bei der*dem Kund*in hinterlegte Standard-Kostenträger verwendet. Findet sich kein passender Eintrag, geht nichts verloren – der Name aus dem Kalender wird am Auftrag angezeigt, damit Du ihn zuordnen kannst.
Dateianhänge am Kalendertermin (Laufzettel, Einsatzbestätigungen) werden beim Import mit übernommen und liegen anschließend am Auftrag bereit.
Die "Ketten-Berechnung" (Chain Logic)
Das System erkennt automatisch, wenn Du mehrere Termine an einem Tag hast.
- Isolierter Termin: Start Zuhause → Ziel → Zurück nach Hause.
- Termin-Kette: Start Zuhause → Termin A → Termin B → Zurück nach Hause.
- Die Magie: Das System splittet die Fahrtkosten fair und logisch auf die Aufträge auf. Und das ganz automatisch. Keine manuellen Aussuchereien der Fahrtstrecken mehr!
Ob zwei Termine als Kette gelten, entscheidet der zeitliche Abstand: Liegen sie nah genug beieinander, teilen sie sich die Fahrt je zur Hälfte – sonst wird jeder Termin für sich von Deiner Heimatadresse aus gerechnet. Beides – die zulässige Lücke und Deine Heimatadresse – legst Du in den Einstellungen fest. Online- und abgesagte Termine erzeugen grundsätzlich keine Fahrt.
Abrechnungsmodelle statt starrer Preise
Ein Abrechnungsmodell bündelt alles, was den Preis eines Auftrags bestimmt. Pro Kostenträger legst Du fest, welches Modell gilt – für einzelne Aufträge auch abweichend:
- Honorar: Stundensatz, Rundungsregel (z. B. auf halbe Stunden) und eine optionale Rundungstoleranz, die angefangene Minuten kulant verfallen lässt.
- Reisezeit: Vergütung der Fahrtzeit – als Stundensatz oder als entfernungsabhängige Pauschale.
- Wegstrecke: Fahrtkosten pro Kilometer oder als Staffel (z. B. „bis 50 km = 60 €").
- Pauschalen: Online-, Vorbereitungs- und sonstige Pauschalen.
- Zuschläge: Prozentualer Aufschlag für Nacht, Wochenende und Feiertage (etwa JVEG § 9 Abs. 6).
- Ausfallstaffeln: Ausfallpauschalen nach geplanter Dauer (z. B. „bis 1 Std = 93 €") – inklusive der Frage, ob die Pauschale die Fahrtkosten ersetzt oder zu ihnen hinzukommt.
- Fristen: Ankündigungsfristen für Ausfälle und die Frist, bis wann der Anspruch geltend gemacht sein muss. Diese Fristen ändern nie einen Betrag – sie warnen Dich nur rechtzeitig.
Gängige Regelwerke (LWV, JVEG, HessBGGAV) sind bereits hinterlegt und lassen sich jederzeit anpassen oder ergänzen – ganz ohne Programmierkenntnisse.
Von der Rechnung zum Zahlungseingang
Im Bereich Aufträge wählst Du die abrechenbaren Aufträge aus und klickst auf Rechnungen erstellen. Ab da übernimmt DolmiDesk:
- Erzeugt die Rechnung als E-Rechnung (ZUGFeRD PDF).
- Legt sie revisionssicher im Dokumenten-Tresor ab, zusammen mit den Anhängen aus dem Kalendertermin.
- Versendet sie per E-Mail mit dem Text aus Deiner Mail-Vorlage und allen Anhängen – direkt aus DolmiDesk.
- Behält offene Posten im Blick und erstellt bei Bedarf Mahnungen in drei Stufen.
Muss eine bereits versendete Rechnung korrigiert werden, erzeugt DolmiDesk eine Stornorechnung und gibt die zugehörigen Aufträge wieder zur Bearbeitung frei – so bleibt die Nummernfolge lückenlos.
Für wen ist DolmiDesk geeignet?
DolmiDesk ist ideal für freiberufliche DGS-Dolmetscher*innen, die regelmäßig Aufträge für verschiedene Kostenträger erledigen und ihre Buchhaltung effizienter gestalten möchten. Es eignet sich besonders für diejenigen, die:
- Den Google Kalender nutzen.
- Viele Termine pro Woche haben und Zeit sparen wollen.
- Komplexe Fahrtkostenabrechnungen benötigen.
- Eine einfache, aber leistungsfähige Lösung suchen, die sich nahtlos in ihren bestehenden Google Kalender Workflow integriert.
Dein Start
DolmiDesk ist eine Web-Anwendung – Du meldest Dich im Browser an, es gibt nichts zu installieren.
Jedes Paket beginnt mit 30 Tagen kostenlos: Du bestellst direkt auf der Website, und Dein Zugang wird automatisch eingerichtet; die E-Mail, über die Du Dein Passwort festlegst, kommt in der Regel innerhalb weniger Minuten. Mit der Bestellung beginnen die 30 Testtage – belastet wird erst danach, und kündigst Du vorher, entstehen keine Kosten.
Bereit, Deine Buchhaltung zu automatisieren? Teste DolmiDesk 30 Tage kostenlos und starte anschließend mit der Anleitung Erste Schritte.
Einen Überblick, wie die App aufgebaut ist, gibt Die Bereiche der App; den kompletten Ablauf an einem echten Auftrag zeigt das Workflow-Beispiel.
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