Dein aktueller Workflow (60 min Chaos)
Textuelle Beschreibung des Workflows
Das Diagramm zeigt einen linearen Arbeitsablauf mit mehreren beteiligten Anwendungen sowie mehreren Rückschleifen und unnötigen Zwischenschritten. Die folgenden Informationen geben die vollständige Struktur und alle Verbindungen wieder.
Beteiligte Anwendungen:
- Google Kalender: liefert Adresse, Datum, Uhrzeit und Ansprechpartner.
- Google Maps: liefert Distanz und Fahrzeit.
- Excel-Liste: dient als Auftragsbuch.
- Word oder Google Docs: dient zur Erstellung der Rechnung.
- Ordner oder Google Drive: speichert PDFs und Scans.
- E-Mail: dient dem Versand und der Kommunikation.
- Taschenrechner: dient zur Berechnung der Fahrtkosten. Dieser Schritt verursacht Mehraufwand.
Ablaufbeschreibung des Workflows:
Schritt 1: Datensammlung
- Aus dem Kalender wird die Adresse kopiert und in Maps eingefügt.
- In Maps werden Distanz und Fahrzeit ermittelt und anschließend in Excel eingetragen.
- Datum und Uhrzeit aus dem Kalender werden ebenfalls in Excel eingetragen.
Schritt 2: Rechnen und Schreiben
- Daten aus Excel werden manuell nach Word übertragen, um die Rechnung zu erstellen.
- Falls die Entfernung unklar ist, wird erneut Maps aufgerufen.
- Der Taschenrechner wird verwendet, um Fahrtkosten oder Summen zu berechnen.
- Die berechneten Werte werden wieder in Word eingetragen.
Schritt 3: Dokumentenverwaltung
- Die fertige Rechnung wird aus Word als PDF in Drive abgelegt.
- In Drive entsteht eine Suchschleife, weil Dokumente wie Einsatzbestätigungen schwer auffindbar sind.
Schritt 4: Versand
- Die benötigten Anhänge werden in Drive gesucht und einer E-Mail hinzugefügt.
- Der Ansprechpartner wird nochmals im Kalender nachgeschlagen.
- Innerhalb von E-Mail entsteht eine zweite Suchschleife, wenn Vorlagen oder frühere Nachrichten gesucht werden.
Schritt 5: Rückmeldung in Excel
- Nach dem Versand per E-Mail wird der Versandstatus manuell in Excel eingetragen.
Identifizierte Problemstellen
- Mehrfache manuelle Datenerfassung zwischen Kalender, Maps, Excel, Word, Drive und E-Mail.
- Externe Berechnungen mit dem Taschenrechner statt automatisierter Funktionen.
- Wiederholtes Suchen nach Dokumenten in Drive.
- Wiederholtes Suchen nach Vorlagen in E-Mail.
- Rücksprünge und doppelte Arbeitsschritte, die den Prozess verlängern und Fehler begünstigen.
Gesamtzusammenfassung
Das Diagramm beschreibt einen fragmentierten Prozess mit mehreren Medienbrüchen. Informationen werden aus verschiedenen Quellen manuell übertragen, Dokumente müssen mehrfach gesucht werden, und es existieren unnötige Schleifen in Drive und E-Mail. Der Ablauf ist dadurch zeitaufwändig und fehleranfällig.
