Question 1

Funktioniert das auch für andere Berufe?

Accepted Answer

DolmiDesk ist speziell für DGS-Dolmetscher*innen entwickelt. Die Abrechnungslogik – Fahrtkostenketten, Ausfallhonorare, JVEG und Co. – ist genau darauf zugeschnitten.

Question 2

Brauche ich technisches Wissen oder Programmierkenntnisse?

Accepted Answer

Nein. DolmiDesk ist eine normale Web-Anwendung – Du meldest Dich im Browser an, verbindest einmalig Deinen Google Kalender und legst Deine Tarife an. Danach übernimmst Du Termine mit einem Klick als Aufträge – im Pro-Paket läuft auch das von selbst im Hintergrund.

Question 3

Gibt es eine Testversion?

Accepted Answer

Ja. Du kannst DolmiDesk 30 Tage kostenlos testen. Kündigst Du in dieser Zeit, entstehen keine Kosten; sonst geht der Test in das gebuchte Abo über. Die Testphase gibt es einmal je Konto – bestellst Du für ein bestehendes Konto erneut, beginnt das Abo sofort (Ziffer 3.3 der AGB).

Question 4

Wie schnell kann ich starten?

Accepted Answer

Sofort nach Deiner Bestellung: Dein Zugang wird automatisch eingerichtet, und die E-Mail, über die Du Dein Passwort festlegst, kommt in der Regel innerhalb weniger Minuten. Danach verbindest Du Deinen Kalender, legst Dein erstes Abrechnungsmodell an und kannst sofort Aufträge importieren und daraus Rechnungen erstellen.

Question 5

Funktioniert das auch auf dem Handy?

Accepted Answer

Ja. DolmiDesk ist eine responsive Web-App und lässt sich auf dem Handy genauso bedienen wie am Desktop – ganz ohne Installation. Deinen Kalender pflegst Du wie gewohnt weiter.

Question 6

Könnt ihr mir bei der Einrichtung helfen?

Accepted Answer

Ja. Im Standard- und im Pro-Paket gehen wir Deine Einstellungen und die Kalender-Anbindung in einem persönlichen Onboarding gemeinsam durch und übernehmen einmalig Deine bisherigen Kund*innen und Rechnungen.

Question 7

Kann ich irgendwo ein Beispiel von dem Workflow sehen?

Accepted Answer

Ja – im Benutzerhandbuch findest Du ein vollständiges Workflow-Beispiel vom Kalendereintrag bis zur versendeten Rechnung.

Question 8

Welche Kalender werden unterstützt?

Accepted Answer

Aktuell der Google Kalender. Er wird per Google-Login einmalig verbunden; danach übernimmst Du neue Termine mit einem Klick als Aufträge – im Pro-Paket holt DolmiDesk sie sogar von selbst ab. Microsoft Outlook / 365 und Apple iCloud sind in Arbeit.

Question 9

Kann ich DolmiDesk auch mit Outlook nutzen?

Accepted Answer

Noch nicht – aktuell wird der Google Kalender unterstützt. Outlook / Microsoft 365 und Apple iCloud sind in Arbeit.

Question 10

Wie oft werden meine Kalenderdaten importiert?

Accepted Answer

So oft Du willst: In jedem Paket stößt Du den Abgleich selbst an, siehst, welche Termine neu dazugekommen sind, und wählst aus, was zum Auftrag wird. Im Pro-Paket läuft der Import zusätzlich von selbst im Hintergrund – täglich, wöchentlich oder monatlich, wie Du es einstellst.

Question 11

Kann ich das System an meine Preise anpassen?

Accepted Answer

Ja. In den Abrechnungsmodellen hinterlegst Du Deine Stundensätze, Rundungsregeln, Ausfallhonorare sowie Fahrtzeit- und Fahrtkostensätze. Pro Kostenträger wählst Du, welches Modell gilt, und kannst es bei einzelnen Aufträgen ändern – DolmiDesk rechnet exakt damit.

Question 12

Kann DolmiDesk auch Ausfallhonorare berechnen?

Accepted Answer

Ja. DolmiDesk unterscheidet Einsätze vor Ort, Online-Termine, Ausfälle (Fahrt + Honorar) und Absagen (nur Ausfallhonorar) und wendet die dafür hinterlegten Sätze automatisch an.

Question 13

Kann ich meine Rechnungen individuell gestalten?

Accepted Answer

Ja, im Wortlaut. Im Vorlagen-Editor bestimmst Du Einleitung, Schlusstext und die Formulierung jeder Position selbst und arbeitest mit Platzhaltern für alle Rechnungsdaten; die Vorschau zeigt jede Änderung sofort. Das Layout – Briefkopf aus Deinen Unternehmensdaten, Adressfeld, Positionstabelle – ist fest vorgegeben; ein eigenes Logo und eigene Farben gibt es derzeit nicht. Du kannst mehrere Vorlagen anlegen (z.B. JVEG, HessBGGAV) und je Kostenträger die passende zuweisen – inklusive eigener Texte für Storno, Korrektur und Mahnungen.

Question 14

Kann ich die Daten manuell bearbeiten?

Accepted Answer

Ja. Kund*innen, Kostenträger, Abrechnungsmodelle, E-Mail- und Rechnungsvorlagen bearbeitest Du jederzeit in der App, importierte Aufträge ebenso, solange sie noch nicht abgerechnet sind. Eine erstellte Rechnung bleibt dagegen, wie sie ist (GoBD): Rechnest Du einzeln ab, zeigt Dir vorher eine Vorschau das fertige Dokument, vor dem Versand passt Du den Text der E-Mail an, und ist in der Rechnung etwas falsch, stornierst Du sie und stellst eine Korrekturrechnung aus.

Question 15

Kann ich die bezahlten Rechnungen verfolgen lassen?

Accepted Answer

Ja. Jede Rechnung trägt ihren Status – von erstellt über versendet bis bezahlt. Offene Posten siehst Du auf einen Blick. Mahnungen in drei Stufen erstellst und versendest Du in jedem Paket mit wenigen Klicks; ab dem Standard-Paket gehen sie auf Wunsch auch von selbst raus.

Question 16

Kann DolmiDesk auch E-Rechnungen erstellen?

Accepted Answer

Ja. Jede Rechnung erstellt DolmiDesk als ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Das eingebettete XML folgt dem XRechnung-Standard und trägt für öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID.

Question 17

Kann ich die Rechnungen in meine Buchhaltungssoftware importieren?

Accepted Answer

Ja. Jede Rechnung gibt es als PDF und als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (PDF/A-3 mit eingebettetem XML), das die gängigen Buchhaltungsprogramme direkt einlesen. Für die Übergabe an Steuerberatung oder Prüfung gibt es zusätzlich den GoBD-Export als ZIP.

Question 18

Kann DolmiDesk die Rechnungen GoBD-konform archivieren?

Accepted Answer

DolmiDesk bewahrt Rechnungen mit ihrer E-Rechnung und Mahnungen revisionssicher auf und stellt daraus einen strukturierten GoBD-Export als ZIP für Steuerberatung und Betriebsprüfung bereit – mit Zahlungen, Änderungsprotokoll und, im Pro-Paket, den bezahlten Belegen des Zeitraums. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt bei Dir.

Question 19

Ersetzt das meine Steuerberatung?

Accepted Answer

Nein. DolmiDesk erstellt Deine Rechnungen, bietet aber keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die inhaltliche Verantwortung bleibt bei Dir.

Question 20

Kann DolmiDesk meine EÜR oder Umsatzsteuererklärung erstellen?

Accepted Answer

Erstellen und abgeben nicht. Im Pro-Paket bereitet DolmiDesk aber die Zahlen dafür auf: Aus Deinen Rechnungen und Belegen – deren Beträge automatisch ausgelesen werden – entstehen eine EÜR-Aufstellung nach den Zeilen der Anlage EÜR und eine Umsatzsteuer-Übersicht als Grundlage für Deine Voranmeldung. Deine Belege gibst Du außerdem als DATEV-Export an die Steuerberatung weiter. Übermittelt wird nichts: Die Erklärungen gibst Du selbst oder über Deine Steuerberatung ab. In Start und Standard gibt es diese Steuer-Funktionen nicht; dort übergibst Du Deine Rechnungen per GoBD-Export. Eine Steuerberatung ersetzt keines der Pakete.

Question 21

Sind meine Daten sicher?

Accepted Answer

Ja. DolmiDesk läuft auf Servern in der EU, und die Verbindung zwischen Deinem Browser und DolmiDesk ist verschlüsselt (TLS). Die Datenbank ist verschlüsselt gespeichert (Encryption at Rest), und sensible Daten und Dateien verschlüsselt DolmiDesk zusätzlich selbst, mit eigenen Schlüsseln je Account. Dein Konto kannst Du mit Passkeys und Zwei-Faktor-Anmeldung absichern, und aus Deinem Kalender wird nur gelesen. In Google schreibt DolmiDesk nur, wenn Du es einschaltest, und dann nur Deine Aufträge in einen eigenen Kalender „DolmiDesk“ – was dort steht, wählst Du selbst. Für die Routenberechnung gehen Start- und Zieladresse an den Routing-Anbieter; wenn Du das bei einem Einsatz vermeiden möchtest, trägst Du Entfernung und Fahrzeit einfach selbst ein. Und einen Beleg, den DolmiDesk selbst nicht lesen kann, sowie beim Import Deiner Rechnungen aus einem früheren Programm jede PDF-Datei ohne E-Rechnung mit den Einsätzen schickt die Anwendung zur Texterkennung an den europäischen Endpunkt eines französischen Anbieters — Details dazu in der Datenschutzerklärung.

Question 22

Brauche ich dann noch lexoffice, sevDesk oder Ähnliches?

Accepted Answer

Das hängt vom Paket ab. In Start und Standard übernimmt DolmiDesk alles bis zur Rechnung – Auftrag, Rechnung, E-Rechnung, Versand und Mahnwesen – und übergibt es am Ende als GoBD-Export an Deine Steuerberatung; Belege, EÜR und Umsatzsteuer bleiben bei Deinem Buchhaltungsprogramm. Im Pro-Paket kommen Belege mit automatischer Texterkennung, eine EÜR- und Umsatzsteuer-Übersicht und ein DATEV-Export Deiner Belege dazu. Die Umsatzsteuervoranmeldung selbst übermittelt DolmiDesk aber nicht – die Übersicht ist die Grundlage dafür, nicht die Abgabe. Weil Deine Rechnungen hier entstehen, brauchst Du bei Deinem Buchhaltungsprogramm oft nicht mehr das große Paket – ein Blick auf Deinen dortigen Tarif lohnt sich.

Question 23

Warum ist DolmiDesk nicht kostenlos?

Accepted Answer

Der Betrieb sicherer Infrastruktur (Hosting in der EU, Routing, Verschlüsselung, Backups) und die laufende Pflege verursachen Kosten. Gemessen an den 3–6 Stunden, die DolmiDesk Dir jede Woche zurückgibt, kostet es je nach Paket den Gegenwert von einer viertel bis gut einer ganzen Dolmetsch-Stunde im Monat.

Question 24

Wie funktioniert der Support?

Accepted Answer

Handbuch und FAQ stehen allen offen und beantworten das meiste. Darüber hinaus unterscheiden sich die Pakete: Im Start-Paket meldest Du Fehler über das Kontaktformular, ohne dass wir eine Antwortzeit zusagen. Im Standard-Paket bekommst Du E-Mail-Support mit einer ersten Antwort innerhalb von 3 Werktagen (Montag bis Freitag, ohne die Feiertage in Hessen sowie den 24. und 31. Dezember), dazu ein persönliches Onboarding und die Übernahme Deiner bisherigen Daten. Im Pro-Paket wirst Du vorrangig bearbeitet: Die erste Antwort kommt innerhalb von 24 Stunden, gezählt an Werktagen. Für Standard und Pro sagen wir außerdem eine Verfügbarkeit von 99,0 % bzw. 99,5 % im Monat zu. Verfehlen wir sie oder eine Antwortfrist, bekommst Du eine Gutschrift nach der Service-Level-Vereinbarung.

Question 25

Was passiert, wenn ich mein Einsatz-Kontingent ausschöpfe?

Accepted Answer

Dann legst Du in diesem Monat keine neuen Einsätze mehr an, bis Du in ein größeres Paket wechselst oder am Ersten des Folgemonats das volle Kontingent wieder bereitsteht. Genau an dieser Stelle bieten wir Dir den Wechsel an, und der Kalender-Import lässt Dich nur so viele Termine auswählen, wie noch Plätze frei sind. Alles, was schon angelegt ist, bleibt voll nutzbar: Bestehende Einsätze rechnest Du weiter ab, und Rechnungen stornierst, korrigierst und mahnst Du ohne Einschränkung. Was Du nicht anlegen konntest, holst Du im nächsten Monat nach – der Kalender-Import schaut derzeit bis zu 365 Tage zurück. Etwas dazugebucht oder nachberechnet wird nie automatisch: Du entscheidest, ob Du wechselst. Im Pro-Paket gibt es diese Grenze gar nicht.

Dein Kalender schreibt jetzt Deine Rechnungen für Dich.

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