Dein Workflow: Vom Anruf zur Bezahlung in 1,5 Minuten

Dieses Handbuch hat viele Funktionen erklärt. Lass uns nun alles in einem echten Praxisbeispiel verbinden. Wir begleiten eine Dolmetscherin, Anna, bei einem typischen Auftrag.

Das Szenario

Anna erhält einen Anruf von der Klientin Maximina Musterfrau. Sie wird gefragt, ob sie am 13.11.2025 von 13:00 bis 15:00 Uhr für die Klientin bei einem Artzttermin dolmetschen kann. Der Termin findet in der Gerichtsstr. 2, 60313 Frankfurt am Main statt. Anna stimmt zu und plant den Termin in ihrem Google Kalender ein.

warnung

Voraussetzungen: Anna hat DolmiDesk™ bereits installiert und ihre Stammdaten (Kunden, Empfänger, Abrechnungsmodelle) gepflegt.

Stammdaten-Prüfung (Einmalig)

Anna hat in ihren Stammdaten bereits alles Nötige angelegt:

• In Abrechnungsmodelle gibt es den Tarif JVEG.
• In Empfänger ist die Krankenkasse TK mit Adresse, E-Mail und der Zuweisung zum Modell JVEG hinterlegt.
• In Kunden existiert Maximina Musterfrau und ist mit dem Standard-Empfänger Krankenkasse TK verknüpft, weil sie öfter für Maximina bei Arztbesuchen dolmetscht.

Der Kalender-Eintrag (1 Minute)

Anna öffnet ihren Google Kalender und erstellt den Termin:

• Titel: Arztbesuch
• Datum: 13.11.2025
• Zeit: 13:00 - 15:00
• Ort: Gerichtsstr. 2, 60313 Frankfurt am Main
• Kalender: Sie wählt den richtigen Kalender aus, der in der Config-Tabelle hinterlegt ist.
• Farbe: Sie setzt die Farbe auf MAUVE, damit das Skript den Termin erkennt (Ihre Import-Farbe aus der Config-Tabelle).
• Beschreibung:

  Kunde: Maximina Musterfrau
  Aktenzeichen: 234 St 5/25
• Anhang: Später, nach dem Termin, scannt Anna die unterzeichnete Auftragsbestätigung und hängt sie an diesen Kalendereintrag an.

Hier ist, wie der fertige Kalendereintrag aussieht:

Beispiel eines Google Kalender-Eintrags für einen Dolmetscher-Termin

Warum so einfach?

Anna muss nur den Kunden angeben. Da "Maximina Musterfrau" in den Stammdaten mit dem "Krankenkasse TK" verknüpft ist, findet das System den Empfänger, die Adresse und das Preismodell automatisch. Siehe Kalender-Regeln

Der Import (Automatisch)

Anna muss nichts weiter tun. In der Nacht am Sonntag (sie hat die automatische Import-Funktion aktiviert) läuft das Skript.

• Es findet den MAUVE-Termin.
• Es berechnet die An- und Abreise von Annas Wohnort zur Gerichtsstr. 2.
• Es erkennt den Kunden "Maximina Musterfrau" und lädt den Empfänger "Amtsgericht Frankfurt".
• Da alle Daten (Kunde, Empfänger, Adresse) gültig sind, setzt es den Status im Aufträge-Tab direkt auf Bereit.

Screenshot des importierten Dolmetscher-Termins im Aufträge-Tab

Rechnungsentwurf erstellen (15–30 Sekunden)

warnung

Bevor Anna den Rechnungsentwurf erstellen kann, muss sie eine Rechnungsvorlage für den Empfänger Krankenkasse TK erstellt und hinterlegt haben. Mehr dazu im Artikel zu Rechnungsvorlagen.

Am Ende der Woche macht Anna ihre Buchhaltung.

1. Sie öffnet den Tab Aufträge-Tab.
2. Sie filtert nach Status = Bereit.
3. Sie setzt den Haken (Auswahl) bei "Arztbesuch" für die Kundin "Maximina Musterfrau".
4. Sie klickt im Menü auf DolmiDesk™ → 🧾 Auswahl: Rechnungsentwürfe erstellen.

Screenshot des ausgewählten Dolmetscher-Termins im Aufträge-Tab, der für den Rechnungsentwurf genutzt wird.

Das System arbeitet kurz. Es erscheint ein neuer Tab RE-2025-067 (benannt nach ihrer vortlaufenden Rechnungsnummer). Der Status im Aufträge-Tab springt auf Entwurf erstellt.

Entwurf wurde erstellt und mit der Rechnungsnummer RE-2025-067 verknüpft.

tipp

Anna muss nicht den richtigen Blatt suchen, sie kann einfach im Aufträge-Tab auf die Rechnungsnummer klicken, um zum Entwurf zu gelangen.

Exportieren & Versenden (15–30 Minuten)

Anna klickt auf den neuen Tab RE-2025-067 und prüft ihn.

1. Sie sieht, dass die Platzhalter {{Kunden_Name}} und {{Empfänger_Adresse}} korrekt gefüllt sind (mehr dazu im Artikel zu Platzhaltern).

2. Sie sieht, dass die Beträge für Honorar (2 Std) und Fahrtkosten korrekt berechnet wurden.

   

   Der Rechnungsentwurf ist fertig und bereit für den Export.

   info

   JVEG bezahlt die Fahrtkosten genauso wie die Dolmetschzeit nach Stundensatz, deswegen wurde die Fahrtzeit in die Dolmetschzeit mit eingerechnet und bei den Fahrtkosten 0,00 € ausgewiesen. Du kannst mit Vorlagen bestimmen, welche Felder wie dargestellt werden.

3. Alles passt. Sie klickt im Menü auf: DolmiDesk™ → 🚀 Rechnungsentwurf exportieren (PDF & Mail)

   

   Der Menüpunkt zum PDF-Export des Rechnungsentwurfs.

4. Sie bestätigt die Sicherheitsabfrage ("...und Blatt löschen?").

   

   Der Popup zur Bestätigung des PDF-Exports.

Der "Flow" (Das Ergebnis)

Nach wenigen Sekunden ist das Skript fertig und ein Popup erscheint: "Erfolgreich exportiert!!"

Der Popup nach erfolgreichem PDF-Export mit Links zum Drive-Ordner und zum E-Mail Entwurf.

Was ist passiert?

• Ein Ordner RE-2025-067 wurde in ihrem Google Drive (Rechnungen - den Ordner kann Anna in der Config-Tabelle ändern) erstellt.
• Das PDF der Rechnung liegt in diesem Ordner.
• Die gescannte Einsatzbestätigung (aus dem Kalender-Anhang) wurde automatisch in denselben Ordner kopiert.

  

  Der Google Drive Ordner mit der exportierten Rechnung und dem Anhang.

• Der Tab RE-2025-067 wurde gelöscht, um die Tabelle aufzuräumen.
• In der Tabelle Rechnungen wurde der Status auf Exportiert und die Rechnungsnummer zu einem Link zum Drive-Ordner geändert.

  

  Die neue Zeile in der Rechnungen-Tabelle nach dem Export.

tipp

Jetzt wenn Anna in der Tabelle Rechnungen auf die Rechnungsnummer RE-2025-067 klickt, gelangt sie direkt zum Google Drive Ordner mit der Rechnung und den Anhängen.

Der Versand

Anna klickt im Popup auf den roten Knopf: ✉️ E-Mail Entwurf öffnen.

1. Gmail öffnet sich in einem neuen Tab.
2. Empfänger: rechnung@tk.de (aus Stammdaten)
3. Betreff: Rechnung RE-2025-067 (aus E-Mail Vorlage)
4. Text: "Sehr geehrte Damen und Herren..." (aus E-Mail Vorlage)
5. Anhänge: RE-2025-067.pdf UND Einsatzbestätigung.pdf
6. Signatur: Annas Standard-Signatur ist unten angefügt.

Sie prüft alles, klickt auf Senden und ist fertig.

Der fertige E-Mail Entwurf in Gmail.

Abschluss

Wenn das Geld da ist, geht Anna in den Tab Rechnungen, sucht die Zeile und ändert den Status manuell auf Bezahlt.

tipp

Es ist möglich, einen automatischen Zahlungseingangs-Check zu implementieren, der den Status automatisch ändert. Kontaktiere uns dafür gerne: support@dolmidesk.com.

Zeitersparnis im Überblick

Und jetzt ist die Rechnung fertig – von der Planung bis zur Bezahlung mit nur wenigen Klicks! Hier ist ein Vergleich zwischen dem alten und neuen Workflow:

Schritt / Bereich	Alter Workflow (Zeit)	Neuer Workflow mit DolmiDesk™ (Zeit)
Termin im Kalender eintragen	1 Minute	1 Minute
Empfänger & Abrechnungsmodell prüfen	5–10 Minuten	0 Minuten (automatisch)
Fahrzeit & Entfernung berechnen	10–15 Minuten	0 Minuten (automatisch)
Daten in Tabellen eintragen	5–8 Minuten	0 Minuten (automatischer Import)
Rechnungsentwurf erstellen	8–15 Minuten	15–30 Sekunden
PDF exportieren & ablegen	3–5 Minuten	15–30 Sekunden
E-Mail vorbereiten (Betreff, Text, Anh.)	5–10 Minuten	0 Minuten (automatisch)
Ablage & Ordnung im Drive/Ordner	2–4 Minuten	0 Minuten (automatisch)
Manuelle Statuspflege	1–2 Minuten	0 Minuten (automatisch)
Gesamtzeit pro Rechnung	40–70 Minuten	1–2 Minuten

Wie Du siehst, reduziert DolmiDesk™ den Zeitaufwand für die Abrechnung drastisch – von bis zu 70 Minuten auf nur wenige Minuten! So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: Deine Dolmetscherarbeit.

warnung

DolmiDesk™ befindet sich aktuell in der geschlossenen Alpha-Phase. Wir testen das System mit einer kleinen Gruppe von Nutzer:innen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert, bevor wir es der breiten Öffentlichkeit zugänglich machen. Wenn Du Interesse hast, Teil der Alpha zu werden, sende uns eine Nachricht auf support@dolmidesk.com.