Rechnungen: Von der Forderung zum Zahlungseingang

Rechnungen ist Deine Buchhaltung. Hier wird aus einem abrechenbaren Auftrag ein echter Beleg mit Nummer, Datum und Betrag – und hier verfolgst Du, ob er bezahlt wurde.

Anders als ein Auftrag ist eine Rechnung unveränderlich. Was einmal ausgestellt ist, bleibt so stehen; korrigiert wird über Storno und Korrekturrechnung. Das verlangen die GoBD, und DolmiDesk™ hält sich ohne Zutun daran.

Die Liste

Die Rechnungsliste mit Statusfiltern und offenen Beträgen

1. Abrechnen öffnet die Liste der abrechenbaren Aufträge – der Weg zu neuen Rechnungen.
2. Die Statusfilter: Offen, Überfällig, Bezahlt, Storniert.
3. Die Summenzeilen je Jahr und Monat zeigen, wie viel offen, überfällig oder bezahlt ist.
4. Jede Zeile ist ein Beleg: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Anlass, Kunde · Kostenträger, Betrag und Fälligkeit. Zusatzmarken weisen auf Sammelrechnung oder eine bereits erstellte Mahnung hin.

Status	Bedeutung
Offen	Ausgestellt, noch nicht (vollständig) bezahlt.
Überfällig	Das Fälligkeitsdatum ist verstrichen. Zeit für eine Mahnung.
Bezahlt	Der volle Betrag ist eingegangen.
Storniert	Durch eine Stornorechnung aufgehoben.

Rechnungen erstellen

„Abrechnen“ zeigt alle abrechenbaren Aufträge

Wähle die Aufträge aus, die abgerechnet werden sollen, und klicke auf Rechnungen erstellen. Die Fußzeile sagt Dir vorher, wie viele Rechnungen daraus entstehen und über welchen Betrag. Die drei Wege dorthin – einzeln, im Stapel oder automatisch – stehen unter Rechnungen erstellen.

Sammelrechnung

Mehrere Aufträge desselben Kostenträgers landen automatisch auf einer Rechnung – mit einer Position je Auftrag. Getrennte Rechnungen entstehen nur für getrennte Kostenträger.

Beim Erstellen passiert Folgendes:

• Die Rechnung bekommt die nächste fortlaufende Nummer nach Deinem Format und das heutige Ausstellungsdatum; das Leistungsdatum kommt aus dem Auftrag.
• Aus dem Zahlungsziel des Kostenträgers (oder dem Standard aus den Einstellungen) ergibt sich die Fälligkeit.
• Alles, was den Betrag bestimmt, wird eingefroren: die Version des Abrechnungsmodells, die Version der Rechnungsvorlage sowie Name und Anschrift der Beteiligten. Spätere Änderungen an Stammdaten oder Tarifen ändern diese Rechnung nicht mehr.
• Es entstehen das PDF und die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format – ein PDF, in dem die Rechnungsdaten zusätzlich maschinenlesbar eingebettet sind.
• Die Anlagen des Auftrags (Einsatzbestätigungen, Tickets, Parkbelege) werden angehängt.
• Der Auftrag wechselt auf Abgerechnet und ist ab jetzt schreibgeschützt.

Ganz ohne Klick

Ist beim Kostenträger die Rechnungs-Automatisierung eingeschaltet, entsteht die Rechnung von allein, sobald ein importierter Auftrag vollständig dokumentiert ist – auf Wunsch inklusive Versand. Siehe Kostenträger.

Die Rechnung im Detail

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rechnung. Links siehst Du den fertigen Beleg, rechts alles, was Du damit tun kannst.

Die Rechnungsansicht: Beleg links, Aktionen rechts

1. Die Vorschau zeigt den Beleg genau so, wie ihn der Kostenträger bekommt – mit Seitennavigation, Zoom und Download.
2. Zahlungsstatus – hier trägst Du ein, was eingegangen ist.
3. Versand – per E-Mail senden oder als versendet markieren.
4. Details – Ausstellungs-, Leistungs- und Fälligkeitsdatum, Zahlungsziel, verwendetes Abrechnungsmodell und die Rechnungsvorlage (jeweils mit Versionsnummer, anklickbar) sowie die zugrunde liegenden Aufträge.
5. Stornieren – der einzige Weg, eine Rechnung „rückgängig“ zu machen. Rot, weil dabei ein Beleg entsteht: eine Stornorechnung mit eigener Nummer (Rot heißt Geld). Vor dem Ausführen fragt DolmiDesk™ noch einmal nach.

Rechnungen sind verlinkbar

Die geöffnete Rechnung hat eine eigene Adresse (/invoices/…). Du kannst sie als Lesezeichen speichern – oder aus einem Auftrag heraus direkt zu seiner Rechnung springen.

Versenden

Der Versanddialog mit vorausgefüllter Vorlage

Per E-Mail senden öffnet die fertige Nachricht: Empfängeradresse und E-Mail-Vorlage kommen vom Kostenträger, Betreff und Text sind aus der Vorlage vorausgefüllt und lassen sich vor dem Senden noch ändern. Die Rechnung geht als PDF (mit ihren Anlagen) mit.

Gesendet wird über DolmiDesk™ in Deinem Namen – Antworten landen in Deinem eigenen Postfach. Wer will, setzt sich mit Kopie an mich senden selbst auf BCC.

Verschickst Du eine Rechnung auf dem Postweg oder über ein Portal, nutzt Du stattdessen Als versendet markieren.

warnung

Der Versandvermerk lässt sich nicht zurücknehmen – er ist die Grundlage für Fälligkeit und Mahnwesen.

Zahlungen erfassen

Der Zahlungsstatus kennt drei Stellungen:

Stellung	Bedeutung
Offen	Nichts eingegangen (Ausgangszustand).
Teilweise	Ein Teilbetrag ist da. Du trägst ihn ein, DolmiDesk™ zeigt den Restbetrag.
Bezahlt	Vollständig beglichen. Dazu erfasst Du das Datum des Zahlungseingangs.

In der Liste kannst Du außerdem mehrere Rechnungen markieren und in einem Rutsch als bezahlt markieren.

Mahnen

Das Mahnwesen an der Rechnung

Ist eine Rechnung überfällig, weist die Rechnungsansicht darauf hin und bietet die nächste Mahnstufe an. DolmiDesk™ kennt drei Stufen; Mahngebühr, Verzugszinssatz und die neue Zahlungsfrist je Stufe stellst Du unter Einstellungen → Rechnungseinstellungen ein.

Jede erstellte Mahnung ist ein eigener Beleg mit PDF und lässt sich per E-Mail senden oder als versendet markieren.

Eine Mahnung ist endgültig

Sie lässt sich nicht löschen oder zurücknehmen, und eine etwaige Mahngebühr gilt als berechnet. Zwei Bedingungen schützen davor, dass sie zu früh entsteht: Die Rechnung muss als versendet markiert sein, und die vorherige Mahnung muss ebenfalls versendet sein.

Nach der dritten Stufe endet das außergerichtliche Mahnwesen – DolmiDesk™ weist dann auf das gerichtliche Mahnverfahren hin. Wer das nicht von Hand machen will, schaltet beim Kostenträger die automatischen Mahnungen ein.

Stornieren und korrigieren

Eine falsche Rechnung wird nicht gelöscht und nicht überschrieben – sie wird storniert und anschließend neu gestellt. So bleibt die Nummernfolge lückenlos und jeder Schritt nachvollziehbar.

Lebenszyklus einer Rechnung – vom Erstellen bis zur Korrektur

In drei Schritten: die Rechnung stornieren (das gibt die Aufträge wieder frei), den Auftrag berichtigen und aus der stornierten Rechnung heraus eine Korrekturrechnung erstellen. Alle drei Belege – Original, Storno und Korrektur – bleiben erhalten und verweisen unter Verknüpfte Belege aufeinander. Ein Prüfer sieht damit lückenlos, was passiert ist.

Der ganze Weg im Detail

Was die Korrektur womit rechnet, warum das Storno anders funktioniert und welche Regeln dabei gelten, steht unter Stornieren und korrigieren.

E-Rechnung und Archiv

Jede Rechnung entsteht als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format: ein normales PDF für Menschen, mit maschinenlesbaren Rechnungsdaten darin. Öffentliche Auftraggeber verlangen das zunehmend – gib dafür beim Kostenträger die Leitweg-ID an.

• Herunterladen speichert das PDF unter dem Dateinamen, den Du in den Einstellungen festgelegt hast.
• Ist dort eine Beleg-Upload E-Mail hinterlegt, gehen Rechnungen und Mahnungen automatisch zusätzlich an Deine Buchhaltung.
• Für Steuerberatung und Betriebsprüfung erzeugst Du unter Einstellungen → Datenexport & -import den GoBD-Export: alle Belege eines Zeitraums samt Zahlungen, Mahnungen, Audit-Trail und Originaldateien.

Auswertung

Der Knopf Auswertung oben rechts öffnet die Rechnungsanalyse: Umsatz pro Monat, wo Dein Umsatz gerade steht und was überfällig ist.

Woher kommen die Beträge?

Wie sich Honorar, Fahrtkosten und Pauschalen einer Position zusammensetzen, steht bei den Abrechnungsmodellen – dort kannst Du jedes Modell auch mit Beispiel-Einsätzen durchrechnen.