Das Platzhalter-System: die Grundlage für Vorlagen

Egal ob Du eine Rechnungsvorlage oder eine E-Mail-Vorlage schreibst: Überall dort, wo später ein konkreter Wert stehen soll, setzt Du einen Platzhalter ein.

• In der Vorlage: „für meinen Dolmetscheinsatz am date“
• Auf der Rechnung: „für meinen Dolmetscheinsatz am 20.07.2026“

Platzhalter sind Bausteine, kein Text

Ein Platzhalter ist kein Wort, das Du richtig schreiben musst – er ist ein Baustein, den Du in den Text setzt. Im Editor siehst Du ihn als kleine graue Kachel mitten im Satz. Du kannst ihn wie ein Zeichen löschen, verschieben oder davor und dahinter weiterschreiben.

Das hat einen praktischen Vorteil: Es gibt keine Tippfehler. Entweder der Baustein ist da – oder er ist es nicht.

Einen Platzhalter einfügen

In jedem Feld, das Platzhalter unterstützt, steht darunter die Schaltfläche Platzhalter einfügen. Alternativ tippst Du im Text einfach zwei geschweifte Klammern {{ – dieselbe Auswahl klappt auf.

Die Auswahl mit Suche und thematischen Gruppen

1. Setze den Cursor an die Stelle, an der der Wert stehen soll.
2. Klicke auf Platzhalter einfügen oder tippe {{.
3. Such den passenden Eintrag – die Suche filtert über Name und Beschreibung.
4. Auswählen. Fertig.

Nur passende Platzhalter

Die Auswahl zeigt nur die Platzhalter, die in diesem Feld auch funktionieren. Im Schlusstext einer Stornorechnung findest Du deshalb die ursprüngliche Rechnungsnummer, im Text einer Mahnung den offenen Betrag – und in beiden nicht das, was dort ohnehin leer bliebe.

Die verfügbaren Platzhalter

Auftragsdaten

Alles, was am Einsatz selbst hängt.

Platzhalter	Wert
occasion	Anlass / Betreff des Einsatzes
date	Einsatzdatum
cancelledOn · cancelledBy	Absagedatum bzw. wer abgesagt hat (Merkblatt Punkt 8)
orderedOn · orderedBy	Beauftragungsdatum bzw. Auftraggeber (Merkblatt Punkt 8)
timeRange	Dolmetschzeit von–bis (z. B. 09:00–17:30)
timeStart · timeEnd	Dolmetschzeit Beginn bzw. Ende
doorToDoorWindow	Einsatzfenster Tür zu Tür: erste Abfahrt bis letzte Ankunft, inkl. Wartezeit
assignmentWindow	Gesamter Einsatz mit auf den Dolmetschblock gefalteter Fahrt, ohne Wartezeit
serviceAddress	Einsatzadresse
startAddress · endAddress	Abfahrts- bzw. Rückkehradresse

Was abgerechnet wurde – diese Werte entsprechen immer der Spalte „Menge" der Position:

Platzhalter	Wert
billableDuration · billedQuantity	Abgerechnete Menge dieser Position, gerundet nach Modell (= Spalte „Menge")
travelHours	Abgerechnete Fahrzeit (ggf. gerundet)
hourlyRate	Stundensatz dieser Position
unitRate	Einzelpreis dieser Position (z. B. eine Pauschale)
travelKmRate	Satz pro Kilometer
lineTotal	Gesamtbetrag dieser Position

Was gemessen wurde – damit der Kostenträger die Rundung nachvollziehen kann:

Platzhalter	Wert
assignmentDuration	Gemessene Einsatzdauer inkl. Fahrt (z. B. 5 Std. 13 Min.)
serviceDuration	Gemessene Dolmetschdauer ohne Fahrt
travelDuration · travelOutDuration	Gemessene Fahrtdauer gesamt bzw. nur Hinfahrt
travelOutRange · travelReturnRange	Hin- bzw. Rückfahrt als Zeitspanne
travelWindow	Fahrzeitfenster: erste Abfahrt bis letzte Ankunft
travelDistanceKm	Fahrstrecke in Kilometern
distanceTier	Angewandte Pauschalgrenze (z. B. „bis 50 km")
transportMode	Transportmittel (PKW / ÖPNV)
ticketDescription	Beschreibung des ÖPNV-Tickets (inkl. Deutschlandticket-Hinweis)
ticketReference	Beleg-/Ticketnummer einer abrechenbaren ÖPNV-Fahrt

Kunde

Platzhalter	Wert
customerName	Name des Kunden
customerBirthDate	Geburtsdatum
customerInsuranceNumber	Versicherungsnummer
customerFileNumber	Aktenzeichen

Kostenträgerdaten

Platzhalter	Wert
recipientName	Name des Kostenträgers
recipientAddress	Anschrift des Kostenträgers
salutation	Anrede (aus dem Kostenträger)
travelPolicyNote	Reisekosten-Hinweis

Rechnungsdaten

Platzhalter	Wert
invoiceNumber	Rechnungsnummer
serviceDate	Leistungsdatum

Nur in Storno- und Korrekturtexten

Platzhalter	Wert
originalInvoiceNumber	Nummer der ursprünglichen Rechnung
originalInvoiceDate	Datum der ursprünglichen Rechnung
stornoInvoiceNumber	Nummer der Stornorechnung

Nur in Mahnungstexten

Eine Mahnung kennt keine Auftrags- oder Kundendaten – sie bezieht sich auf die Rechnung. Deshalb gibt es hier einen eigenen, kleineren Satz:

Platzhalter	Wert
invoiceNumber	Rechnungsnummer
originalDueDate	Ursprüngliches Fälligkeitsdatum
newDueDate	Neue Zahlungsfrist
reminderStage	Mahnstufe (1–3)
outstandingAmount	Offener Betrag
dunningFee	Mahngebühr
interest	Verzugszinsen
total	Gesamtbetrag (fällig)
recipientName · salutation	Name und Anrede des Kostenträgers

Die Auswahl im Editor ist die Wahrheit

Diese Tabellen zeigen den Stand bei Redaktionsschluss. Maßgeblich ist immer die Auswahl im Editor: Sie kennt für jedes Feld genau die Platzhalter, die dort tatsächlich gefüllt werden.

Was passiert, wenn ein Wert fehlt?

Nicht jeder Auftrag hat jeden Wert – nicht jeder Kunde hat ein Aktenzeichen, nicht jede Fahrt ein Ticket. Steht ein leerer Platzhalter mitten im Satz, bleibt seine Stelle einfach leer – es entsteht keine Fehlermeldung und kein {{…}} im fertigen PDF.

Zeile ausblenden, wenn der Wert leer ist

Oft soll aber die ganze Zeile verschwinden: „Anlass:“ ohne Anlass hilft niemandem. Das schaltest Du direkt am Platzhalter ein:

Tippe (oder klicke) einfach auf die Platzhalter-Kachel in der Beschreibung – jeder Tipp schaltet um. Das kleine Zeilen-Symbol auf der Kachel zeigt den Zustand: drei durchgezogene Linien heißt „Zeile bleibt immer stehen“, eine gestrichelte Mittellinie heißt „Zeile entfällt, wenn der Wert leer ist“. Beim Überfahren mit der Maus verrät der Tooltip, was der nächste Klick bewirkt. Ohne den Schalter bleibt die Zeile immer stehen, auch mit leerem Wert – es passiert also nie etwas hinter Deinem Rücken. Die mitgelieferten Vorlagen haben den Schalter überall dort gesetzt, wo es sinnvoll ist.

Per Tastatur: Mit Tab erreichst Du jede Kachel, Enter öffnet ihre Einstellungen, Entf entfernt sie.

Bedingungen: Zeilen je nach Situation drucken

Manche Zeilen hängen nicht an einem Wert, sondern an einer Situation – zum Beispiel soll der Rechtssatz zu ÖPNV-Auslagen nur auf Rechnungen erscheinen, bei denen die Fahrt tatsächlich abrechenbar war (nicht bei einer Fahrt mit Deutschlandticket). Dafür gibt es in der Platzhalter-Auswahl die Gruppe Bedingungen:

1. Setze den Cursor in die betreffende Zeile und füge die Bedingung ein (z. B. „Fahrt mit Deutschlandticket“).
2. Am Zeilenanfang erscheint eine gestrichelte Kachel, etwa „nur ohne: Deutschlandticket“.
3. Ein Tipp auf die Kachel öffnet ihre Einstellungen: dort wählst Du, ob die Zeile nur wenn die Bedingung zutrifft oder nur wenn sie nicht zutrifft gedruckt wird – oder entfernst die Bedingung wieder.

Die Kachel druckt selbst nichts; sie steuert nur, ob ihre Zeile auf der Rechnung erscheint.

Für Fortgeschrittene

Unter der Haube speichern beide Funktionen gewöhnliche Mustache-Blöcke ({{#wert}}…{{/wert}} bzw. {{^wert}}…{{/wert}}) um die Zeile. Wer Vorlagen als Rohtext bearbeitet, kann diese Syntax weiterhin direkt schreiben – der Editor zeigt sie als Kachel-Zustand an und prüft beim Speichern, dass jeder Block geschlossen ist.

Vorher ansehen

Wie sich Deine Platzhalter im fertigen Beleg lesen, prüfst Du in der Vorschau der Rechnungsvorlage – dort siehst Du das Dokument mit Beispieldaten für jede Auftragsart.