Rechnungsvorlagen: die Texte auf Deinen Belegen

Das Layout Deiner Rechnung – Briefkopf, Adressfeld, Positionstabelle, Summenblock – ist fertig und rechtssicher gebaut. Deine Angaben dafür (Name, Anschrift, Steuernummer, Bank) stehen in den Einstellungen.

Was eine Rechnungsvorlage steuert, sind die Worte: womit die Rechnung anfängt, wie jede Position heißt und beschrieben wird, was unter der Summe steht – und wie ein Storno, eine Korrektur oder eine Mahnung formuliert ist.

Ein Gericht erwartet eine andere Sprache als eine Krankenkasse. Genau dafür gibt es mehrere Vorlagen.

Die Liste

Deine Rechnungsvorlagen

1. Neue Vorlage legt eine an – am schnellsten, indem Du gleich danach eine Voreinstellung lädst.
2. Eine Vorlage trägt die Marke Standard: Sie gilt für jeden Kostenträger, bei dem nichts anderes hinterlegt ist.

Fünf Vorlagen sind bereits eingerichtet: Standard, JVEG, HessBGGAV, LWV und Krankenkasse.

Der Editor

Der Vorlagen-Editor mit Voreinstellungen und Dokumenttexten

1. Voreinstellung laden ersetzt den kompletten Inhalt durch eines der fünf fertigen Textsets – ein guter Startpunkt.
2. Der Einleitungstext steht oberhalb der Positionen. Er hat eine eigene Variante für Sammelrechnungen („für meine nachfolgend aufgeführten Dolmetscheinsätze …“).
3. Platzhalter einfügen setzt dynamische Werte in den Text – siehe Platzhalter-System.

Der Editor ist in vier Blöcke gegliedert.

Identität

Name und Beschreibung der Vorlage. Der Name taucht am Kostenträger in der Auswahl auf.

Dokumenttexte

Der Einleitungstext über den Positionen und der Schlusstext unter den Summen – der Ort für Gesetzesverweise wie „Diese Rechnung wurde analog zu § 9 JVEG berechnet.“

Beide können eine eigene Fassung für Sammelrechnungen bekommen: Ein Satz im Singular („für meinen Dolmetscheinsatz am …“) passt nicht, wenn zehn Einsätze auf einem Beleg stehen. Über Variante für Sammelrechnung hinzufügen legst Du die zweite Fassung an; ohne sie gilt der normale Text für beides.

Texte für Storno, Korrektur & Mahnungen

Eigene Kopf- und Fußtexte je Belegart

Drei Belegarten brauchen eine andere Sprache als eine normale Rechnung – und andere Platzhalter:

Belegart	Was der Text leisten muss
Stornorechnung	Die ursprüngliche Rechnung benennen und klarstellen, dass der Betrag entfällt.
Korrekturrechnung	Auf Original und Storno verweisen und die korrigierten Positionen ankündigen.
Mahnungen	An die offene Rechnung erinnern und eine neue Frist setzen.

Bei den Mahnungen ist Stufe 1 die Basis – Stufe 2 und 3 nutzen denselben Text, solange Du sie nicht überschreibst. Braucht die dritte Mahnung einen deutlicheren Ton, fügst Du über Stufe hinzufügen eine eigene Fassung nur für diese Stufe hinzu.

Positionen

Bezeichnung, Beschreibung und Einheit je Positionsart

Hier legst Du fest, wie jede Zeile auf der Rechnung heißt. Die Positionen entstehen aus dem Abrechnungsmodell – die Vorlage bestimmt nur ihre Beschriftung:

Gruppe	Positionen
Dolmetschleistung	Dolmetschhonorar
Fahrtkosten	Fahrtzeit · Fahrzeitpauschale · Fahrtkosten (PKW/km) · ÖPNV
Zusatzpauschalen	Online-Pauschale · Vorbereitungspauschale · Sonstige Pauschale

Fahrzeitpauschale vs. Fahrtkosten

Die Fahrzeitpauschale ist die gesetzliche Reisezeit-Pauschale nach Entfernung (HessBGGAV Anlage Nr. 1 b) bzw. LWV Merkblatt Punkt 3.b)) – ein Festbetrag für die ganze Strecke. Die Fahrtkosten (PKW/km) sind die Wegstreckenentschädigung je gefahrenem Kilometer. Zwei getrennte Ansprüche, zwei getrennte Positionen mit eigener Beschriftung.

Jede Position hat drei Felder:

• Bezeichnung – die Kurzfassung, z. B. „Honorar für Leistungserbringung Gebärdensprachdolmetschen“.
• Beschreibung – die Detailzeile darunter, typischerweise voller Platzhalter (Anlass, Einsatzzeit, abrechenbare Gesamtdauer).
• Einheit – z. B. Std., km oder Pauschale.

Varianten je Auftragsart

Ein Ausfall heißt auf der Rechnung nicht „Dolmetschhonorar“, sondern „Ausfallentschädigung“. Über Variante für eine Auftragsart hinzufügen legst Du für Vor Ort, Online, Ausfall oder Absage eine abweichende Formulierung an. Ohne Variante gilt der Standardtext für alle.

Ganz unten im Block stehen noch die vier Betragszeilen einer Mahnung (offener Betrag, Mahngebühr, Verzugszinsen, Gesamt fällig). Die Beträge selbst kommen aus Einstellungen → Mahnwesen; hier änderst Du nur ihre Bezeichnungen.

Die Vorschau

Bevor eine Vorlage auf echte Belege losgelassen wird, sieh sie Dir an. Vorschau rendert ein vollständiges Beispiel-Dokument.

Die Vorschau zeigt jede Kombination aus Belegart und Auftragsart

Rechts schaltest Du durch:

• Beleg: Rechnung · Storno · Korrektur · Mahnung – hier siehst Du Deine Variantentexte in Aktion.
• Auftragsart: Vor Ort · Online · Ausfall · Absage · Sammelrechnung.
• Verkehrsmittel und Abrechnungsmodell: Damit ändern sich die Positionen, die überhaupt auftauchen.

Der Beispielauftrag rechts unten zeigt, mit welchen Werten gerechnet wurde. Über Vorschau herunterladen bekommst Du das PDF.

Versionen und Zuweisung

• Jede Änderung erzeugt eine neue Version. Bereits ausgestellte Rechnungen behalten ihre Version – ein neuer Text taucht nie rückwirkend auf einem alten Beleg auf.
• Eine Vorlage, die schon auf einer Rechnung steht, lässt sich nicht löschen. Brauchst Du eine Abwandlung, nutze Duplizieren.
• Zugewiesen wird sie am Kostenträger im Abschnitt Abrechnung. Wer dort nichts wählt, bekommt die Standardvorlage.

Nächster Schritt

Die Rechnung liest sich gut – jetzt fehlt noch der Text, mit dem sie verschickt wird: E-Mail Vorlagen.