Datenschutzerklärung

Hier findest Du die Informationen darüber, wie DolmiDesk gemäß DSGVO mit Deinen Daten umgeht.

Stand: 3. November 2026

Präambel

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber informieren, welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten. Diese Erklärung gilt für alle von uns durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten – insbesondere im Rahmen der Bereitstellung unserer Software-as-a-Service-Anwendung DolmiDesk (erreichbar unter app.dolmidesk.com), unserer Webseiten sowie der Kommunikation mit Ihnen.

DolmiDesk ist eine Anwendung für Dolmetscherinnen, Dolmetscher und Übersetzungsdienstleister zur Verwaltung von Aufträgen, Kundinnen und Kunden, Kostenträgern sowie zur Erstellung und zum Versand von Rechnungen, Mahnungen und E-Rechnungen.

Verantwortlicher

Dmitry Dugarev

Adresse: Mombacher Weg 26, 65936 Frankfurt am Main, Deutschland

E-Mail-Adresse: support@dolmidesk.com

Impressum: dolmidesk.com/legal/imprint

Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten (z. B. Name, Firmenname, Anschrift)
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern)
• Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Rechnungsdaten)
• Vertragsdaten (z. B. gewählter Tarif, Vertragslaufzeit)
• Inhaltsdaten (z. B. die von Ihnen in DolmiDesk erfassten Aufträge, Kunden- und Rechnungsdaten)
• Belegdaten (z. B. die von Ihnen hochgeladenen Ausgabenbelege sowie die daraus erfassten Beträge, Zahlungsdaten und Namen ausstellender Stellen)
• Daten importierter Rechnungen (z. B. die eigenen Rechnungen aus früheren Programmen, die Sie zum Import hochladen, sowie die daraus gelesenen Angaben zu Kostenträgern, Kundinnen und Kunden, Einsätzen und Beträgen)
• Nutzungsdaten (z. B. aufgerufene Funktionen, Nutzungszeiten – nur mit Ihrer Einwilligung)
• Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben, Geräte-Informationen)
• Protokolldaten (z. B. Logfiles, Audit-Protokolle)

Kategorien betroffener Personen

• Kundinnen und Kunden (Nutzerinnen und Nutzer der Anwendung)
• Interessenten
• Kommunikationspartner
• Geschäfts- und Vertragspartner
• Personen, deren Daten unsere Kundinnen und Kunden in der Anwendung erfassen (siehe Abschnitt „Auftragsverarbeitung im Auftrag unserer Kunden")

Zwecke der Verarbeitung

• Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten
• Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Sicherstellung der Nutzerfreundlichkeit
• Betreiben der informationstechnischen Infrastruktur
• Sicherheitsmaßnahmen
• Kommunikation
• Büro- und Organisationsverfahren
• Automatische Erfassung der Angaben auf hochgeladenen Ausgabenbelegen
• Lesen der eigenen Rechnungen unserer Kundinnen und Kunden aus früheren Programmen beim Import
• Anzeige der Aufträge im Google Kalender unserer Kundinnen und Kunden auf deren Weisung
• Verbindung eines KI-Assistenten mit dem Konto auf Weisung unserer Kundinnen und Kunden
• Information unserer Kundinnen und Kunden über Neuerungen von DolmiDesk (Direktwerbung)
• Weiterentwicklung von DolmiDesk im Beta-Programm (Einladung, Umfragen und Gespräche)
• Produktverbesserung und Reichweitenmessung (nur mit Ihrer Einwilligung)

Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass neben den Regelungen der DSGVO auch nationale Datenschutzvorgaben in Ihrem bzw. unserem Wohn- oder Sitzland gelten können. Sollten im Einzelfall speziellere Rechtsgrundlagen maßgeblich sein, teilen wir Ihnen diese in dieser Datenschutzerklärung mit.

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO): Sie haben Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für einen oder mehrere spezifische Zwecke gegeben.
• Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO): Die Verarbeitung ist notwendig, um einen Vertrag zu erfüllen oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin durchzuführen.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO): Die Verarbeitung dient der Wahrung unserer oder der Interessen Dritter, sofern Ihre Rechte nicht überwiegen.

Nationale Datenschutzregelungen in Deutschland: Zusätzlich gelten in Deutschland spezielle Regelungen, namentlich das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) – insbesondere zu Auskunft, Löschung, Widerspruch, Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten sowie zu Übermittlung und automatisierter Entscheidungsfindung. Für den Zugriff auf Informationen in Ihren Endgeräten (z. B. Cookies) gilt zudem § 25 des Gesetzes über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten (TDDDG).

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach den gesetzlichen Vorgaben – unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten sowie der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung – geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau sicherzustellen.

Wichtige Maßnahmen sind insbesondere:

• Verschlüsselte Übertragung aller Daten zwischen Ihrem Browser und unseren Servern (TLS/HTTPS).
• Verschlüsselte Speicherung der Datenbank beim Hosting-Anbieter (Encryption at Rest); besonders schutzbedürftige Angaben verschlüsselt die Anwendung zusätzlich selbst, mit eigenen Schlüsseln je Kundenkonto.
• Verschlüsselte Speicherung erzeugter Dokumente (z. B. Rechnungs-PDFs) mit dateiindividuellen Schlüsseln in privaten, nicht öffentlich zugänglichen Speichersystemen.
• Mandantengetrennte Datenhaltung: Ihre Daten sind logisch strikt von den Daten anderer Kundinnen und Kunden getrennt.
• Zugriffsschutz durch serverseitige Sitzungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Passkeys.
• Hosting ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.
• Berücksichtigung des Datenschutzes bereits bei der Entwicklung durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO).

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Dokument „Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)", das Sie in der Anwendung unter Einstellungen → Datenschutz herunterladen können.

Übermittlung von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann es vorkommen, dass diese an andere Stellen, Unternehmen, rechtlich selbstständige Organisationseinheiten oder Personen übermittelt bzw. ihnen gegenüber offengelegt werden – beispielsweise an IT-Dienstleister, die unsere Infrastruktur betreiben. Dabei beachten wir stets die gesetzlichen Vorgaben und schließen mit den Empfängern der Daten entsprechende Verträge (insbesondere Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO) ab. Eine aktuelle Liste der von uns eingesetzten Unterauftragsverarbeiter finden Sie im Dokument „Liste der Unterauftragsverarbeiter" in der Anwendung unter Einstellungen → Datenschutz.

Internationale Datentransfers

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Frankreich und Niederlande); bei der automatischen Erfassung von Belegdaten und beim Lesen importierter Rechnungen kommen zusätzlich Rechenzentren des dort genannten Dienstleisters in der EU und in EFTA-Staaten in Betracht (siehe Abschnitt „Automatische Erfassung von Belegdaten und importierten Rechnungen"). E-Mails an unser Support-Postfach (siehe Abschnitt „Kontakt- und Anfrageverwaltung"), Angaben zur Buchung und Durchführung einer Demo (siehe Abschnitt „Terminbuchung für eine Demo"), E-Mails, Gespräche und Gesprächsaufzeichnungen im Beta-Programm (siehe Abschnitt „Beta-Programm"), die Anmeldung mit einem Google-Konto, die Google als eigenständig Verantwortlicher verarbeitet (siehe Abschnitt „Registrierung und Nutzerkonto"), Adressangaben für Adressvorschläge und Routenberechnung, die Google als eigenständig Verantwortlicher verarbeitet (siehe Abschnitt „Adressvorschläge und Routenberechnung (Google Maps Platform)"), Aufträge, die unsere Kundinnen und Kunden in ihren eigenen Google Kalender eintragen lassen und die Google dort nach ihrem Vertrag mit Google verarbeitet (siehe Abschnitt „Aufträge in Google Kalender anzeigen"), sowie Inhalte, die ein von unseren Kundinnen und Kunden verbundener KI-Assistent abruft und die dessen Anbieter erhält (siehe Abschnitt „KI-Assistent"), können auch in Rechenzentren außerhalb der EU verarbeitet werden, insbesondere in den USA. Sofern wir Daten in einem Drittland (außerhalb der EU/des EWR) verarbeiten lassen oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter geschieht, erfolgt dies nur im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben. Wird das Datenschutzniveau eines Drittlandes mittels eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO) anerkannt, dient dieser als Grundlage – für Anbieter aus den USA insbesondere die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF). Ansonsten erfolgt der Datentransfer nur, wenn das Datenschutzniveau anderweitig, etwa durch Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), gesichert ist.

Weitere Informationen finden Sie unter commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection_de und www.dataprivacyframework.gov/.

Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten nach den gesetzlichen Bestimmungen, sobald die zugrunde liegenden Einwilligungen widerrufen werden oder keine weiteren rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung bestehen – das gilt, wenn der ursprüngliche Verarbeitungszweck entfällt oder die Daten nicht mehr benötigt werden. Ausnahmen bestehen, wenn gesetzliche Pflichten oder besondere Interessen eine längere Aufbewahrung erfordern.

Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen oder zur Rechtsverfolgung aufbewahrt werden müssen, werden entsprechend archiviert. Relevante Aufbewahrungs- und Löschfristen sind insbesondere:

• 10 Jahre: Aufbewahrungsfrist für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare und zugehörige Arbeitsanweisungen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. Abs. 4 HGB).
• 8 Jahre: Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, z. B. Rechnungen und Kostenbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG, § 257 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 4 HGB).
• 6 Jahre: Aufbewahrungsfrist für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 i. V. m. Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 u. 3 i. V. m. Abs. 4 HGB).
• 3 Jahre: Speicherung von Daten zur Berücksichtigung potenzieller Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche (§§ 195, 199 BGB).

Die Aufbewahrungsfristen nach AO, UStG und HGB beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist – bei Rechnungen mit dem Schluss des Jahres ihrer Ausstellung, bei Büchern mit dem Schluss des Jahres der letzten Eintragung (§ 147 Abs. 4 AO, § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG, § 257 Abs. 5 HGB). Steuerrechtlich laufen sie nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Nach Beendigung Ihres Vertrags löschen wir Ihr Nutzerkonto und die von Ihnen erfassten Inhalts- und Belegdaten spätestens 90 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Details regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Für die Rechnungen und Buchungsbelege, die Sie in der Anwendung erstellen oder erfassen, treffen die oben genannten Aufbewahrungsfristen Sie, nicht uns: Es sind Unterlagen Ihres Betriebs, die wir nur für Sie speichern. Die Anwendung stellt Ihnen deshalb vor Vertragsende ein vollständiges Archiv aller Belege und Dokumente zum Herunterladen bereit; die Aufbewahrung obliegt Ihnen. Löschen Sie Ihr Konto selbst in der Anwendung und enthält es Rechnungen oder Belege, wird die Löschung erst ausgeführt, nachdem Sie dieses Archiv abgerufen haben. Endet der Vertrag auf andere Weise, etwa durch Kündigung, löschen wir Ihre Daten spätestens 90 Tage nach Vertragsende, auch wenn das Archiv nicht abgerufen wurde. Anders die Rechnungen, die wir Ihnen für Ihr Abonnement stellen: Diese sind unsere eigenen Buchungsbelege, die wir acht Jahre aufbewahren, auch über das Vertragsende und die Löschung Ihres Nutzerkontos hinaus. Ebenso lange bewahren wir Ihren Kundendatensatz bei Stripe auf, mit dem sie verknüpft sind; hinterlegte Zahlungsmittel entfernen wir dort mit der Löschung Ihres Nutzerkontos (siehe Abschnitt „Zahlungsabwicklung").

Rechte der betroffenen Personen

Nach der DSGVO stehen Ihnen als betroffener Person insbesondere folgende Rechte zu:

• Widerspruchsrecht: Sie können jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einlegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Insbesondere haben Sie das Recht, der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung zu widersprechen.
• Widerrufsrecht bei Einwilligungen: Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – die Einwilligung in die Produkt-Telemetrie z. B. direkt in der Anwendung über „Ihre Datenschutzeinstellungen" im Konto-Menü oder unter Einstellungen → Datenschutz.
• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht zu erfahren, ob und welche Ihrer Daten verarbeitet werden, sowie eine Kopie dieser Daten und weitere Informationen gemäß den gesetzlichen Vorgaben zu erhalten. Eine Kopie der zu Ihrem Nutzerkonto gespeicherten personenbezogenen Daten können Sie jederzeit selbst in der Anwendung unter Einstellungen → Datenschutz herunterladen.
• Recht auf Berichtigung: Sie können die Vervollständigung oder Korrektur unrichtiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung: Sie können nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben die Löschung Ihrer Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen. In der Anwendung steht Ihnen hierfür unter Einstellungen → Datenexport eine Exportfunktion zur Verfügung.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

Geschäftliche Leistungen

Wir verarbeiten Daten unserer Vertragspartner – also Kundinnen, Kunden und Interessenten – im Rahmen vertraglicher und ähnlicher Rechtsverhältnisse sowie in der Kommunikation (auch vorvertraglich), etwa zur Beantwortung von Anfragen. Diese Daten dienen dazu, unsere vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen – insbesondere die Bereitstellung von DolmiDesk – sowie zur Wahrung unserer Rechte, für administrative Aufgaben und die Organisation unseres Unternehmens.

Die Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung der genannten Zwecke oder zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Wir löschen diese Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; Daten, die keinen Aufbewahrungspflichten unterliegen, löschen wir, sobald sie für die Vertragsdurchführung nicht mehr benötigt werden.

Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Zahlungsdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten sowie Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten. Betroffene Personen: Kundinnen und Kunden, Interessenten, Geschäfts- und Vertragspartner. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung von DolmiDesk ist ein Nutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und ein von Ihnen gewähltes Passwort (das ausschließlich in kryptografisch gesicherter Form gespeichert wird). Optional können Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren oder Passkeys hinterlegen; die hierfür erforderlichen Daten (z. B. öffentliche Schlüssel) werden zur Absicherung Ihres Kontos gespeichert. Anmeldungen werden serverseitig als Sitzung geführt; aktive Sitzungen können Sie in den Einstellungen einsehen und beenden.

Statt mit Passwort oder Passkey können Sie sich auch mit einem Google-Konto anmelden. Das ist nur für ein bestehendes Nutzerkonto möglich, ein neues entsteht dabei nicht: mit einem Google-Konto, das dieselbe E-Mail-Adresse hat wie Ihr Nutzerkonto, oder mit einem Google-Konto, das Sie in den Einstellungen unter „Anmeldemethoden" mit Ihrem Nutzerkonto verbunden haben. Die Anwendung leitet Sie dafür zu Google weiter, wo Sie sich bei Ihrem Google-Konto anmelden und die Weitergabe freigeben (OAuth). Google übermittelt uns daraufhin die Kennung Ihres Google-Kontos, dessen E-Mail-Adresse und Namen sowie, soweit hinterlegt, die Adresse Ihres Profilbilds, zusammen mit Anmeldeschlüsseln, in denen diese Angaben enthalten sind. Diese Angaben und Schlüssel speichern wir zu Ihrem Nutzerkonto, solange die Verbindung besteht. In den Einstellungen können Sie die Verbindung jederzeit trennen, sofern Ihnen danach noch eine andere Anmeldemethode bleibt; die gespeicherten Angaben und Schlüssel löschen wir dann. Ihre Anmeldung bei Google selbst verarbeitet Google als eigenständig Verantwortlicher nach seiner Datenschutzerklärung (policies.google.com/privacy); dabei können Daten auch in den USA verarbeitet werden.

Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO); Sicherheitsmaßnahmen zudem berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Zahlungsabwicklung

Für die Abrechnung unserer Leistungen verarbeiten wir die erforderlichen Rechnungs- und Zahlungsdaten (z. B. Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zahlungsstatus). Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe. Wenn Sie einen Zahlungsvorgang starten, werden Sie auf eine von Stripe betriebene Bezahlseite geleitet; die dort eingegebenen Zahlungsmittel­daten (z. B. Kartennummer, IBAN) werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und uns nicht im Klartext übermittelt. Wir erhalten von Stripe lediglich die zur Vertragsdurchführung erforderlichen Informationen (u. a. die im Bestellvorgang angegebene E-Mail-Adresse und den Namen, mit denen wir Ihr Nutzerkonto anlegen, soweit angegeben den Firmennamen, die Rechnungsanschrift, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Telefonnummer sowie Zahlungsstatus, Zahlungsart und Kennung des Vorgangs). Den Namen, den Firmennamen, die Rechnungsanschrift, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Telefonnummer tragen wir außerdem in die noch leeren Felder Ihrer Unternehmensdaten in der Anwendung ein (Einstellungen → Unternehmen), damit Sie sie nicht erneut eingeben müssen; bereits ausgefüllte Felder ändern wir dabei nicht, und Sie können die Angaben dort jederzeit prüfen und ändern. Stripe verarbeitet die Daten zugleich als eigener Verantwortlicher, soweit dies zur Erfüllung eigener aufsichts- und geldwäscherechtlicher Pflichten erforderlich ist.

Rechnungen, Zahlungsbelege und Gutschriften zu Ihrem Abonnement erstellt Stripe in unserem Namen und Auftrag in deutscher Sprache, stellt sie im Kundenportal bereit und sendet sie per E-Mail an die im Bestellvorgang angegebene oder später im Kundenportal hinterlegte E-Mail-Adresse. Dafür verarbeitet Stripe Ihren Namen bzw. Firmennamen, Ihre Rechnungsanschrift, Ihre E-Mail-Adresse und, soweit angegeben, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; die Sprache dieser Belege legen wir bei Stripe für alle Kundinnen und Kunden auf Deutsch fest. Rechnungen bewahren wir bzw. Stripe in unserem Auftrag acht Jahre auf (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG); die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ihren Kundendatensatz bei Stripe (Name bzw. Firmenname, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und, soweit angegeben, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), mit dem diese Rechnungen verknüpft sind, bewahren wir ebenso lange auf wie die Rechnungen selbst und löschen ihn danach. Hinterlegte Zahlungsmittel (z. B. Karte oder SEPA-Lastschriftmandat) entfernen wir bei Stripe, sobald Ihr Nutzerkonto gelöscht wird.

• Dienstanbieter: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland (für Nutzer im EWR); Mutterunternehmen: Stripe, Inc., 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO)
• Website: stripe.com
• Datenschutzerklärung: stripe.com/de/privacy
• Auftragsverarbeitungsvertrag: mit dem Anbieter geschlossen (Stripe Data Processing Agreement)
• Grundlage Drittlandtransfers: EU-US Data Privacy Framework (DPF) sowie Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)

Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).

Einrichtung des Kontos und Datenübernahme

In den Paketen Standard und Pro richten wir Ihr Konto auf Wunsch gemeinsam mit Ihnen ein und übernehmen vorhandene Daten. Das Gespräch dazu findet als Videokonferenz über Google Meet statt. Dabei verarbeitet Google die für die Durchführung erforderlichen Daten, insbesondere Ihren angezeigten Namen, Verbindungsdaten wie die IP-Adresse, Bild und Ton, soweit Sie Kamera und Mikrofon einschalten, sowie Bildschirminhalte, die Sie teilen. Den Termin stimmen wir mit Ihnen ab und tragen ihn in unseren Kalender ein. Ein Gespräch zeichnen wir nur auf, wenn Sie vor Beginn der Aufzeichnung ausdrücklich zustimmen; die Aufzeichnung speichern wir in Google Drive und löschen sie spätestens 30 Tage nach dem Gespräch. Ihre Zustimmung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; wir löschen die Aufzeichnung dann unverzüglich.

Für die Datenübernahme geben Sie uns die Dateien über Google Drive frei. Wir bereiten sie auf einem verschlüsselten Arbeitsgerät auf, spielen sie in Ihr Konto ein und löschen die Dateien und alle Arbeitskopien spätestens 30 Tage nach Abschluss der Übernahme. Soweit die Dateien, geteilte Bildschirminhalte oder eine Aufzeichnung Daten Ihrer Kundinnen und Kunden enthalten, verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Angaben zum Dienstanbieter Google Workspace und zu Datentransfers in Drittländer finden Sie unten unter „Kontakt- und Anfrageverwaltung".

Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Bild- und Tonaufnahmen (nur bei Aufzeichnung), Meta- und Kommunikationsdaten. Betroffene Personen: Kundinnen und Kunden. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO); Aufzeichnung: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Auftragsverarbeitung im Auftrag unserer Kunden

DolmiDesk ist ein Werkzeug, mit dem unsere Kundinnen und Kunden personenbezogene Daten Dritter verarbeiten – etwa Namen und Kontaktdaten ihrer Auftraggeber, Einsatzorte, Abrechnungsdaten sowie die Angaben auf den von ihnen hochgeladenen Ausgabenbelegen und auf den Rechnungen, die sie aus früheren Programmen importieren. Für diese Inhaltsdaten sind unsere Kundinnen und Kunden datenschutzrechtlich Verantwortliche; wir verarbeiten sie ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags, streng weisungsgebunden und nur zum Zweck der Bereitstellung der Anwendung.

Wir werten diese Inhaltsdaten nicht für eigene Zwecke aus, geben sie nicht an Dritte weiter (außer an die im Dokument „Liste der Unterauftragsverarbeiter" genannten Unterauftragsverarbeiter sowie – auf Weisung unserer Kundinnen und Kunden, wenn sie die jeweilige Funktion nutzen – Adressangaben für Adressvorschläge und Routenberechnung an Google als eigenständig Verantwortlichen, siehe „Adressvorschläge und Routenberechnung (Google Maps Platform)", sowie – wenn sie die Anzeige ihrer Aufträge in Google Kalender einschalten – diese Aufträge an Google in ihr eigenes Google-Konto, siehe „Aufträge in Google Kalender anzeigen", sowie – wenn sie einen KI-Assistenten verbinden – die Inhalte, die der Assistent abruft, an dessen Anbieter, siehe „KI-Assistent") und löschen sie nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags. Betroffene, deren Daten von unseren Kundinnen und Kunden in DolmiDesk erfasst wurden, wenden sich zur Ausübung ihrer Rechte bitte an den jeweiligen Verantwortlichen; wir unterstützen unsere Kundinnen und Kunden bei der Beantwortung solcher Anfragen.

Rechtsgrundlage im Verhältnis zu unseren Kundinnen und Kunden: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) in Verbindung mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).

Automatische Erfassung von Belegdaten und importierten Rechnungen

Zwei Funktionen der Anwendung lesen hochgeladene Dateien selbst, damit Sie die Angaben nicht abtippen müssen: die Erfassung von Ausgabenbelegen und der Import Ihrer eigenen Rechnungen aus früheren Programmen. Für beide kann eine Datei zur Texterkennung an denselben, nachfolgend genannten Dienstleister übermittelt werden; wann das geschieht, ist unterschiedlich geregelt.

Ausgabenbelege

Wenn Sie in DolmiDesk einen Ausgabenbeleg hochladen, versucht die Anwendung, die für die Buchführung erforderlichen Angaben – Betrag, Datum, Umsatzsteuer und ausstellende Stelle – selbst zu lesen, damit Sie sie nicht abtippen müssen. Sie geht dabei in einer festen Reihenfolge vor und bricht ab, sobald ein Schritt zu einem Ergebnis führt:

• Enthält die Datei eine E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung), werden die Angaben aus deren strukturiertem Datenteil übernommen.
• Andernfalls wird der in der PDF-Datei enthaltene Text nach festen Regeln gelesen.
• Liefert auch dieser keinen Betrag, wird ein auf dem Beleg aufgedruckter Kassen- oder Zahlungs-QR-Code ausgewertet.
• Erst wenn keiner dieser Schritte etwas ergibt, wird die Belegdatei zur Texterkennung an den nachfolgend genannten Dienstleister übermittelt. Das betrifft in der Praxis nur Fotos und Scans ohne Textebene.

Die ersten drei Schritte laufen ausschließlich auf unseren eigenen Servern; erst der vierte verlässt sie. Übermittelt wird dann die Belegdatei selbst – also das Bild bzw. die PDF-Datei mit allem, was darauf steht – zu dem alleinigen Zweck, die auf dem Beleg gedruckten Angaben maschinell lesbar zu machen. Das Ergebnis ist stets nur ein Vorschlag, der aber sofort eingetragen wird: Die gelesenen Angaben füllen ausschließlich die noch leeren Felder des Belegs – bereits ausgefüllte Felder bleiben unverändert –, der Beleg wird als maschinell gelesen gekennzeichnet. Bestätigt wird dabei nichts: Die Anwendung trägt die gelesenen Werte lediglich ein; geprüft und freigegeben wird der Beleg ausschließlich von einer Person, und bis dahin wartet er darauf. Auf eine Bestätigung wartet also nicht die Übernahme der Werte, sondern der Beleg selbst.

Import eigener Rechnungen

Rechnungen, die Sie in einem anderen Programm oder in einem anderen DolmiDesk-Konto geschrieben haben, können Sie in DolmiDesk importieren: bei der Einrichtung Ihres Kontos Ihre letzte Rechnung, später unter Einstellungen → Datenimport beliebig viele, jeweils als PDF-Datei (auch ZUGFeRD) oder als XRechnung (XML-Datei). Die Anwendung liest jede Datei und legt daraus die Rechnung als importierte Rechnung an, mit der hochgeladenen Datei als Original, dazu die Aufträge, Kundinnen und Kunden und Kostenträger, die die Rechnung nennt. Sie setzt außerdem Ihre Nummernkreise fort. Bei der Einrichtung trägt sie, bevor sie die Rechnung importiert und ohne nachzufragen, Ihre Unternehmens-, Steuer- und Bankangaben aus der Rechnung in die noch leeren Felder Ihrer Einstellungen ein, übernimmt das Format Ihrer Rechnungsnummern und Dateinamen und legt aus den Preisen der Rechnung ein Abrechnungsmodell an; all das können Sie in den folgenden Schritten der Einrichtung und später in den Einstellungen ändern. Gelesen wird, was auf der Rechnung steht: Rechnungsnummer, Daten, Beträge und Umsatzsteuer, der Kostenträger mit seiner Anschrift, Ihre eigenen Angaben als Rechnungsstellerin bzw. Rechnungssteller (z. B. Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung) und zu jedem Einsatz Leistungstag, Uhrzeiten, die Namen der Kundinnen und Kunden – mit Geburtsdatum und Versichertennummer, soweit die Rechnung sie nennt –, Anlass, Einsatzort, Abfahrtsadresse, Fahrtstrecke und Fahrtzeit sowie Auslagen wie Fahrkarten und Parkgebühren. Dabei geht die Anwendung so vor:

• Eine XRechnung als XML-Datei und eine PDF-Datei mit einer E-Rechnung, deren Positionen die Einsätze nennen – mit den Kundinnen und Kunden, dem Anlass, dem Einsatzort oder den Uhrzeiten –, liest sie aus dem strukturierten Datenteil und, bei einer PDF-Datei, aus dem darin enthaltenen Text, ausschließlich auf unseren eigenen Servern. Eine solche Datei wird an niemanden übermittelt.
• Jede andere PDF-Datei – auch eine E-Rechnung aus einem anderen Programm oder aus DolmiDesk, deren Positionen nur Bezeichnung, Menge und Betrag nennen – übermittelt sie zur Texterkennung an den nachfolgend genannten Dienstleister, damit auch die Einsätze gelesen werden, die eine solche Rechnung nur in ihrem Text nennt. Übermittelt werden höchstens die ersten zwölf Seiten: zunächst die ersten acht, die Seiten 9 bis 12 nur, wenn die Positionen der ersten acht Seiten den Nettobetrag der Rechnung noch nicht ergeben. Die Anfragen überschneiden sich nicht: Jede enthält nur die Seiten, die sie lesen soll. Schlägt das Lesen fehl – etwa weil der Dienstleister nicht rechtzeitig oder mit einem Fehler antwortet –, kann die Anwendung es wiederholen und dieselben Seiten dabei erneut übermitteln; ebenso wird eine Datei, aus der noch keine Rechnung importiert wurde, erneut übermittelt, wenn Sie sie in einem späteren Import noch einmal hochladen. Zugleich liest die Anwendung den in der PDF-Datei enthaltenen Text auf unseren eigenen Servern nach festen Regeln und ergänzt damit das Ergebnis; Rechnungsnummer und Rechnungsdatum übernimmt sie aus diesem Text, soweit er sie enthält.
• Kann der Dienstleister nicht genutzt werden – etwa weil das Seitenkontingent Ihres Kontos für den Rechnungsimport verbraucht ist oder die Texterkennung fehlschlägt –, liest die Anwendung die Datei allein nach diesen festen Regeln. Ist das Seitenkontingent verbraucht oder schlägt die Texterkennung einer Rechnung ganz fehl, nennt die Zusammenfassung des Imports unter Einstellungen → Datenimport diese Rechnung als eine, deren Einzelheiten nicht gelesen wurden.

Anders als bei Ausgabenbelegen wartet hier nichts auf eine Bestätigung: Eine Rechnung wird nur importiert, wenn ihre Nummer, ihr Datum und ihre Beträge gelesen sind und zueinander passen; andernfalls wird sie nicht importiert, und die Zusammenfassung des Imports nennt den Grund. Die importierte Rechnung bleibt so, wie sie gedruckt ist, und ihre Aufträge sind als abgerechnet festgeschrieben; die angelegten Kundinnen und Kunden und Kostenträger können Sie jederzeit ändern.

Die hochgeladenen Dateien und was die Anwendung aus ihnen gelesen hat, einschließlich des Ergebnisses der Texterkennung, speichert sie verschlüsselt und nur, solange der Import sie braucht. Ein Import nimmt einen Tag lang Dateien an; ist dieser Tag vorbei und der Import abgeschlossen, löscht die Anwendung die hochgeladenen Dateien, das Ergebnis der Texterkennung und die gelesenen Angaben. Bis 30 Tage nach der letzten Aktivität des Imports bleiben davon nur: die Datei einer Rechnung, deren Original beim Import nicht gespeichert werden konnte, samt dem Ergebnis ihrer Texterkennung und den daraus gelesenen Angaben, damit das Speichern nachgeholt werden kann; von der letzten Rechnung, die Sie bei der Einrichtung hochladen, Art, Nummer, Datum, Gesamtbetrag und Kostenträger, damit die Einrichtung sie weiter anzeigen kann; und die Dateinamen, die die Zusammenfassung des Imports zeigt. Spätestens 30 Tage nach der letzten Aktivität eines Imports sind seine Dateien, das Ergebnis der Texterkennung und die daraus gelesenen Angaben gelöscht. Die Zusammenfassung selbst bleibt ohne die Dateinamen gespeichert und wird mit den Inhaltsdaten Ihres Kontos gelöscht: zu jeder Datei die Rechnungsnummer, das Ergebnis, gegebenenfalls der Grund, aus dem sie nicht importiert wurde, mit den Rechnungsnummern und dem Leistungstag, die er nennt, und ein nicht umkehrbarer Prüfwert der Datei, an dem die Anwendung eine bereits importierte Datei wiedererkennt. Was importiert wurde – die Rechnung mit der hochgeladenen Datei als Original, ihre Aufträge, Kundinnen und Kunden und Kostenträger –, gehört zu den Inhaltsdaten Ihres Kontos und wird wie diese gespeichert und gelöscht.

Rechnungen an Krankenkassen und andere Sozialleistungsträger nennen oft Angaben, die Rückschlüsse auf die Gesundheit zulassen (Art. 9 DSGVO) – etwa den Anlass eines Einsatzes zusammen mit dem Namen einer Kundin oder eines Kunden und einer Krankenkasse als Kostenträger. Auch diese Angaben verarbeiten wir beim Import ausschließlich in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO, siehe „Auftragsverarbeitung im Auftrag unserer Kunden") und übermitteln sie dem Dienstleister nur in dem hier beschriebenen Umfang. Ob Sie solche Rechnungen importieren und dafür übermitteln lassen dürfen, entscheiden Sie als Verantwortliche bzw. Verantwortlicher für diese Daten.

Übermittlung an den Dienstleister

Die Datei wird ausschließlich im Inhalt der Anfrage übertragen; die Anwendung lädt sie nicht in einen Dateispeicher des Dienstleisters hoch und legt dort keine Kopie an. Zum Training von KI-Modellen werden die übermittelten Belege und Rechnungen nicht verwendet: Wir nutzen die entgeltliche Programmierschnittstelle des Anbieters, bei der dieser als Auftragsverarbeiter für uns tätig wird, und veranlassen keine Verwendung der Inhalte für eigene Zwecke des Anbieters. Nach den Bedingungen des Anbieters kann dieser Anfragen bis zu 30 Tage zur Missbrauchskontrolle speichern, soweit für das genutzte Konto keine Vereinbarung über eine Verarbeitung ohne Speicherung („Zero Data Retention") gilt.

Der Anbieter betreibt für seine Programmierschnittstelle mehrere Endpunkte. Die Anwendung ruft ausschließlich den europäischen Endpunkt (api.eu.mistral.ai) auf, für den der Anbieter die Verarbeitung in Rechenzentren in der Europäischen Union und in EFTA-Staaten zusagt. Den allgemeinen Endpunkt (api.mistral.ai), für den der Anbieter keine Zusage zum Ort der Verarbeitung macht, ruft sie nicht auf – auch nicht ersatzweise: Beantwortet der europäische Endpunkt eine Anfrage nicht, etwa weil er das eingesetzte Modell dort nicht bereitstellt, bricht die Texterkennung mit einem Fehler ab; ein Beleg bleibt dann ohne maschinell gelesene Angaben, eine importierte Rechnung wird allein nach den festen Regeln gelesen, und die Datei wird an keine andere Stelle übermittelt. Zu jedem maschinell gelesenen Beleg und zu jeder übermittelten Rechnung hält die Anwendung im Änderungsprotokoll fest, welcher Endpunkt und welches Modell geantwortet haben, bei Rechnungen außerdem, wie viele Seiten übermittelt wurden und welche Arten von Angaben die Texterkennung geliefert hat, nicht aber diese Angaben selbst; dieses Protokoll ist Bestandteil des GoBD-Datenexports, den Sie selbst herunterladen können.

• Dienstanbieter: Mistral AI, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO); hinsichtlich der Angaben auf den Belegen und Rechnungen unserer Kundinnen und Kunden: Verarbeitung im Auftrag (Art. 28 DSGVO)
• Website: mistral.ai
• Datenschutzerklärung: legal.mistral.ai/terms/privacy-policy
• Auftragsverarbeitungsvertrag: Das Data Processing Addendum des Anbieters ist nach dessen eigenen Bedingungen Bestandteil des Nutzungsvertrags (legal.mistral.ai/terms/data-processing-addendum)
• Drittlandtransfer: durch uns keiner – wir rufen ausschließlich den europäischen Endpunkt auf, die Verarbeitung findet also in der EU und in EFTA-Staaten statt, für die Schweiz auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Für Übermittlungen an eigene Unterauftragsverarbeiter des Anbieters außerhalb der EU sieht dessen Data Processing Addendum Standardvertragsklauseln vor (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)

Verarbeitete Datenarten: Belegdaten (die hochgeladene Datei und die daraus gelesenen Angaben); Daten importierter Rechnungen (die hochgeladene Datei und die daraus gelesenen Bestands-, Kontakt-, Zahlungs-, Auftrags- und Einsatzdaten, darunter Namen, Geburtsdaten und Versichertennummern von Kundinnen und Kunden und der Anlass von Einsätzen, der Rückschlüsse auf die Gesundheit zulassen kann). Betroffene Personen: Nutzerinnen und Nutzer sowie Personen, die auf dem Beleg oder der Rechnung genannt sind. Zwecke: automatische Erfassung der Angaben auf hochgeladenen Ausgabenbelegen; Lesen der eigenen Rechnungen unserer Kundinnen und Kunden aus früheren Programmen beim Import. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO); hinsichtlich der Angaben auf Belegen und Rechnungen: Verarbeitung im Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Adressvorschläge und Routenberechnung (Google Maps Platform)

Für zwei Funktionen nutzt die Anwendung Programmierschnittstellen der Google Maps Platform. Die Anfragen stellt stets unser Server mit unserem eigenen Zugang; Ihr Browser verbindet sich dafür nicht mit Google, Ihre IP-Adresse erhält Google auf diesem Weg also nicht.

• Adressvorschläge (Places API): Während Sie eine Adresse eingeben, etwa einen Einsatzort, übermittelt die Anwendung den bis dahin eingegebenen Text an Google und zeigt die zurückgelieferten Vorschläge an. Wählen Sie einen Vorschlag aus, fragt sie dessen vollständige Anschrift ab. Übernimmt die Einrichtung Ihre eigene Anschrift aus einer Rechnung, die Sie importieren, schlägt die Anwendung diese Anschrift auf dieselbe Weise einmal bei Google nach, um zu prüfen, ob es sie gibt, und sie in der Schreibweise von Google zu speichern.
• Routenberechnung (Routes API): Um Entfernung und Fahrzeit einer Fahrt zu einem Einsatz zu ermitteln, übermittelt die Anwendung die Start- und die Zieladresse, das Verkehrsmittel und gegebenenfalls die geplante Abfahrts- oder Ankunftszeit. Das Ergebnis speichern wir auf unseren Servern für eine begrenzte Zeit (derzeit 30 Tage), damit dieselbe Strecke nicht erneut angefragt werden muss. Auch für die Aufträge vor Ort, die die Anwendung beim Import von Rechnungen anlegt (siehe „Automatische Erfassung von Belegdaten und importierten Rechnungen"), ermittelt sie Entfernung und Fahrzeit nach dem Import auf diese Weise, soweit die Rechnung sie nicht nennt: Sie übermittelt die Startadresse des Auftrags (die auf der Rechnung genannte Abfahrtsadresse oder sonst die Startadresse aus Ihren Einstellungen), den Einsatzort, gegebenenfalls die Zieladresse der Rückfahrt und das Verkehrsmittel – bei Fahrten mit dem Auto ohne Datum und Uhrzeit, bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln mit dem Einsatztag und Beginn bzw. Ende des Einsatzes als Ankunfts- bzw. Abfahrtszeit – und nur, soweit das Ergebnis eine noch leere Angabe des Auftrags füllen kann. Bereits berechnete Strecken werden während der Speicherdauer nicht erneut angefragt.

Übermittelt werden nur diese Adress- und Zeitangaben, keine Namen, Kontaktdaten oder sonstigen Angaben zu Aufträgen, Kundinnen und Kunden. Eine Adresse kann dennoch auf eine Person beziehbar sein, etwa wenn ein Einsatz in einer Privatwohnung stattfindet. Soweit die Adressen aus den Aufträgen unserer Kundinnen und Kunden stammen, verarbeiten wir sie als Auftragsverarbeiter (siehe „Auftragsverarbeitung im Auftrag unserer Kunden") und übermitteln sie auf deren Weisung an Google.

Google verarbeitet die übermittelten Angaben nicht in unserem Auftrag, sondern als eigenständig Verantwortlicher nach den Google Controller-Controller Data Protection Terms, die Bestandteil der Vertragsbedingungen der Google Maps Platform sind. Google kann die Angaben nach Maßgabe seiner Datenschutzerklärung auch für eigene Zwecke verwenden, etwa um seine Dienste bereitzustellen und zu verbessern. Verantwortlich für Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz ist die Google Ireland Limited; unser Vertragspartner ist die Google Cloud EMEA Limited. Wie Google Daten aus Websites und Anwendungen verwendet, die Google-Dienste nutzen, erläutert Google unter policies.google.com/technologies/partner-sites.

• Dienstanbieter: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland (Vertragspartner); eigenständig Verantwortlicher für die übermittelten Daten: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO); hinsichtlich der Adressen in den Aufträgen unserer Kundinnen und Kunden: Verarbeitung im Auftrag und Übermittlung an Google auf deren dokumentierte Weisung (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. a DSGVO); die Rechtsgrundlage für diese Übermittlung verantworten unsere Kundinnen und Kunden als Verantwortliche
• Website: mapsplatform.google.com
• Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy
• Vertragsbedingungen: Google Maps Platform Terms of Service (cloud.google.com/maps-platform/terms); bei Rechnungsanschrift im Europäischen Wirtschaftsraum in der Fassung der Google Maps Platform EEA Terms of Service (cloud.google.com/terms/maps-platform/eea)
• Datenschutzvereinbarung: Google Controller-Controller Data Protection Terms (business.safety.google/controllerterms/); Google handelt danach als eigenständig Verantwortlicher, nicht als Auftragsverarbeiter – ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht daher nicht
• Grundlage Drittlandtransfers: durch uns keiner – wir übermitteln an die Google Ireland Limited in Irland; für Übermittlungen innerhalb des Google-Konzerns in die USA: EU-US Data Privacy Framework (DPF)

Verarbeitete Datenarten: Adressdaten (eingegebene Adressbestandteile, die aus einer importierten Rechnung übernommene eigene Anschrift, Start- und Zieladressen), Termindaten (geplante Abfahrts- oder Ankunftszeit). Betroffene Personen: Nutzerinnen und Nutzer sowie Personen, an deren Adresse ein Einsatz stattfindet. Zwecke: Adressvorschläge sowie Berechnung von Entfernungen und Fahrzeiten für Planung und Abrechnung. Empfänger: Google als eigenständig Verantwortlicher. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Verbindung mit Google Kalender

Sie können in den Einstellungen Ihren Google Kalender mit DolmiDesk verbinden, damit die Anwendung Termine als Entwürfe für Aufträge übernimmt und, wenn Sie das gesondert einschalten, Ihre Aufträge in Ihrem Google Kalender anzeigt (siehe „Aufträge in Google Kalender anzeigen"). Die Verbindung richten Sie selbst ein, indem Sie sich bei Ihrem Google-Konto anmelden und den Zugriff freigeben (OAuth). Sie können sie jederzeit in den Einstellungen der Anwendung oder in Ihrem Google-Konto wieder trennen.

Für die Übernahme von Terminen erhält die Anwendung nur lesenden Zugriff; dabei legt sie in Ihrem Kalender nichts an und ändert nichts. Sie liest:

• die Liste Ihrer Kalender, damit Sie auswählen können, aus welchem Termine übernommen werden;
• die Termine des ausgewählten Kalenders mit Titel, Beginn und Ende, Ort, Beschreibung und Farbe;
• Dateianhänge dieser Termine aus Google Drive, die beim Übernehmen am Auftrag gespeichert werden; andere Dateien aus Google Drive ruft die Anwendung nicht ab;
• die E-Mail-Adresse und die Kennung Ihres Google-Kontos, damit die Einstellungen anzeigen, welches Konto verbunden ist, und damit die Anwendung erkennt, ob eine spätere Freigabe vom selben Konto stammt.

Die Zugangsschlüssel für Ihr Google-Konto speichern wir verschlüsselt. Damit neue Termine ohne Verzögerung erscheinen, kann sich die Anwendung von Google benachrichtigen lassen, wenn sich der ausgewählte Kalender ändert; diese Benachrichtigungen enthalten keine Termininhalte. Übernommene Termine und Anhänge werden Inhaltsdaten Ihres Kontos, die wir als Auftragsverarbeiter verarbeiten (siehe „Auftragsverarbeitung im Auftrag unserer Kunden"). Für Ihr Google-Konto selbst gelten die Bedingungen und die Datenschutzerklärung von Google (policies.google.com/privacy); Anbieter ist für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum in der Regel die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Die Verwendung von Informationen, die DolmiDesk über Google-APIs erhält, und ihre Übertragung an andere Anwendungen richten sich nach der Google API Services User Data Policy (developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy) und der Google Workspace API User Data and Developer Policy (developers.google.com/workspace/workspace-api-user-data-developer-policy), einschließlich der dort festgelegten Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use requirements). In English: DolmiDesk's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy and the Google Workspace API User Data and Developer Policy, including the Limited Use requirements.

Verarbeitete Datenarten: Termindaten, Inhaltsdaten (Termininhalte und Anhänge), Kontaktdaten und Kennungen (E-Mail-Adresse und Kennung des Google-Kontos), Zugangsdaten (verschlüsselte Zugangsschlüssel). Betroffene Personen: Nutzerinnen und Nutzer sowie Personen, die in übernommenen Terminen genannt sind. Zwecke: Übernahme von Terminen als Entwürfe für Aufträge. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO); hinsichtlich der übernommenen Termininhalte: Verarbeitung im Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Aufträge in Google Kalender anzeigen

Wenn Sie es in den Einstellungen einschalten (Einstellungen → Konnektoren), zeigt DolmiDesk Ihre Aufträge in Ihrem Google Kalender an. Dafür geben Sie bei Google gesondert frei, dass die Anwendung einen eigenen Kalender anlegen darf. Diese Freigabe gilt nur für Kalender, die DolmiDesk selbst angelegt hat; auf Ihre übrigen Kalender und Termine erhält die Anwendung dadurch keinen schreibenden Zugriff.

Beim Einschalten legt die Anwendung in Ihrem Google-Konto den Kalender „DolmiDesk" an. Danach trägt sie dort jeden Auftrag ein, den Sie anlegen oder ändern – gleich, ob im Browser, in der iPhone-App, über den KI-Assistenten oder durch einen Import –, hält seinen Termin bei jeder Änderung aktuell und löscht ihn, wenn Sie den Auftrag löschen. Bereits vorhandene bevorstehende Aufträge überträgt sie beim Einschalten nur, wenn Sie das ausdrücklich wählen, sonst erst mit ihrer nächsten Änderung. Einen Auftrag, dessen Einsatztag bereits vergangen ist, überträgt sie nicht neu; ein Termin, der schon im Kalender steht, folgt seinem Auftrag aber auch nach dem Einsatztag. Ein abgesagter Auftrag bleibt als „Abgesagt: …" stehen und wird als freie Zeit angezeigt. Löschen Sie einen Termin in Google, bleibt der Auftrag in DolmiDesk erhalten; der Termin erscheint wieder, sobald Sie den Auftrag ändern.

Was in den Termin geschrieben wird, wählen Sie beim Einschalten und können es jederzeit ändern:

• Vollständig: die Art des Einsatzes und der Anlass (oder die Bezeichnung der ersten Kundin bzw. des ersten Kunden), Datum und Uhrzeit, bei Einsätzen vor Ort und Ausfällen die Einsatzadresse und das Verkehrsmittel, die Bezeichnungen der Kundinnen und Kunden und des Kostenträgers, wie Sie sie in DolmiDesk eingegeben haben, ein Hinweis, dass der Termin von DolmiDesk verwaltet wird, und ein Link zum Auftrag in DolmiDesk.
• Nur Zeit + Auftragsnummer: die Art des Einsatzes, „Auftrag" mit der Auftragsnummer, Datum und Uhrzeit, der Hinweis und der Link – keine Namen, kein Anlass, keine Adresse.

In beiden Fällen erhält der Termin die Farbe, die Sie gewählt haben, und nicht sichtbare technische Kennungen (die Kennung des Auftrags und Ihres DolmiDesk-Kontos), an denen die Anwendung ihre eigenen Termine erkennt, damit sie sie nicht noch einmal als Auftrag übernimmt. Preise, Rechnungen, Kostenvoranschläge, Kontaktdaten Ihrer Kundinnen und Kunden, Fahrzeiten und Anhänge werden nie in Google geschrieben.

Bitte beachten Sie: Namen von Kundinnen und Kunden zusammen mit einer Krankenkasse als Kostenträger und dem Anlass eines Einsatzes können Rückschlüsse auf Gesundheitsdaten zulassen (Art. 9 DSGVO). Ob Sie diese Angaben in Ihren Google Kalender übertragen dürfen, entscheiden Sie als Verantwortliche bzw. Verantwortlicher für diese Daten; in solchen Fällen empfehlen wir die Einstellung „Nur Zeit + Auftragsnummer".

Die Übertragung erfolgt auf Ihre Weisung im Rahmen der Auftragsverarbeitung (siehe „Auftragsverarbeitung im Auftrag unserer Kunden") in Ihr eigenes Google-Konto. Was Google mit den Terminen in Ihrem Kalender tut, richtet sich nach Ihrem Vertrag mit Google und der Datenschutzerklärung von Google; Google kann die Daten auch in den USA verarbeiten.

Bei uns gespeichert werden dafür nur die Kennung und der Name des Kalenders „DolmiDesk", die Kennungen der Termine zu den Aufträgen, die gewählte Farbe und Einstellung, die bei Google erteilten Berechtigungen, der Zeitpunkt der letzten Übertragung, noch ausstehende Übertragungen und der Zustand der Verbindung; die Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt.

Sie können die Anzeige jederzeit in den Einstellungen ausschalten und dabei wählen, ob der Kalender „DolmiDesk" mit allen Terminen in Google gelöscht wird; behalten Sie ihn, werden seine Termine nicht mehr aktualisiert. Trennen Sie die Verbindung mit Google in der Anwendung ganz, endet auch die Anzeige; die Anwendung fragt vorher, ob der Kalender gelöscht werden soll, andernfalls bleibt er in Ihrem Google-Konto, bis Sie ihn dort löschen. Wird Ihr DolmiDesk-Konto gelöscht, versucht die Anwendung, den Kalender „DolmiDesk" ebenfalls zu löschen; gelingt das nicht (etwa weil Sie den Zugriff bei Google bereits entzogen haben), können Sie ihn in Google selbst löschen.

Verarbeitete Datenarten: Termindaten (Datum und Uhrzeit der Aufträge), Inhaltsdaten der Aufträge im gewählten Umfang (Art und Anlass des Einsatzes, Einsatzadresse, Verkehrsmittel, Bezeichnungen von Kundinnen und Kunden und Kostenträgern, Auftragsnummer), Kennungen (Kalender, Termine, Auftrag, Konto), Zugangsdaten (verschlüsselte Zugangsschlüssel). Betroffene Personen: Nutzerinnen und Nutzer sowie Personen, die in den Aufträgen genannt sind. Zwecke: Anzeige der Aufträge im Google Kalender unserer Kundinnen und Kunden auf deren Weisung. Empfänger: Google, in das eigene Google-Konto der Kundin bzw. des Kunden. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO); hinsichtlich der Inhaltsdaten der Aufträge: Verarbeitung im Auftrag und Übermittlung in das Google-Konto auf Weisung unserer Kundinnen und Kunden (Art. 28 DSGVO).

KI-Assistent

Im Paket Pro können unsere Kundinnen und Kunden einen KI-Assistenten ihrer Wahl über das Model Context Protocol (MCP) mit ihrem Konto verbinden; derzeit lassen sich die Anwendungen von Claude (Anbieter: Anthropic) verbinden. Die Funktion ist ausgeschaltet, bis sie in der Anwendung eingeschaltet wird; auch dann entsteht eine Verbindung zu einem KI-Assistenten erst, wenn sie in der Anwendung bestätigt (Anmeldung nach dem Verfahren OAuth) oder dort ein Schlüssel für den Assistenten erstellt wird. Die Funktion lässt sich unter Einstellungen → Konnektoren jederzeit ausschalten, und jede Verbindung lässt sich dort jederzeit trennen.

Ein verbundener Assistent ruft über unsere Schnittstelle Inhalte des Kontos ab – etwa Aufträge, Rechnungen, Kostenvoranschläge sowie Namen und Angaben von Kundinnen und Kunden und von Kostenträgern – und kann dort Daten anlegen und ändern sowie Rechnungen erstellen und stornieren. Rechnungen, Kostenvoranschläge und Mahnungen kann er per E-Mail senden, an die im Datensatz hinterlegte Adresse oder an eine andere Adresse, die ihm die Nutzerin bzw. der Nutzer nennt, mit einem Betreff und einem Text für diese eine E-Mail. Dokumente – Rechnungen, Stornorechnungen, Korrekturrechnungen, Kostenvoranschläge und Mahnungen sowie Vorschauen davon und von Vorlagen – kann er als PDF in einem Anzeigefenster in der Anwendung seines Anbieters zeigen; dafür wird die PDF-Datei an diese Anwendung übermittelt. Was er abruft, eine solche PDF-Datei eingeschlossen, übermitteln wir an den Anbieter des Assistenten. Diese Übermittlung erfolgt auf Weisung unserer Kundinnen und Kunden, die für diese Inhaltsdaten Verantwortliche sind (siehe „Auftragsverarbeitung im Auftrag unserer Kunden"). Den Anbieter wählen sie selbst, und den Vertrag mit ihm schließen sie selbst. Er ist nicht unser Unterauftragsverarbeiter und handelt nicht in unserem Auftrag; er verarbeitet die Daten nach seinem Vertrag mit der jeweiligen Kundin bzw. dem jeweiligen Kunden und nach seiner eigenen Datenschutzerklärung. Ob er dabei als deren Auftragsverarbeiter oder als eigenständig Verantwortlicher handelt und wo er die Daten verarbeitet, auch außerhalb der EU, richtet sich nach diesem Vertrag.

Wir selbst speichern zu jeder Verbindung ihren Namen, die Art der Anmeldung, die Zeitpunkte ihrer Erstellung, ihrer letzten Nutzung und ihrer Trennung sowie die Zahl der Rechnungen und E-Mails, die über sie an einem Tag erstellt bzw. gesendet wurden. Schlüssel und Anmeldedaten speichern wir nur als nicht umkehrbare Prüfwerte. Vor dem Erstellen, Senden oder Stornieren ruft der Assistent eine Vorschau ab; von ihr speichern wir, worauf sie sich bezieht, und einen Prüfwert ihres Inhalts, der nach zehn Minuten ungültig wird. Zur Vorschau einer E-Mail speichern wir zusätzlich die gewählte Empfängeradresse, den Betreff und den Text, verschlüsselt und nur, bis die Vorschau verwendet wird; eine nicht verwendete Vorschau löschen wir mit der nächsten Vorschau oder Bestätigung des Kontos, spätestens mit den Inhaltsdaten des Kontos. Aufträge, Kostenvoranschläge und Rechnungen, die der Assistent anlegt oder ausstellt, sowie von ihm erfasste Zahlungen und von ihm gesendete E-Mails kennzeichnen wir in der Anwendung mit „über KI-Assistent", und jede seiner Änderungen halten wir im Änderungsprotokoll mit der Verbindung fest. Die Angaben zu den Verbindungen gehören zu den Inhaltsdaten des Kontos und werden mit ihnen gelöscht. Die Protokolle unseres Servers nennen zu jedem Aufruf das Werkzeug, die Verbindung, das Ergebnis und die Dauer, nicht aber die übermittelten Inhalte (siehe „Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles").

Verarbeitete Datenarten: Inhaltsdaten des Kontos, soweit der Assistent sie abruft oder ändert; Angaben zur Verbindung (Name, Art der Anmeldung, Zeitpunkte, Tageszähler); Empfängeradresse, Betreff und Text einer E-Mail-Vorschau; Protokolldaten. Betroffene Personen: Nutzerinnen und Nutzer sowie Personen, deren Daten im Konto erfasst sind. Zwecke: Verbindung eines KI-Assistenten mit dem Konto auf Weisung unserer Kundinnen und Kunden. Empfänger: der Anbieter des Assistenten, den die Kundin bzw. der Kunde gewählt hat. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO); hinsichtlich der Inhaltsdaten: Verarbeitung im Auftrag und Übermittlung an den Anbieter auf dokumentierte Weisung unserer Kundinnen und Kunden (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. a DSGVO); die Rechtsgrundlage für diese Übermittlung verantworten unsere Kundinnen und Kunden als Verantwortliche.

Bereitstellung des Onlineangebotes und Webhosting

Wir verarbeiten die Daten der Nutzerinnen und Nutzer, um unsere Online-Dienste bereitstellen zu können. Dazu gehört insbesondere die IP-Adresse, die notwendig ist, um die Inhalte und Funktionen an Ihren Browser oder Ihr Endgerät zu übermitteln.

Verarbeitete Datenarten: Nutzungsdaten, Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten, Protokolldaten. Betroffene Personen: Nutzerinnen und Nutzer. Zwecke: Bereitstellung des Onlineangebotes, Betrieb der IT-Infrastruktur, Sicherheitsmaßnahmen. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles

Zugriffe auf unsere Dienste werden in Server-Logfiles protokolliert, die u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs und Browserinformationen enthalten können. Die Logfiles dienen der Betriebssicherheit, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Überlastung und Missbrauch. Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Vorfalls weiter benötigt werden.

Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Hosting bei Scaleway

Unsere Anwendung, die Datenbank, der Dokumentenspeicher und der Versand von System-E-Mails werden bei Scaleway betrieben. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Frankreich und Niederlande).

• Dienstanbieter: Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l'Évêque, 75008 Paris, Frankreich
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO)
• Website: www.scaleway.com
• Datenschutzerklärung: www.scaleway.com/en/privacy-policy/
• Auftragsverarbeitungsvertrag: mit dem Anbieter geschlossen (Bestandteil der Scaleway-Vertragsbedingungen)
• Drittlandtransfer: keiner – Verarbeitung ausschließlich in der EU

Auslieferung über Cloudflare

Die Web-Anwendung wird über das Netzwerk von Cloudflare ausgeliefert, das zugleich als Content-Delivery-Netzwerk (CDN) sowie zum Schutz vor Angriffen (z. B. DDoS) dient. Unsere Website dolmidesk.com wird darüber hinaus vollständig bei Cloudflare (Cloudflare Pages) gehostet, und auch unser selbst betriebener Notifuse-Dienst (siehe „Informationen über Neuerungen von DolmiDesk") ist über dieses Netzwerk erreichbar. Hierbei verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten (insbesondere die IP-Adresse).

• Dienstanbieter: Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA
• Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) – sichere und performante Auslieferung des Onlineangebotes
• Website: www.cloudflare.com
• Datenschutzerklärung: www.cloudflare.com/privacypolicy/
• Auftragsverarbeitungsvertrag: mit dem Anbieter geschlossen (Cloudflare Data Processing Addendum)
• Grundlage Drittlandtransfers: EU-US Data Privacy Framework (DPF) sowie Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)

Einsatz von Cookies

Wir setzen Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. den lokalen Speicher Ihres Browsers) zum einen in dem Umfang ein, der für den Betrieb der Anwendung erforderlich ist:

• Sitzungs-Cookie: Nach der Anmeldung speichert ein Cookie Ihre Sitzungskennung, damit Sie angemeldet bleiben. Es ist für die Bereitstellung des Dienstes zwingend erforderlich und wird beim Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzung ungültig.
• Spracheinstellung: Ihre gewählte Sprache wird im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt, damit die Anwendung in Ihrer Sprache startet.
• Einwilligungsstatus: Ihre im Einwilligungsdialog (siehe unten) getroffene Auswahl wird im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt, damit sie bei künftigen Besuchen nicht erneut abgefragt werden muss.
• Gemerkte Angaben im JVEG-Rechnungsgenerator: Auf unserer Website können Sie im kostenlosen Generator für JVEG-Rechnungen ankreuzen, dass Ihre eigenen Angaben (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Steuernummer, Bankverbindung) für den nächsten Besuch gemerkt werden. Sie werden dann ausschließlich im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt und nicht an uns übertragen; mit „Gemerkte Angaben löschen" entfernen Sie sie wieder. Alles, was Sie in den Generator und die Rechner unserer Website eingeben, wird in Ihrem Browser verarbeitet und nicht an uns übertragen.

Das Speichern von und der Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät sind in diesen Fällen unbedingt erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung zu stellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); einer Einwilligung bedarf es hierfür nicht.

Darüber hinausgehende Cookies und vergleichbare Speichertechnologien setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Beim ersten Aufruf der Anwendung fragt ein Einwilligungsdialog (Cookie-Banner) Ihre Auswahl für die Kategorien „Funktional", „Statistik" und „Marketing" ab. Derzeit setzen wir einwilligungsbedürftige Technologien in der Kategorie „Statistik" ein (Analysedienst PostHog, siehe Abschnitt „Webanalyse") sowie, nur auf unserer Website, in der Kategorie „Marketing": Haben Sie „Marketing" erlaubt, zählt der JVEG-Rechnungsgenerator im lokalen Speicher Ihres Browsers, wie viele Anträge Sie darin erstellt haben, um Ihnen ab dem dritten ein Angebot von DolmiDesk hervorgehoben zu zeigen; gespeichert wird nur diese Zahl, übertragen wird nichts. Weitere Cookies oder vergleichbare Kennungen zu Werbezwecken setzen wir nicht ein. Ihre Auswahl können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen – über „Ihre Datenschutzeinstellungen" im Konto-Menü der Anwendung bzw. über „Datenschutz-Einstellungen" auf unserer Website.

Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO); § 25 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

E-Mail-Versand und Kontaktverwaltung

Versand von System- und Beleg-E-Mails

Aus der Anwendung heraus werden E-Mails versendet – etwa Bestätigungs-Links, Sicherheitshinweise sowie von Ihnen veranlasste Beleg-E-Mails (z. B. Rechnungsversand an Ihre Kundinnen und Kunden). Der Versand erfolgt über die Transactional-E-Mail-Infrastruktur von Scaleway (siehe oben); verarbeitet werden Empfängeradresse, Betreff, Inhalt sowie Zustellinformationen.

Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Informationen über Neuerungen von DolmiDesk

Haben Sie ein kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen, informieren wir Sie per E-Mail über Neuerungen von DolmiDesk, etwa über neue Funktionen und Änderungen der Anwendung. Dafür verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen, die wir beim Abschluss Ihres Abonnements erhalten haben. Wir stützen uns dabei auf die Ausnahme für bestehende Kundenbeziehungen nach § 7 Abs. 3 UWG: Bereits beim Abschluss des Abonnements weisen wir Sie auf der Bezahlseite darauf hin, dass wir Sie über Neuerungen per E-Mail informieren und dass Sie dem jederzeit widersprechen können. Jede dieser E-Mails enthält einen Abmeldelink. Für den Widerspruch entstehen Ihnen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.

Für die Verwaltung des Verteilers und den Versand dieser E-Mails setzen wir die Software Notifuse ein. Wir betreiben Notifuse selbst auf eigener Hardware an unserem Geschäftssitz in Deutschland (Anschrift siehe Abschnitt „Verantwortlicher"). Notifuse selbst ist damit kein Cloud-Dienst eines Dritten; die Kontakt- und Verteilerdaten werden ausschließlich auf unserer eigenen Hardware gespeichert. Unser Notifuse-Dienst ist jedoch über das Netzwerk von Cloudflare erreichbar (siehe „Auslieferung über Cloudflare"); dabei verarbeitet Cloudflare auf dem Übertragungsweg Verbindungsdaten sowie die an den Verteiler übermittelten Angaben (E-Mail-Adresse, Name) und Aufrufe des Abmeldelinks. Der Zugriff auf die Verwaltungsoberfläche ist durch eine vorgelagerte Zugriffskontrolle und Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt; die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Für die Auslieferung der E-Mails nutzen wir dieselbe Versand-Infrastruktur wie für unsere übrigen System-E-Mails (siehe „Hosting bei Scaleway").

Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse für diese E-Mails jederzeit widersprechen – über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos per Nachricht an uns. Wir speichern Ihre Angaben im Verteiler, bis Sie widersprechen oder Ihr Vertrag endet; danach löschen wir sie aus dem Verteiler.

Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (Name), Kontaktdaten (E-Mail-Adresse). Betroffene Personen: Kundinnen und Kunden. Zwecke: Information über Neuerungen von DolmiDesk (Direktwerbung für eigene ähnliche Leistungen). Rechtsgrundlagen: berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG.

JVEG-Änderungsalarm

Auf unserer Website können Sie den „JVEG-Änderungsalarm" abonnieren. Wir schreiben Ihnen dann per E-Mail, wenn sich die Sätze des Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetzes (JVEG) ändern, wenn wir neue Ratgeber veröffentlichen, und gelegentlich über Neuigkeiten von DolmiDesk. Dafür benötigen wir nur Ihre E-Mail-Adresse.

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst wenn Sie ihn aufrufen, nehmen wir Sie in den Verteiler auf. Solange Sie nicht bestätigt haben, schicken wir Ihnen keine weiteren E-Mails. Um die Anmeldung nachweisen zu können, speichern wir die Zeitpunkte von Anmeldung und Bestätigung. Ihre Adresse wird über eine Funktion unserer Website (Cloudflare Pages, siehe „Auslieferung über Cloudflare") an unseren selbst betriebenen Notifuse-Dienst übermittelt (siehe „Informationen über Neuerungen von DolmiDesk"); dabei geben wir weder Ihre IP-Adresse noch andere Angaben zu Ihrem Gerät weiter. Verwaltung des Verteilers und Versand erfolgen wie dort beschrieben.

Wir werten aus, ob und wann Sie unsere E-Mails öffnen und welche Links Sie darin anklicken, um zu erkennen, welche Themen unsere Leserinnen und Leser interessieren. Dafür enthält jede E-Mail ein unsichtbares Bild (Zählpixel), das beim Öffnen von unserem Notifuse-Dienst geladen wird, und die Links in der E-Mail führen zunächst über unseren Notifuse-Dienst und von dort zum Ziel. Gespeichert werden der Zeitpunkt des Öffnens und der angeklickte Link, zugeordnet zu Ihrer E-Mail-Adresse; auf dem Übertragungsweg verarbeitet Cloudflare dabei Verbindungsdaten (insbesondere die IP-Adresse). Diese Auswertung ist Teil Ihrer Einwilligung und endet mit der Abmeldung. Das Zählpixel können Sie auch verhindern, indem Sie in Ihrem E-Mail-Programm das Nachladen von Bildern abschalten.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos per Nachricht an uns. Wir speichern Ihre Adresse im Verteiler, bis Sie sich abmelden; danach löschen wir sie aus dem Verteiler.

Verarbeitete Datenarten: Kontaktdaten (E-Mail-Adresse), Protokolldaten (Zeitpunkte von Anmeldung und Bestätigung), Nutzungsdaten (Öffnen der E-Mails, angeklickte Links). Betroffene Personen: Interessentinnen und Interessenten. Zwecke: Information über Änderungen des JVEG, neue Ratgeber und Neuigkeiten von DolmiDesk (Direktwerbung); Auswertung, welche Inhalte gelesen werden; Nachweis der Einwilligung. Rechtsgrundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG, § 25 Abs. 1 TDDDG); für den Nachweis der Einwilligung berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Kontakt- und Anfrageverwaltung

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen – per E-Mail, Kontaktformular oder auf anderem Weg – verarbeiten wir Ihre Angaben, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist.

Unser Support-Postfach support@dolmidesk.com betreiben wir bei Google Workspace. Dort gehen Ihre E-Mails an diese Adresse ein, ebenso die Anfragen aus dem Kontaktformular der Anwendung mit den darin enthaltenen Angaben und Anhängen; dort bearbeiten und beantworten wir sie.

• Dienstanbieter: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland; Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO)
• Website: workspace.google.com
• Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy
• Auftragsverarbeitungsvertrag: mit dem Anbieter geschlossen (Cloud Data Processing Addendum, Bestandteil der Google-Workspace-Vertragsbedingungen)
• Grundlage Drittlandtransfers: EU-US Data Privacy Framework (DPF) sowie Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)

Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten. Betroffene Personen: Kommunikationspartner. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Terminbuchung für eine Demo

Auf unserer Website können Sie eine kostenlose Demo von DolmiDesk buchen – ein Online-Gespräch von 15 Minuten. Für die Buchung nutzen wir die Terminbuchung von Google Kalender, die Teil unseres Google-Workspace-Kontos ist. Die Buchungsseite wird von Google betrieben (calendar.google.com; der Link auf unserer Website führt über die Kurzadresse calendar.app.google dorthin). Erst wenn Sie dem Link folgen, ruft Ihr Browser diese Seite auf; Google erhält dabei die technisch nötigen Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse. Dort wählen Sie einen freien Termin und geben Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihre E-Mail-Adresse an. Diese Angaben sind Pflichtfelder; ohne sie ist keine Buchung möglich. Ihre Angaben und den gewählten Termin verarbeiten wir, um die Demo mit Ihnen zu vereinbaren und durchzuführen; der Termin wird in unseren Kalender eingetragen, und die Terminbestätigung erhalten Sie per E-Mail. Auf der Buchungsseite setzt Google eigene Cookies und den Dienst reCAPTCHA zum Schutz vor Missbrauch ein; für diese Verarbeitung ist Google selbst verantwortlich, es gilt die Datenschutzerklärung von Google (policies.google.com/privacy).

Das Gespräch selbst findet als Videokonferenz über Google Meet statt. Dabei verarbeitet Google die für die Durchführung erforderlichen Daten, insbesondere Ihren angezeigten Namen, Verbindungsdaten wie die IP-Adresse sowie Bild und Ton, soweit Sie Kamera und Mikrofon einschalten. Das Gespräch wird nicht aufgezeichnet.

Die Angaben zu Ihrer Buchung und den Kalendereintrag löschen wir sechs Monate nach dem Gespräch, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Schließen Sie im Anschluss einen Vertrag mit uns, gilt für die weitere Verarbeitung der Abschnitt „Geschäftliche Leistungen".

• Dienstanbieter: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland; Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA
• Rechtsgrundlagen: Vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO); soweit die Demo nicht der Anbahnung eines Vertrags dient, berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) an der Beantwortung Ihrer Fragen
• Website: workspace.google.com
• Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy
• Auftragsverarbeitungsvertrag: mit dem Anbieter geschlossen (Cloud Data Processing Addendum, Bestandteil der Google-Workspace-Vertragsbedingungen)
• Grundlage Drittlandtransfers: EU-US Data Privacy Framework (DPF) sowie Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)

Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten (Bild und Ton des Gesprächs), Termindaten, Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten. Betroffene Personen: Interessenten sowie Kundinnen und Kunden. Zwecke: Vereinbarung und Durchführung der Demo. Rechtsgrundlagen: vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Beta-Programm

Am Beta-Programm nehmen nur persönlich eingeladene Personen teil. Dabei verarbeiten wir zusätzlich die folgenden Daten.

Einladung

Für die Einladung verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Ihren Namen. Wir laden nur Personen ein, die uns zuvor mitgeteilt haben, dass sie eine Einladung wünschen; wann und auf welchem Weg Sie uns das mitgeteilt haben, halten wir fest. Die Einladung enthält einen persönlichen Bestelllink und einen persönlichen Beta-Code. Der Bestelllink enthält Ihre E-Mail-Adresse, damit sie auf der Bezahlseite vorausgefüllt ist; öffnen Sie den Link, erhält unser Zahlungsdienstleister Stripe diese Adresse schon vor einer Bestellung. Von unserem Dienstleister für den E-Mail-Versand rufen wir ab, ob die Einladung zugestellt wurde. Bestellen Sie, löschen wir Adresse und Namen aus der Einladung; sie sind dann Teil Ihres Kundenkontos. Bestellen Sie nicht, löschen wir beides 30 Tage, nachdem die Einladung abgelaufen ist oder zurückgezogen wurde. Danach bleiben ein nicht umkehrbarer Prüfwert der Adresse und die Angabe, ob die Einladung mit derselben Adresse und mit dem Beta-Code eingelöst wurde. Den Prüfwert brauchen wir, um zu erkennen, ob eine Bestellung unter der eingeladenen Adresse eingeht und ob für eine Adresse schon eine offene Einladung besteht. Ihren Wunsch, eingeladen zu werden, können Sie jederzeit widerrufen; schreiben Sie dazu an support@dolmidesk.com.

Rechtsgrundlagen: Ihre Einwilligung in die Einladung per E-Mail (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO); Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Umfragen und Gespräche

Im Beta-Programm laden wir Sie zu Umfragen und zu Gesprächen per Video ein. Wir verarbeiten Ihre Antworten, unsere Notizen aus den Gesprächen und die Termindaten, um DolmiDesk weiterzuentwickeln. Die Antworten und Notizen sind Ihnen zugeordnet und daher nicht anonym; wir behandeln sie vertraulich. Die Teilnahme ist freiwillig. Sie ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben; nehmen Sie nicht teil, hat das keine Folgen für Ihren Vertrag, Ihr Paket und Ihren Preis. Unabhängig davon können wir Ihre Teilnahme am Beta-Programm und damit den persönlichen Kontaktweg mit einer Frist von einem Monat beenden.

Umfragen führen wir per E-Mail durch: Sie erhalten die Fragen in einer E-Mail und antworten darauf per E-Mail. Ein Umfragewerkzeug eines Drittanbieters setzen wir nicht ein. Gespräche führen wir über Google Meet, das Teil unseres Google-Workspace-Kontos ist. Dabei verarbeitet Google die für die Durchführung erforderlichen Daten, insbesondere Ihren angezeigten Namen, Verbindungsdaten wie die IP-Adresse sowie Bild und Ton, soweit Sie Kamera und Mikrofon einschalten. Den Termin stimmen wir mit Ihnen ab und tragen ihn in unseren Kalender ein. Die Angaben zum Dienstanbieter und zu Datentransfers in Drittländer finden Sie unten unter „Persönlicher Kontakt".

Ein Gespräch zeichnen wir nur auf, wenn Sie vor Beginn der Aufzeichnung ausdrücklich einwilligen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO); das gilt auch für eine automatische Mitschrift. Die Einwilligung ist freiwillig: Willigen Sie nicht ein, machen wir uns selbst Notizen, und ein Nachteil entsteht Ihnen dadurch nicht. Für die Aufzeichnung und die Mitschrift verwenden wir die Funktionen von Google Meet in unserem Google-Workspace-Konto. Die Aufzeichnung enthält Bild und Ton des Gesprächs, die Mitschrift den gesprochenen Text. Beide werden im Speicher dieses Kontos (Google Drive) abgelegt, den Google als unser Auftragsverarbeiter betreibt; an Dritte geben wir sie nicht weiter. Wir verwenden sie allein dazu, das Gespräch auszuwerten. Aufzeichnungen und Mitschriften löschen wir spätestens 12 Monate nach der Auswertung, in jedem Fall mit der Löschung Ihres Nutzerkontos. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, auch während des Gesprächs: Sagen Sie es uns im Gespräch oder schreiben Sie an beta@dolmidesk.com. Wir beenden dann die Aufzeichnung und löschen die Aufzeichnung und die Mitschrift dieses Gesprächs.

Bitte nennen Sie in Umfragen und Gesprächen keine personenbezogenen Daten Ihrer Kundinnen und Kunden.

Antworten und Notizen löschen oder anonymisieren wir spätestens 12 Monate nach der Auswertung, in jedem Fall mit der Löschung Ihres Nutzerkontos.

Haben Sie über Ihren persönlichen Bestelllink bestellt, senden wir Einladungen zu Umfragen und Gesprächen an die E-Mail-Adresse, die Sie bei dieser Bestellung angegeben haben. Wir stützen uns dabei auf die Ausnahme für bestehende Kundenbeziehungen nach § 7 Abs. 3 UWG: Die Einladungen betreffen DolmiDesk und damit unsere eigene Leistung, die Sie bei uns gebucht haben. Bereits bei der Bestellung weisen wir Sie auf der Bezahlseite Ihres persönlichen Bestelllinks darauf hin, dass wir Sie im Beta-Programm per E-Mail zu Umfragen und Gesprächen einladen und dass Sie dem jederzeit widersprechen können; denselben Hinweis enthält jede Einladung. Für den Widerspruch entstehen Ihnen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Widersprechen können Sie formlos, zum Beispiel mit einer Antwort auf eine Einladung oder per E-Mail an support@dolmidesk.com. Ob Sie widersprechen, hat keinen Einfluss auf Ihren Vertrag, Ihren Preis und Ihren persönlichen Kontaktweg. Nach einem Widerspruch laden wir Sie nicht mehr per E-Mail ein. Haben Sie nicht über Ihren persönlichen Bestelllink bestellt, senden wir Ihnen diese Einladungen per E-Mail nur mit Ihrer Einwilligung; sie ist freiwillig, und Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ob Sie einwilligen, hat ebenfalls keinen Einfluss auf Ihren Vertrag, Ihren Preis und Ihren persönlichen Kontaktweg.

Rechtsgrundlagen: berechtigte Interessen an der Weiterentwicklung des Produkts (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO); für Einladungen per E-Mail nach einer Bestellung über den persönlichen Bestelllink berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG, ohne eine solche Bestellung Ihre Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO); für Aufzeichnungen und Mitschriften Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Persönlicher Kontakt

Schreiben Sie uns an beta@dolmidesk.com oder sprechen Sie mit uns in einem vereinbarten Videogespräch über Google Meet, verarbeiten wir die Inhalte dieser Kommunikation, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Das Postfach und Google Meet sind Teil unseres Google-Workspace-Kontos (siehe Abschnitt „Kontakt- und Anfrageverwaltung"). Über dieses Postfach versenden wir auch die Einladungen zu Umfragen und Gesprächen und erhalten Ihre Antworten. Zu demselben Konto gehören der Kalender, in den wir Gesprächstermine eintragen, und der Speicher für Aufzeichnungen (Google Drive).

• Dienstanbieter: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland; Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO); für Aufzeichnungen und Mitschriften Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO)
• Website: workspace.google.com
• Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy
• Auftragsverarbeitungsvertrag: mit dem Anbieter geschlossen (Cloud Data Processing Addendum, Bestandteil der Google-Workspace-Vertragsbedingungen)
• Grundlage Drittlandtransfers: EU-US Data Privacy Framework (DPF) sowie Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)

Keine zusätzliche Auswertung Ihrer Nutzung oder Ihrer Inhalte

Auch im Beta-Programm verknüpfen wir die Webanalyse nicht mit Ihrem Nutzerkonto und werten sie nicht je Teilnehmerin oder Teilnehmer aus; sie findet nur mit Ihrer Einwilligung statt (siehe Abschnitt „Webanalyse, Monitoring und Optimierung"). Sitzungsaufzeichnungen Ihrer Arbeit in der Anwendung (Session Recordings) machen wir nicht. Inhaltsdaten, die Sie in DolmiDesk erfassen, werten wir nicht für eigene Zwecke aus.

Webanalyse, Monitoring und Optimierung

Zur Verbesserung des Produkts setzen wir – ausschließlich mit Ihrer Einwilligung – den Analysedienst PostHog ein. Die Einwilligung erteilen Sie über die Kategorie „Statistik" des Einwilligungsdialogs (Cookie-Banner, siehe Abschnitt „Einsatz von Cookies"). Zusätzlich können Sie die Erfassung unabhängig davon über den Schalter „Anonyme Nutzungsstatistiken" in der Anwendung unter Einstellungen → Datenschutz abschalten; eine Analyse findet nur statt, wenn beides aktiviert ist. Ohne Ihre Einwilligung findet keine Analyse statt.

Erfasst werden Nutzungsereignisse (z. B. aufgerufene Funktionen, Klickpfade) sowie technische Angaben (z. B. Browser, Betriebssystem). Die Erfassung erfolgt anonym: Es werden keine Nutzerprofile angelegt, die Ereignisse werden nicht mit Ihrem Nutzerkonto verknüpft, und Sitzungsaufzeichnungen (Session Recordings) sind deaktiviert. Wir nutzen PostHog in der EU-Cloud: Die Daten werden ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union (Frankfurt am Main, Deutschland) gespeichert. Inhaltsdaten, die Sie in DolmiDesk erfassen (z. B. Namen Ihrer Kundinnen und Kunden), sind nicht Gegenstand der Analyse.

• Dienstanbieter: PostHog, Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA (Datenhaltung: EU-Cloud, Frankfurt am Main)
• Rechtsgrundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO; § 25 Abs. 1 TDDDG)
• Website: posthog.com
• Datenschutzerklärung: posthog.com/privacy
• Auftragsverarbeitungsvertrag: mit dem Anbieter geschlossen (PostHog Data Processing Agreement)
• Grundlage Drittlandtransfers: Datenhaltung in der EU; für etwaige Support-Zugriffe des Anbieters: EU-US Data Privacy Framework (DPF) sowie Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)
• Widerruf (Opt-Out): jederzeit über „Ihre Datenschutzeinstellungen" im Konto-Menü (Cookie-Banner) oder den Schalter unter Einstellungen → Datenschutz

Änderung und Aktualisierung

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt dieser Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Erklärung an, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Sobald durch eine Änderung eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z. B. erneute Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird, informieren wir Sie.

Sofern in dieser Datenschutzerklärung Adressen und Kontaktinformationen von Unternehmen und Organisationen angegeben werden, können sich diese im Laufe der Zeit ändern; wir bitten Sie, die Angaben vor einer Kontaktaufnahme zu prüfen.

Begriffsdefinitionen

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begrifflichkeiten. Soweit gesetzliche Definitionen vorliegen, gelten diese; die folgenden Erläuterungen dienen der besseren Verständlichkeit:

• Bestandsdaten: Wesentliche Informationen, die für die Identifikation und Verwaltung von Vertragspartnern und Benutzerkonten notwendig sind (z. B. Name, Kontaktinformationen, Kundennummer).
• Inhaltsdaten: Informationen, die bei der Erstellung und Bearbeitung von Inhalten anfallen – in DolmiDesk insbesondere die von Kundinnen und Kunden erfassten Auftrags-, Kunden- und Rechnungsdaten.
• Belegdaten: Ausgabenbelege, die Kundinnen und Kunden als Datei hochladen, zusammen mit den dazu erfassten Angaben (z. B. Zahlungsdatum, Betrag, ausstellende Stelle).
• Kontaktdaten: Angaben, die eine Kommunikation ermöglichen (z. B. Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Postanschriften).
• Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten: Daten über den Umgang mit Informationen (z. B. Zeitstempel, IP-Adressen, Kommunikationsverläufe, Audit-Protokolle).
• Nutzungsdaten: Informationen darüber, wie und wann digitale Angebote genutzt werden (z. B. aufgerufene Funktionen, Nutzungszeiten, Geräteinformationen).
• Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z. B. Name, Kennnummer, Standortdaten, Online-Kennung).
• Protokolldaten: Aufzeichnungen über Ereignisse oder Aktivitäten in einem System (z. B. Zeitstempel, IP-Adressen, Fehlermeldungen).
• Verantwortlicher: Die Person oder Organisation, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.
• Verarbeitung: Jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten – Erheben, Auswerten, Speichern, Übermitteln oder Löschen.
• Vertragsdaten: Alle Details einer Vereinbarung zwischen Parteien (z. B. Leistungen, Laufzeit, Zahlungsmodalitäten).
• Zahlungsdaten: Angaben, die für die Abwicklung von Transaktionen benötigt werden (z. B. Bankverbindung, Rechnungsinformationen).