Versand: die Rechnung geht raus
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Autor: Dmitry Dugarev
Die Rechnung ist erstellt und geprüft. Jetzt muss sie zum Kostenträger.
DolmiDesk™ verschickt sie selbst – Du brauchst weder ein eigenes Postfach noch eine eigene Domain und musst nichts herunterladen und woanders anhängen.
Was verschickt wird
| Bestandteil | Woher |
|---|---|
| Die Rechnung | Als PDF mit eingebetteter E-Rechnung (ZUGFeRD) – ein Dokument, für Mensch und Buchhaltungssoftware zugleich. |
| Die Anlagen | Alles, was am Auftrag hing: Einsatzbestätigungen, ÖPNV-Tickets, Parkbelege. |
| Betreff und Text | Aus der Mail-Vorlage des Kostenträgers, mit gefüllten Platzhaltern. |
| Empfänger | Die E-Mail-Adresse des Kostenträgers, plus optionale CC-Adresse. |
Eine Rechnung versenden
Öffne die Rechnung. Im rechten Bereich steht Versand:
- Per E-Mail senden – DolmiDesk™ verschickt sie für Dich.
- Als versendet markieren – für den Fall, dass Du sie auf einem anderen Weg zugestellt hast.
Der Versand-Dialog
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Von / Antwort an | Deine Absenderangaben aus Einstellungen → E-Mail. Gesendet wird über DolmiDesk™ in Deinem Namen; Antworten landen in Deinem eigenen Postfach. |
| An | Kommt vom Kostenträger. Du kannst sie für diese eine Nachricht überschreiben. |
| E-Mail-Vorlage | Die Vorlage des Kostenträgers – umschaltbar, wenn diese Nachricht anders klingen soll. |
| Betreff / Nachricht | Aus der Vorlage vorausgefüllt, mit eingesetzten Platzhaltern. Beides lässt sich vor dem Senden frei bearbeiten. |
| Kopie an mich | Schickt Dir eine Blindkopie an Deine Konto-Adresse. |
Ein Klick auf E-Mail senden, und die Rechnung ist unterwegs. Der Versand-Block zeigt danach Versendet am … und bietet Erneut per E-Mail senden an, falls doch etwas nachzureichen ist.
Ohne E-Mail: Postweg und Portale
Manche Kostenträger wollen Papier, andere haben ein eigenes Rechnungsportal. Dann lädst Du die Rechnung über Herunterladen als PDF herunter – der Dateiname folgt dem Muster aus Deinen Einstellungen – und reichst sie auf dem gewünschten Weg ein.
Danach klickst Du Als versendet markieren, damit Fälligkeit und Mahnwesen korrekt weiterlaufen.
Automatisch versenden
Wer bei einem Kostenträger die Rechnungs-Automatisierung auf Erstellen & senden stellt, muss gar nichts mehr tun: Sobald ein importierter Auftrag vollständig dokumentiert ist, entsteht die Rechnung und geht direkt raus.
Dafür braucht der Kostenträger eine hinterlegte E-Mail-Adresse – ohne sie steht diese Stufe nicht zur Verfügung.
Mahnungen versenden
Eine Mahnung wird genauso zugestellt wie eine Rechnung: Im Block Mahnwesen der Rechnung hat jede Stufe drei Aktionen – herunterladen, per E-Mail senden und als versendet markieren.
Hat der Kostenträger eine eigene E-Mail-Vorlage für Mahnungen, wird sie dafür verwendet; sonst die normale.
Auch hier gilt: Die nächste Mahnstufe entsteht erst, wenn die vorherige als versendet markiert ist. Mehr dazu unter Mahnen.
Und die Buchhaltung?
Zwei Wege, ohne dass Du Dateien hin- und herschiebst:
- Beleg-Upload E-Mail: Hinterlege in den Einstellungen die Belegadresse Deiner Buchhaltungssoftware. Rechnungen und Mahnungen gehen dann automatisch zusätzlich dorthin.
- GoBD-Export: Für Steuerberatung und Betriebsprüfung erzeugst Du unter Einstellungen → Datenexport & -import ein vollständiges Archiv eines Zeitraums – mit allen Belegen, Zahlungen, Mahnungen und Originaldateien.
Wenn der Versand scheitert
Kommt eine E-Mail nicht durch – falsche Adresse, volles Postfach, abweisender Server –, erfährst Du das auf zwei Wegen: über die Benachrichtigung Versand fehlgeschlagen in der täglichen Zusammenfassung und an der Rechnung selbst, die weiterhin als nicht versendet geführt wird.
Prüfe dann die Adresse beim Kostenträger und sende erneut.
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