Export: PDF, Drive & E-Mail

Du hast den Auftrag importiert, die Daten geprüft und den Rechnungsentwurf (das Tabellenblatt) erstellt.

Jetzt kommt der letzte Schritt: Der Export.

Der Prozess im Detail

In diesem Schritt passieren vier Dinge vollautomatisch:

1. Das Tabellenblatt wird als PDF exportiert (inkl. E-Rechnung, falls aktiviert).
2. Zugehörige Anhänge (z.B. Laufzettel) werden aus dem Kalender geholt.
3. Alles wird sauber in einem Google Drive Ordner abgelegt.
4. Ein Gmail-Entwurf mit Text, Signatur und allen Anhängen wird für Dich vorbereitet.

Der Prozess zum Exportieren einer Rechnung

Im Fertig-Popup kannst Du den Drive-Ordner und den E-Mail-Entwurf direkt öffnen.

warnung

Für die Erstellung der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format müssen die Daten für die Rechnung sowie das PDF an sich an unser Backend gesendet werden. Das bedeutet, dass sensible Daten (z.B. Kundendaten, Rechnungsbeträge) an unsere Server übertragen werden.

Wir speichern diese Daten nicht und unser Server verarbeitet sie nur temporär, um die E-Rechnung zu generieren. Bitte stelle sicher, dass Du mit dieser Vorgehensweise einverstanden bist, bevor Du die E-Rechnung aktivierst. Mehr Informationen findest Du in unserer Datenschutzerklärung.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Angenommen, Du hast gerade die Rechnung RE-2025-066 für die "LWV Hessen" erstellt. Das Tabellenblatt ist offen vor Dir.

Letzte Kontrolle

Das Tabellenblatt ist ein Entwurf. Das bedeutet, Du kannst hier noch letzte Änderungen vornehmen.

Rechnungsentwurf vor dem Export

Prüfe noch einmal:

• Tippfehler im Text? Ändere es direkt in der Zelle.
• Du willst einen persönlichen Satz hinzufügen? Schreib ihn rein.

Das PDF wird exakt so aussehen, wie Du das Blatt jetzt siehst.

Export starten

Klicke im Menü oben auf: DolmiDesk™ -> Rechnungsentwurf als PDF exportieren & E-Mail erstellen

Der Menüpunkt zum Export

Achtung

Das Skript fragt Dich zur Sicherheit: "Rechnung exportieren und das Blatt LÖSCHEN?". Bestätige mit JA.

Bestätigungs-Popup vor dem Export

Die Magie (Hintergrund)

Während Du wartest (ca. 5-10 Sekunden), arbeitet das System:

• Es erstellt im Ordner Rechnungen in Deinem Drive (kann in der Config definiert werden) einen Unterordner RE-2025-066.

• Es speichert die Rechnung dort als PDF.

  

  Rechnung als PDF im Drive

  tipp

  Falls Du die E-Rechnung (ZUGFeRD) aktiviert hast, wird das PDF automatisch im ZUGFeRD-Format erstellt und gespeichert.

• Es schaut in den verknüpften Kalender-Termin. War dort ein Anhang angehängt? Wenn ja, wird dieser kopiert und ebenfalls in den Ordner gelegt.

  

  Anhang aus dem Kalender im Drive

• Es öffnet Gmail und erstellt eine neue E-Mail an die Adresse der LWV (aus den der Tabelle Empfänger ), hängt beide Dateien an, ersetzt die Platzhalter im Text mit den echten Werten und fügt Deine echte Gmail-Signatur an.

  

  E-Mail Entwurf in Gmail

Das Ergebnis (Popup)

Sobald alles fertig ist, verschwindet das Tabellenblatt (um Deine Tabelle sauber zu halten) und ein Fenster erscheint:

Fertig-Popup nach dem Export

Klicke auf Drive-Ordner öffnen, um direkt zum Ordner mit der Rechnung zu gelangen, oder auf E-Mail Entwurf öffnen, um den Gmail-Entwurf zu prüfen und zu versenden.

Was danach passiert (Verlinkung)

Damit Du die Rechnung später wiederfindest, hat das System Deine Listen aktualisiert.

In der Tabelle "Rechnungen"

• Der Status steht jetzt auf Exportiert.
• Die Rechnungsnummer ist jetzt ein blauer Link. Wenn Du darauf klickst, kommst Du direkt in den Google Drive Ordner, wo das PDF und die Anhänge liegen.

In der Tabelle "Aufträge"

• Auch hier ist die Rechnungsnummer verlinkt.
• Der Status des Auftrags wurde auf Rechnung erstellt gesetzt.

Der E-Mail Entwurf

Wenn Du im Popup auf ✉️ E-Mail Entwurf öffnen klickst, öffnet sich Gmail in einem neuen Fenster.

Was Du vorfindest:

• Empfänger: Ist bereits ausgefüllt (aus der Tabelle Empfänger).
• CC: (Optional): Ebenfalls ausgefüllt, falls in der Tabelle Empfänger hinterlegt.
• Betreff: Z.B. "Rechnung RE-2025-066" (aus Deiner Vorlage).
• Text: Deine Vorlage, personalisiert mit Platzhaltern.
• Anhang 1: Deine Rechnung als PDF.
• Anhang 2: (Optional) Der Anhang aus dem Kalender.
• Signatur: Deine echte Gmail-Signatur ist unten angefügt.

Deine Aufgabe: Nur noch kurz prüfen und auf Senden klicken.

FAQ / Spezialfälle

Was, wenn ich die Rechnung korrigieren muss?

Da das Tabellenblatt gelöscht wurde, kannst Du es nicht mehr bearbeiten. Aber keine Sorge:

1. Gehe in die Tabelle Rechnungen.
2. Setze bei der falschen Rechnung den Haken (Auswahl).
3. Klicke im Menü auf 🗑️ Auswahl: Rechnungen löschen.
4. Der Status im Auftrag springt zurück auf Bereit.
5. Erstelle die Rechnung einfach neu.

warnung

Das wäre buchhalterisch die korrekte Vorgehensweise, wenn Du die Rechnung noch nicht verschickt hast. Wenn die Rechnung schon raus ist, erstelle bitte eine Korrekturrechnung (Gutschrift + neue Rechnung).

Was passiert beim erneuten Export?

Wenn Du eine Rechnung exportierst, die es im Drive schon gab (z.B. nach einer Korrektur):

• Das System erkennt den alten Ordner RE-2025-066.
• Es löscht den alten Ordner (in den Papierkorb).
• Es erstellt einen frischen Ordner mit den neuen Dateien.
• Vorteil: Du hast niemals veraltete Versionen oder Datei-Chaos ("Rechnung_Neu_Final_V2.pdf") in Deinem Ordner. Es gibt immer nur die aktuelle Version.