Stammdaten: Kunden

In der Tabelle Kunden verwaltest Du die Personen, für die Du dolmetschst (z.B. Patienten, Eltern, Angeklagte).

Diese Tabelle hat eine entscheidende Funktion: Sie ist die Brücke zwischen Deinem Kalender und dem Rechnungsempfänger.

info

Wer ist ein "Kunde"? Ein Kunde ist die Person, für die Du dolmetschst. Das kann eine Privatperson sein (z.B. ein Patient) oder eine Firma (z.B. ein Unternehmen, das einen Dolmetscher für eine Konferenz bucht). Das ist oft nicht der gleiche wie der Empfänger (z.B. wenn die Krankenkasse die Rechnung übernimmt).

Die "90% Regel" (Die Brücke)

Im Alltag möchtest Du im Kalender oft nur kurz den Namen des Klienten eintragen, ohne jedes Mal darüber nachzudenken, welche Behörde die Rechnung bekommt.

Die Tabelle 'Kunden' in DolmiDesk™

Genau dafür verknüpfst Du hier jeden Kunden mit einem Standard-Empfänger.

Verknüpfung von Kunden, Empfängern und Abrechnungsmodellen

Wenn Du im Kalender nur Kunde: Janine Nitschke schreibst, ohne den Empfänger zu definieren, schaut das System in diese Tabelle, sieht:

"Aha, dieser Kunde wird standardmäßig über die AOK Hessen abgerechnet."

und berechnet den Preis, wählt die Vorlage und die E-Mail-Adresse automatisch für den Empfänger aus, die Du in der Empfänger-Tabelle hinterlegt hast.

Die Spalten im Detail

Diese Tabelle hat vier Hauptbereiche:

Identifikation

Spalte	Erklärung
Bezeichnung	Der interne Name. Das ist der Schlüsselbegriff, den Du im Google Kalender verwendest. Er muss eindeutig und einzigartig sein (z.B. Max Mustermann (Privat)).
Name	Der offizielle Name. Dieser erscheint auf der Rechnung, falls Du den Platzhalter {{Kunden_Name}} in Deiner Vorlage nutzt.

warnung

Achte darauf, dass die Bezeichnung eindeutig ist. Wenn Du mehrere Kunden mit dem gleichen Namen hast, füge eine Unterscheidung hinzu (z.B. Max Mustermann (Privat) und Max Mustermann (Firma XYZ)).

Verknüpfung (Logik)

Spalte	Erklärung
Standard-Empfänger	Wählt aus der Liste Deiner Empfänger-Tabelle aus, wer standardmäßig die Rechnung für diesen Kunden erhält.

tipp

Willst Du kannst für einzelne Aufträge in der Tabelle Aufträge oder in Deinem Kalender einen anderen Empfänger wählen. Die Verknüpfung hier ist nur der Standard. Diesen Standard kannst Du auch jederzeit für einzelne Aufträge ausschalten, indem Du im Kalender Empfänger: false einträgst.

Zusatzdaten (Platzhalter)

Du kannst hier beliebige Informationen hinterlegen, die Du auf der Rechnung oder in der E-Mail benötigst. Das System stellt diese Daten automatisch als Platzhalter zur Verfügung.

Spalte	Platzhalter für Vorlagen	Nutzung
Versicherungsnummer	{{Kunden_Versicherungsnummer}}	Nützlich für Krankenkassen-Abrechnungen.
Geburtsdatum	{{Kunden_Geburtsdatum}}	Oft von Behörden zur Identifikation gefordert.

Flexibilität

Du kannst dieser Tabelle jederzeit eigene Spalten hinzufügen (z.B. Aktenzeichen). Das System erkennt diese automatisch und macht sie als {{Kunden_Aktenzeichen}} verfügbar. Mehr dazu in der Anleitung: Platzhalter.

System-Felder (Technisch)

Diese Felder werden meist durch Formeln automatisch berechnet.

Spalte	Erklärung
K-ID	Eine eindeutige ID für den Kunden (z.B. K-1). Bitte nicht manuell ändern.
E-ID	Die ID des ausgewählten Standard-Empfängers. Das System nutzt dies für die Zuordnung.

gefahr

Bitte ändere die K-ID und E-ID Felder nicht manuell. Diese werden automatisch vom System verwaltet.

Anleitung: Einen neuen Kunden anlegen

Du hast einen neuen Klienten, "Max Mustermann", dessen Rechnungen an die AOK Hessen gehen sollen.

Neue Zeile erstellen

Gehe in die Tabelle Kunden, scrolle ans Ende und füge eine neue Zeile hinzu.

Neue Zeile in der Tabelle 'Kunden' hinzufügen

Namen eintragen

Bezeichnung	Name
Max Mustermann	Herr Max Mustermann

So wird Max Mustermann im Kalender eingetragen, aber auf der Rechnung erscheint Herr Max Mustermann.

Zusatzdaten

Versicherungsnummer	Geburtsdatum
M-12345678	01.01.1990

Diese Daten kannst Du später in Deinen Vorlagen nutzen. Zum Beispiel, wenn die Krankenkasse die Versicherungsnummer auf der Rechnung benötigt.

Verknüpfung herstellen

Wähle in der Spalte Standard-Empfänger den Eintrag AOK Hessen aus dem Dropdown-Menü aus.

Standard-Empfänger
AOK Hessen

Ergebnis: Wenn Du jetzt im Kalender Kunde: Max Mustermann einträgst, weiß DolmiDesk™ sofort, dass die Rechnung an die AOK Hessen geschickt werden muss, welche Adresse diese hat und welches Preismodell gilt.