Stammdaten: Kunden

Unter Kunden verwaltest Du die Personen, für die Du dolmetschst – Patientinnen, Eltern, Angeklagte, Mitarbeitende eines Betriebs.

Dieser Bereich hat eine entscheidende Funktion: Er ist die Brücke zwischen Deinem Kalender und dem Kostenträger.

Wer ist ein „Kunde“?

Die Person (oder Organisation), für die Du dolmetschst. Das ist meist nicht die Stelle, die bezahlt – dafür gibt es den Kostenträger.

Die „90-%-Regel“ (Die Brücke)

Im Alltag willst Du im Kalender nur kurz den Namen notieren, ohne jedes Mal zu überlegen, welche Behörde die Rechnung bekommt.

Genau dafür verknüpfst Du jeden Kunden mit einem Standard-Kostenträger.

Verknüpfung von Kunden, Kostenträgern und Abrechnungsmodellen

Schreibst Du im Kalendertermin nur Kunde: Anna Schulz, ohne einen Kostenträger zu nennen, schaut DolmiDesk™ hier nach und weiß:

„Dieser Kunde wird standardmäßig über die AOK Hessen abgerechnet.“

Damit stehen Preis, Rechnungsvorlage und Versandadresse fest – alles, was Du beim Kostenträger hinterlegt hast.

Die Liste Deiner Kunden – mit dem jeweiligen Standard-Kostenträger

1. Neuer Kunde legt einen Eintrag an.
2. Ein Klick auf eine Zeile öffnet ihn zum Bearbeiten.

Die Felder im Detail

Ein Kunde mit seinen Stammdaten und dem Standard-Kostenträger

Feld	Erklärung
1 Bezeichnung	Der Kurzname zur schnellen Identifikation – und der Name, den Du im Kalender schreibst. Kurz und eindeutig, z. B. Frau Schulz oder DB statt Deutsche Bahn AG.
2 Name	Der vollständige Name. Er steht als Platzhalter für Deine Rechnungsvorlagen bereit.
Versicherungsnummer	Optional. Für Abrechnungen mit Krankenkassen.
Geburtsdatum	Optional. Von manchen Behörden zur Identifikation verlangt.
Aktenzeichen	Optional. Das Zeichen, unter dem der Vorgang beim Kostenträger läuft.
3 Standard-Kostenträger	Wer die Rechnungen dieses Kunden normalerweise bezahlt. Wird beim Anlegen eines Auftrags automatisch vorgeschlagen.

warnung

Halte die Bezeichnung eindeutig. Bei mehreren Personen mit demselben Namen unterscheide sie – Max Mustermann (Privat) und Max Mustermann (Firma XYZ). Der Kalender-Import sucht genau nach dieser Bezeichnung (und findet sie auch mit kleinen Tippfehlern).

Die Zusatzdaten landen auf der Rechnung

Name, Geburtsdatum, Versicherungsnummer und Aktenzeichen stehen in den Rechnungsvorlagen als Platzhalter der Gruppe „Kunde“ bereit. So bekommt die Krankenkasse ihre Versicherungsnummer und das Gericht sein Aktenzeichen, ohne dass Du etwas abtippst.

Der Standard ist nur ein Vorschlag

Zahlt ausnahmsweise jemand anderes, überschreibst Du das pro Auftrag – im Auftrag selbst oder direkt im Kalendertermin mit einer Zeile Kostenträger: …. Mehr dazu unter Der Import-Prozess.

Anleitung: Einen neuen Kunden anlegen

Du hast einen neuen Klienten, „Max Mustermann“, dessen Rechnungen an die AOK Hessen gehen.

Kunden anlegen

Klicke auf Neuer Kunde.

Namen eintragen

Bezeichnung	Name
Max Mustermann	Herr Max Mustermann

So schreibst Du im Kalender Max Mustermann, während auf der Rechnung Herr Max Mustermann erscheint.

Zusatzdaten ergänzen

Versicherungsnummer	Geburtsdatum
M-12345678	01.01.1990

Beides ist optional – aber wenn die Krankenkasse die Versicherungsnummer auf der Rechnung sehen will, ist sie hier genau richtig aufgehoben.

Kostenträger verknüpfen

Wähle unter Standard-Kostenträger den Eintrag AOK Hessen. Fehlt er noch, legst Du ihn über Jetzt anlegen direkt aus diesem Formular heraus an.

Speichern

Fertig.

Das Ergebnis: Trägst Du im Kalender Kunde: Max Mustermann ein, weiß DolmiDesk™ sofort, wer die Rechnung bekommt, an welche Adresse sie geht, nach welchem Modell gerechnet wird und wie sie aussieht.

Ändern und Löschen

• Ein Kunde, der bereits an einem Auftrag hängt, lässt sich nicht löschen – ändern aber jederzeit.
• Bereits ausgestellte Rechnungen behalten ihre eigene Kopie der Daten. Ein korrigierter Name erscheint also nicht rückwirkend auf alten Belegen.

Nächster Schritt

Die Stammdaten stehen. Jetzt geht es an die tägliche Arbeit: Aufträge.