Der Import-Prozess: Vom Kalender zum Auftrag

Der Kern von DolmiDesk™ ist die Verwandlung Deiner Kalendertermine in fertig vorbereitete Aufträge.

Dieser Artikel erklärt den kompletten Fluss: wie Du Termine einträgst, wie das System sie versteht (Logik) und was beim Import in den Aufträgen ankommt.

Bevor es losgeht

Damit ein Termin überhaupt „gesehen“ wird, gelten drei Regeln. Alle drei stellst Du unter Einstellungen → Konnektoren ein (siehe Erste Schritte):

• Der Kalender: Es wird ausschließlich aus dem Kalender gelesen, den Du bei Kalender für den Import ausgewählt hast.
• Die Farbe: Hast Du eine Termin-Farbe gewählt, werden nur Termine dieser Farbe importiert – ideal, um private Termine draußen zu lassen. Mit „alle Farben“ zählt jeder Termin des Kalenders.
• Das Zeitfenster: Importiert wird nur, was ins eingestellte Alter fällt – nicht älter als der rechte Regler und mindestens so alt wie der linke. Zukünftige Termine werden nie importiert.

tipp

Das Zeitfenster wirkt sofort auf die Liste, nicht erst beim nächsten Sync. Fehlt ein Termin, ist er meistens zu neu (linker Regler) oder zu alt (rechter Regler).

Wie und wann wird importiert?

Öffne Aufträge → Importieren. Der Dialog zeigt Dir jeden gefundenen Termin als Vorschau – so, wie er als Auftrag ankommen würde.

Der Import-Dialog mit den gefundenen Terminen

1. Die Kopfzeile zeigt, woraus gerade importiert wird: Kalender, Farbe und Zeitfenster.
2. Jede Zeile ist eine Vorschau des künftigen Auftrags – mit Datum, Anlass, Kunde · Kostenträger und dem voraussichtlichen Betrag.
3. Unvollständige Termine werden trotzdem importiert. Die Vorschau sagt Dir nur vorab, wie viele Angaben Du danach noch ergänzen musst.
4. Neu synchronisieren liest den Kalender frisch ein – nach jeder Änderung an einem Termin der richtige Knopf.
5. Alle importieren legt aus allen angezeigten Terminen Aufträge an. Eine Einzelauswahl gibt es bewusst nicht: Was Du nicht importieren möchtest, hältst Du über Farbe und Zeitfenster draußen.

Automatischer Import

Unter Einstellungen → Konnektoren → Häufigkeit des automatischen Imports kannst Du den Import auf täglich, wöchentlich oder monatlich stellen. DolmiDesk™ liest den Kalender dann selbstständig und legt die Aufträge direkt an – ganz ohne diesen Dialog. Steht die Einstellung auf Nur manuell, passiert im Hintergrund nichts, und der Kalender wird ausschließlich gelesen, wenn Du auf Neu synchronisieren klickst.

Der Kalender als Eingabemaske

Du nutzt den Google Kalender nicht nur für die Zeitplanung, sondern um dem System Daten zu füttern. Das ist die logische Stelle: Du verwaltest Deine Termine dort ohnehin und hast alle Infos schon parat – wir brauchen sie nur noch im Auftrag.

Das System liest diese Felder automatisch aus:

Kalender-Eintrag mit den wichtigsten Feldern

Hier die Übersicht:

Kalender-Feld	Ziel im Auftrag	Funktion
1. Titel	Anlass und Typ	Beschreibt, was gemacht wurde. Ein Präfix (s. u.) steuert die Abrechnungsart und wird aus dem Anlass entfernt.
2. Ort	Einsatzadresse	Ziel der Routenberechnung.
3. Datum/Zeit	Einsatzdatum, Beginn, Ende	Basis für Honorar und Wegketten.
4. Beschreibung	Kunde, Kostenträger u. a.	Felder, die der Kalender nicht kennt (siehe Die Beschreibung).
4. Anhänge	Anlagen	Dateien am Termin (Laufzettel, Einsatzbestätigungen) werden mitimportiert und liegen am Auftrag bereit.

Die Typ-Erkennung (Steuercodes)

Über den Titel sagst Du dem System, wie der Auftrag abgerechnet werden soll. Das Schlüsselwort muss ganz am Anfang stehen.

Präfix im Titel	Typ	Auswirkung auf die Abrechnung
[Online] …	Online	• Keine Fahrtkosten. • Keine Adressen. • Ggf. Online-Pauschale.
[Ausfall] …	Ausfall	• Volle Fahrtkosten (Du warst vor Ort). • Honorar nach Ausfallstaffel.
[Absage] …	Absage	• Keine Fahrtkosten (Du bist gar nicht losgefahren). • Honorar nach Ausfallstaffel.
(kein Präfix)	Vor Ort	• Standard: Honorar nach Zeit + Fahrtkosten.

Die eckigen Klammern sind optional: Ausfall: Amtsgericht, Absage – Herr Meier oder Online Beratung funktionieren genauso. Erkannt werden auch die Schreibweisen abgesagt, storniert, ausgefallen, no-show, remote – jeweils auf Deutsch, Englisch und Russisch.

Beispiel:

• Kalender: [Ausfall] Gerichtstermin Müller
• Auftrag: Anlass = „Gerichtstermin Müller“, Typ = Ausfall, Abrechnung nach Ausfallstaffel + volle Fahrtkosten.

Der Steuercode wird also entfernt und landet nicht im Anlass.

Online auch ohne Präfix

Steht im Feld Ort ein Link zu Zoom, Teams, Meet, Webex oder Skype, erkennt DolmiDesk™ den Termin von allein als Online-Termin. Umgekehrt heißt das: Trag im Ort keine Web-Adresse ein, wenn Du tatsächlich hinfährst – sonst gilt der Termin als online und es werden keine Fahrtkosten berechnet.

Die Beschreibung: zusätzliche Angaben

Im Beschreibungsfeld des Termins übergibst Du Daten, die der Google Kalender nicht kennt. Syntax: Schlüssel: Wert, eine Angabe pro Zeile.

Kunde: Max Mustermann
Kostenträger: Polizei Frankfurt

Diese Schlüssel versteht DolmiDesk™:

Schlüssel	Auch erkannt als	Wirkung
Kunde	Kundin, Klient, Client, Customer, Клиент	Ordnet den Auftrag diesem Kunden zu.
Kostenträger	Empfänger, Payer, Recipient, Плательщик	Setzt den Kostenträger, der die Rechnung bekommt.
Einsatzadresse	Einsatzort, Adresse, Ort, Address, Адрес	Überschreibt die Adresse aus dem Kalender-Feld „Ort“.
Transportmittel	Transport, Verkehrsmittel, Fortbewegung, Транспорт	Legt das Verkehrsmittel für diesen einen Termin fest.

Alle anderen Zeilen der Beschreibung werden ignoriert – Deine Notizen für Dich selbst stören also nicht.

Beim Transportmittel versteht das System die üblichen Wörter: Bahn, Zug, ÖPNV, Bus und Tram bedeuten öffentliche Verkehrsmittel, Auto, PKW oder Wagen die Fahrt mit dem Wagen, und kein oder zu Fuß bedeutet: keine Fahrt berechnen. Ohne Angabe gilt Dein Standard-Verkehrsmittel aus den Einstellungen.

So entscheidet das System

Deine Angabe in der Beschreibung

Was Du dort schreibst, gewinnt. Kostenträger: Polizei Frankfurt gilt auch dann, wenn beim Kunden etwas anderes hinterlegt ist.

• Szenario: Der Kunde „Max Mustermann“ rechnet sonst über das Amtsgericht ab. Diesmal zahlt die Polizei.
• Lösung:

  Kunde: Max Mustermann
  Kostenträger: Polizei Frankfurt
• Ergebnis: Der Auftrag bekommt die Polizei als Kostenträger – vorausgesetzt, sie existiert in Deinen Kostenträger-Stammdaten.

Der Standard aus den Stammdaten

Nennst Du keinen Kostenträger, nimmt DolmiDesk™ den Standard-Kostenträger des Kunden. Deshalb reicht in den allermeisten Terminen die eine Zeile Kunde: ….

Die Daten aus dem Kalender

Für alles Übrige – Anlass, Adresse, Datum und Zeiten – gelten die Kalender-Felder selbst.

Tippfehler sind erlaubt

Findet DolmiDesk™ einen Namen nicht wortwörtlich in den Stammdaten, sucht es den ähnlichsten Eintrag (Levenshtein-Distanz [1]). Aus Kunde: Max Mustrmann wird so trotzdem Max Mustermann.

Verglichen wird dabei sowohl mit der Bezeichnung („Frau Schulz“) als auch mit dem vollen Namen („Anna Schulz“) – Du kannst also schreiben, was Dir im Kalender leichter fällt.

Wie großzügig gesucht wird – und ob überhaupt – stellst Du unter Einstellungen → Allgemein → Auftrags-Erkennung ein.

Was passiert, wenn niemand passt?

Nichts geht verloren. Der Name aus dem Kalender wird am Auftrag als „(nicht im System)“ angezeigt, damit Du siehst, wen der Termin gemeint hat, und ihn mit einem Klick zuordnen kannst.

Die Ketten-Logik (Fahrtkosten)

Das System erkennt, ob Du mehrere Termine an einem Tag hast. Die Regel: Liegen zwischen dem Ende von Termin A und dem Start von Termin B weniger als 2 Stunden (einstellbar unter Einstellungen → Allgemein → Max. Stunden je Wegkette), bilden sie eine Kette.

Ketten-Logik für Fahrtkosten

warnung

Bei öffentlichen Verkehrsmitteln liefert Google Maps Fahrpläne nur für die jüngste Vergangenheit (etwa eine Woche) und die Zukunft. Für ältere Termine wird ersatzweise derselbe Wochentag in der nahen Zukunft zur selben Uhrzeit herangezogen – die Zeiten sind dann realistisch, aber nicht die tatsächlich gefahrenen. Wenn Dir das wichtig ist, hol Deine Termine zeitnah herein und setze das Import-Zeitfenster nicht weiter als eine Woche zurück.

Szenarien für Fahrtkosten im Detail

Hier die fünf wichtigsten Szenarien:

1. Einzel-Termin:

   • Du fährst: Zuhause → Termin → Zuhause.
   • Abrechnung: volle Anreise + volle Abreise.

2. Die Kette (Termin A und B liegen nah beieinander):

   • Du fährst: Zuhause → Termin A → Termin B → Zuhause.
   • Termin A: volle Anreise (von Zuhause). Die Abreise wird halbiert, da Du ja nicht nach Hause fährst; die andere Hälfte trägt der nächste Termin.
   • Termin B: halbe Anreise (der Weg von A nach B), volle Abreise (nach Hause).

3. Kette unterbrochen (Pause > 2 h):

   • Du fährst: Zuhause → Termin A → Zuhause, Pause, Zuhause → Termin B → Zuhause.
   • Das System nimmt an, Du bist zwischendurch nach Hause gefahren, und rechnet beide Termine einzeln.

4. Online in der Kette:

   • Ein Online-Termin erzeugt nie Fahrtkosten – und er verbindet auch keine Termine.
   • Bei Termin A (Vor Ort) → Termin B (Online) → Termin C (Vor Ort) wird gerechnet, als würdest Du nach A nach Hause fahren und für C erneut losfahren.

5. Absage:

   • Ein Absage-Termin erzeugt keine Fahrtkosten und ist von der Ketten-Logik ausgenommen – Du bist ja nicht hingefahren.
   • Ein Ausfall dagegen zählt als echte Fahrt und kettet ganz normal mit seinen Nachbarn.

Transportmittel steuern

Standardmäßig gilt Dein Standard-Verkehrsmittel aus den Einstellungen. Pro Termin überschreibst Du es mit Transportmittel: Auto in der Beschreibung, und im fertigen Auftrag kannst Du es jederzeit umstellen – die Route wird dann neu berechnet.

warnung

Die Kilometer werden immer auf Basis der PKW-Strecke ermittelt, da dies meist die Abrechnungsgrundlage für Kilometerpauschalen ist. Die Fahrzeit richtet sich dagegen nach dem gewählten Verkehrsmittel.

Was beim Import passiert

Aus jedem Termin wird ein Auftrag – und zwar fertig vorbereitet:

• Er bekommt seine Auftragsnummer nach dem Format aus Deinen Einstellungen.
• Die Route wird berechnet: Anreise und Abreise mit Zeiten und Kilometern, inklusive der Pufferzeiten vor und nach dem Termin. Genau das, was der Knopf „Automatisch berechnen“ im Auftrag macht.
• Anhänge vom Termin werden heruntergeladen und als Anlagen an den Auftrag gehängt.
• Über den Kostenträger kommt das Abrechnungsmodell dazu – damit steht sofort ein Preis in der Liste.

Die importierten Termine in der Auftragsliste

Ein Termin, der schon einmal importiert wurde, taucht nie wieder im Import-Dialog auf – auch nicht nach einem erneuten Sync. Löschst Du den zugehörigen Auftrag, ohne den Kalendertermin zu löschen, wird er beim nächsten Import allerdings wieder angeboten.

Vollständigkeitsprüfung

Nach dem Import prüft DolmiDesk™, ob alles beisammen ist, um abzurechnen. Das Ergebnis siehst Du als Status an jedem Auftrag:

• Unvollständig – es fehlt noch etwas. Die Liste zeigt, wie viele Angaben es sind.
• Abrechenbar – der Auftrag kann in eine Rechnung.
• Abgerechnet – er hängt bereits an einer Rechnung.

Fehlende Pflichtangaben sind im Auftrag farbig markiert

Für die Prüfung gelten diese Regeln:

Angabe	Notwendig für die Abrechnung?
Einsatzdatum, Beginn, Ende	Immer
Anlass	Immer
Kunde	Immer
Kostenträger	Immer
Abrechnungsmodell	Immer (kommt normalerweise vom Kostenträger)
Abgesagt am, abgesagt durch, Auftraggeber	Nur bei Ausfall und Absage
Verkehrsmittel	Nur bei Vor Ort und Ausfall
Start-, Einsatz- und Endadresse	Nur bei Vor Ort und Ausfall
Fahrzeiten und Distanzen	Nur bei Vor Ort und Ausfall
Deutschland-Ticket oder Ticketpreis	Nur bei Fahrten mit ÖPNV
Parkbeleg	Nur bei Autofahrten mit Parkkosten

tipp

Am schnellsten arbeitest Du die Liste über den Filter Unvollständig ab: Jede Zeile sagt Dir, wie viele Angaben fehlen, und im geöffneten Auftrag sind genau diese Felder markiert.

Wenn sich ein Termin ändert

Verschiebst, benennst oder löschst Du einen Termin im Kalender, kommt es darauf an, ob er schon importiert wurde:

• Noch nicht importiert: Klicke im Import-Dialog auf Neu synchronisieren. Der Kalender wird komplett neu eingelesen, und die Vorschau steht mit den aktuellen Titeln, Zeiten, Kunden – und einer frisch gerechneten Wegkette – wieder da.
• Schon importiert: Der Auftrag gehört jetzt Dir, nicht mehr dem Kalender. Änderungen am Termin wirken nicht mehr auf ihn; korrigiere ihn direkt in DolmiDesk™. Soll er komplett neu aufgebaut werden, lösche den Auftrag und importiere den Termin erneut.

Wegketten hängen am ganzen Tag

Fügst Du einem Tag nachträglich einen Termin hinzu, ändert sich die Fahrt-Aufteilung der Nachbartermine mit. Sind diese schon importiert, rechnet DolmiDesk™ sie nicht neu – prüfe in dem Fall die Fahrtdaten der betroffenen Aufträge, oder importiere den Tag als Ganzes neu.

Ein perfekter Kalender-Eintrag

So sieht ein vollständig genutzter Eintrag aus:

Titel: Gerichtstermin Herr Müller Zeit: 09:00 – 11:00 Ort: Gerichtsstraße 2, Frankfurt Beschreibung:

Kunde: Max Müller
Transportmittel: Auto
Bitte am Eingang warten

DolmiDesk™ wird:

1. Den Kunden „Max Müller“ erkennen und dessen Standard-Kostenträger (z. B. „Landgericht“) übernehmen.
2. Den Anlass „Gerichtstermin Herr Müller“ eintragen, Typ Vor Ort.
3. Die Route mit dem Auto berechnen – Anreise und Abreise, Zeiten und Kilometer.
4. Über den Kostenträger das Abrechnungsmodell ziehen und den Betrag anzeigen.
5. Die letzte Zeile ignorieren, weil sie kein bekannter Schlüssel ist.

Nächster Schritt

Aus abrechenbaren Aufträgen werden Rechnungen: Rechnungen erstellen.

1. Wikipedia, „Levenshtein-Distanz“. [Online]. Verfügbar unter: https://de.wikipedia.org/wiki/Levenshtein-Distanz ⤴