Abrechnungsmodelle: Die Tarif-Logik
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Autor: Dmitry Dugarev
Damit DolmiDesk™ automatisch die korrekten Preise berechnen kann, müssen die „Spielregeln“ hinterlegt sein. Da Dolmetscher-Honorare selten aus einem einzigen Satz bestehen – JVEG, Fahrzeit-Pauschalen, Kilometergeld, Ausfallstaffeln – bündelt ein Abrechnungsmodell alles, was den Preis eines Auftrags bestimmt.
Du findest sie in der Navigation unter Abrechnungsmodelle.
- Neues Modell legt ein leeres Modell an.
- Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Modell im Editor.
Das Konzept: fünf Blöcke
Ein Modell ist ein Formular aus fünf Blöcken. Jeder Block beantwortet eine Frage:
| Block | Frage |
|---|---|
| 1 Identität | Wie heißt das Modell? |
| 2 Dolmetschhonorar | Was kostet die Dolmetschzeit? |
| 3 Fahrtkosten | Wie wird die Reise vergütet – die Zeit und die Strecke? |
| 4 Ausfall & Absage | Was gibt es, wenn der Einsatz nicht stattfindet? |
| 5 Zusätzliche Pauschalen | Was kommt immer (oder bei Online) obendrauf? |
- Voreinstellung laden füllt alle Blöcke mit den Werten eines der drei Regelwerke – ein guter Startpunkt, den Du danach anpasst.
- Block 1 – Identität.
- Block 2 – Dolmetschhonorar. Und so weiter nach unten.
Die Berechnungslogik
Wenn eine Rechnung entsteht, läuft der Auftrag durch genau diesen Pfad:
Das heißt im Klartext: Honorar und Fahrtkosten entstehen unabhängig voneinander. Genau deshalb kann ein Modell wie das JVEG die Reisezeit im Honorar abrechnen und zusätzlich 0,42 €/km ansetzen, während der LWV eine Fahrzeit-Pauschale und 0,35 €/km kennt.
Jetzt schauen wir uns die Blöcke im Detail an.
Identität
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Name | Der eindeutige Name des Tarifs – so taucht er beim Kostenträger und auf der Rechnung auf. |
| Farbe | Der Farbpunkt in Listen. Praktisch, um Modelle auf einen Blick zu unterscheiden. |
| Beschreibung | Optional. Wofür gilt das Modell, woher stammen die Sätze? |
Dolmetschhonorar
Das Rückgrat jedes Modells.
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Stundensatz (€) | Pflichtfeld. Die abgerechnete Dauer wird auf die nächste halbe Stunde aufgerundet. |
| Zuschlag Nacht/Wochenende (%) | Prozentualer Aufschlag auf das Honorar, wenn der Auftrag als Nacht-, Wochenend- oder Feiertagseinsatz markiert ist (JVEG § 9 Abs. 6: 20). Leer lassen, wenn es keinen gibt. |
| Rundungstoleranz (Min.) | Minuten über einer halben Stunde, die vor dem Aufrunden erlassen werden. |
Die Rundungstoleranz lohnt einen zweiten Blick:
- 0 (Standard): streng aufgerundet. 1:31 Std → 2,0 Std.
- 15: eine Viertelstunde wird verziehen, das entspricht kaufmännischem Runden auf die halbe Stunde. 1:31 Std → 1,5 Std, 1:46 Std → 2,0 Std.
Sie kann eine Rechnung nur senken, nie erhöhen – Du verschenkst also im Zweifel Minuten, statt zu viel zu berechnen.
Fahrtkosten
Der Block, der die meiste Verwirrung erspart: Reisezeit und Wegstrecke sind zwei getrennte Fragen, und beide dürfen gleichzeitig gelten.
A · Reisezeit-Vergütung – wie wird die Zeit auf der Straße bezahlt? Genau eine Option:
| Option | Wirkung | Typisch für |
|---|---|---|
| In der Dolmetschzeit enthalten | Reisezeit wird zur Dolmetschzeit addiert und mit dem Stundensatz vergütet (Rundung auf die Gesamtzeit). Keine eigene Position. | JVEG |
| Nach Reisezeit | Reisezeit × Fahrtstundensatz, als eigene Position. | eigene Vereinbarungen |
| Pauschale nach Distanz | Gestaffelter Festbetrag nach Wegstrecke – deckt Fahrt- und Wartezeit ab. | LWV, HessBGGAV |
| Keine | Reisezeit wird nicht gesondert vergütet. | – |
B · Wegstrecke / Fahrtkosten – wird die Strecke selbst erstattet?
| Option | Wirkung |
|---|---|
| Keine | Keine separate Wegstreckenentschädigung. |
| Pro Kilometer | Kilometer × fester Satz (JVEG § 5 Abs. 2: 0,42 €/km; HRKG: 0,35 €/km). |
Bei beiden Teilen legst Du fest, welche Distanz zählt:
- Gesamt – Hin- und Rückweg zusammen (LWV, JVEG).
- Einfach – nur die längste Strecke (HessBGGAV).
Ausfall & Absage
Was gibt es, wenn der Einsatz nicht stattgefunden hat? Zwei Möglichkeiten:
| Option | Wirkung |
|---|---|
| Wie ein normaler Einsatz | Geplante Dauer × Stundensatz. |
| Gestaffelte Ausfallpauschale | Fester Betrag je nach geplanter Dauer – siehe Staffel-Baukasten. |
Der Unterschied zwischen den beiden Auftragstypen steckt in der Fahrt: Bei einer Absage bist Du gar nicht losgefahren, es gibt also nur das Ausfallhonorar. Bei einem Ausfall warst Du vor Ort – die Fahrt wird ganz normal wie bei einem Vor-Ort-Termin vergütet.
Drei weitere Felder betreffen Fristen und Ausnahmen:
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Frist für Ausfallkosten (Tage) | Wie kurzfristig die Absage gekommen sein muss, damit der Kostenträger überhaupt zahlt. JVEG 2 · HessBGGAV 0 · LWV 2. Die Frist verhindert nie eine Rechnung – DolmiDesk™ warnt nur. |
| Fristart | Kalendertage (JVEG, HessBGGAV) oder Werktage Mo.–Fr. (LWV). |
| Ausfallentschädigung ersetzt die Fahrtvergütung | Beim HessBGGAV werden 75 € „anstelle der Vergütung nach Buchst. a bis c“ gezahlt – dann entfallen Reisezeit und Kilometergeld. Bei LWV und JVEG kommt die Fahrt obendrauf. |
| Anspruch verfällt nach (Tagen) | Frist, in der abgerechnet sein muss (JVEG § 2 Abs. 1: 90 Tage). Auch das ist nur eine Warnung. |
Zusätzliche Pauschalen
Alles optional – leer lassen heißt „nicht berechnen“.
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Online-Pauschale (€) | Nur bei Online-Einsätzen (LWV: 23,25 €). |
| Vorbereitungspauschale (€) | Kommt auf jede Rechnung dieses Modells. |
| Sonstiges (€) | Freier fixer Zuschlag, ebenfalls immer. |
Der Staffel-Baukasten
Überall dort, wo ein Festbetrag von einer Größe abhängt – von der Entfernung bei der Reisezeit-Pauschale, von der Dauer bei der Ausfallpauschale –, baust Du die Werte in derselben kleinen Tabelle zusammen.
- Die Grenze – bis zu welchem Wert diese Stufe gilt.
- Der Betrag – was in dieser Stufe berechnet wird.
- Die offene Stufe – die letzte Zeile hat keine Grenze („ab 170 km · alles darüber“) und fängt alles ab, was über der vorletzten Grenze liegt. Sie ist immer da und lässt sich nicht löschen.
- Stufe hinzufügen setzt eine neue Zeile vor die offene Stufe.
So liest das System die Staffel:
Es gilt die erste Stufe, deren Grenze größer oder gleich dem gemessenen Wert ist. Passt keine, greift die offene Stufe.
Für die Staffel oben (Distanzberechnung „Gesamt“) heißt das:
| Gefahrene Strecke | Passende Stufe | Betrag |
|---|---|---|
| 25 km hin + 25 km zurück = 50 km | bis 50 km | 66,00 € |
| 60 km + 60 km = 120 km | bis 170 km | 164,00 € |
| 100 km + 100 km = 200 km | ab 170 km | 219,00 € |
Ein paar Regeln, die der Editor durchsetzt:
- Die Grenzen müssen aufsteigend sein – jede Stufe größer als die vorige.
- Ein Betrag darf nicht kleiner sein als der der vorigen Stufe (sonst: „Nicht günstiger als vorige Stufe“).
- Bei Ausfallstaffeln sind nur halbe Stunden als Grenze erlaubt.
- Verglichen wird mit dem Wert, der auch auf der Rechnung steht: die aufgerundete Distanz in ganzen Kilometern bzw. die abgerechnete Dauer nach Rundung und Toleranz.
Modell testen
Bevor Du ein Modell auf echte Aufträge loslässt, kannst Du es ausprobieren. Der Knopf Modell testen unten im Editor schickt Beispiel-Einsätze durch dieselbe Rechenmaschine, die später die Rechnung erzeugt.
- Ein Szenario wählen – Standard-Einsatz, langer Einsatz, Kurzeinsatz, Online, Ausfall oder Absage. Danach kannst Du Auftragstyp, Zeiten und Distanzen frei ändern.
- Das Ergebnis – genau die Positionen, die später auf der Rechnung erscheinen, samt Netto und Brutto.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Das Modell LWV (93 €/Std · Fahrtpauschale nach Gesamtstrecke · 0,35 €/km) mit einem Standard-Einsatz:
- Dolmetschzeit: 2,0 Std
- Reisezeit: 0,75 Std
- Distanz: 25 km hin, 25 km zurück
| Position | Woher | Betrag |
|---|---|---|
| Dolmetschhonorar (2,0 Std × 93,00 €) | Block 2 – Dauer × Stundensatz | 186,00 € |
| Fahrtkostenpauschale (50 km) | Block 3 A – Staffel, Stufe „bis 50 km“ | 66,00 € |
| Fahrtkosten (50 km × 0,35 €) | Block 3 B – Kilometer × Satz | 17,50 € |
| Netto | 269,50 € |
Zwei Dinge lassen sich daran ablesen:
- Die 0,75 Std Reisezeit tauchen nirgends auf – sie sind mit der Pauschale aus Teil A abgegolten. Beim JVEG wäre es umgekehrt: dort würden sie zur Dolmetschzeit addiert (2,0 + 0,75 → aufgerundet 3,0 Std) und es gäbe keine Fahrtpauschale, dafür 0,42 €/km.
- A und B addieren sich. Die Pauschale vergütet die Zeit, das Kilometergeld die Strecke – beides nebeneinander ist beim LWV genau richtig.
Anleitung: Ein neues Abrechnungsmodell anlegen
Angenommen, Du hast einen neuen Kostenträger „Behörde X“ mit eigenen Regeln: 80 € pro Stunde, pauschal 50 € Fahrtkosten bis 20 km und 100 € darüber, bei Ausfall immer zwei Stunden.
Modell anlegen
Klicke in der Liste auf Neues Modell. Wenn ein bestehendes Regelwerk Deinem nahekommt, lade es über Voreinstellung laden und passe es an – das spart die halbe Arbeit.
Identität und Honorar
Trag als Name Behörde X ein, wähle eine Farbe und setze den Stundensatz auf 80. Zuschlag und Rundungstoleranz lässt Du leer, wenn die Behörde nichts dergleichen vorsieht.
Fahrtkosten
Die Behörde zahlt eine reine Pauschale, kein Kilometergeld:
- A · Reisezeit-Vergütung:
Pauschale nach Distanz, DistanzberechnungGesamt. - Die Staffel bekommt eine Stufe und die offene Stufe:
| Stufe | Betrag |
|---|---|
| bis 20 km | 50,00 € |
| ab 20 km · alles darüber | 100,00 € |
- B · Wegstrecke:
Keine.
Ausfallregeln
Bei Ausfall zahlt die Behörde immer zwei Stunden, egal wie lang der Einsatz geplant war. Wähle Gestaffelte Ausfallpauschale und lass nur die offene Stufe stehen:
| Stufe | Betrag |
|---|---|
| ab 0 Std · alles darüber | 160,00 € |
Testen und speichern
Klicke auf Modell testen und prüfe die Szenarien „Standard-Einsatz“ und „Ausfall“. Stimmen die Beträge, speicherst Du das Modell.
Dem Kostenträger zuweisen
Öffne den Kostenträger „Behörde X“ und wähle im Abschnitt Abrechnung das neue Modell aus. Ab jetzt wird jeder Auftrag dieses Kostenträgers danach berechnet.
Änderungen und Versionen
Ein Abrechnungsmodell ist nichts, was man einmal anlegt und nie wieder anfasst – Sätze werden angehoben, Vereinbarungen ändern sich. Damit alte Rechnungen davon unberührt bleiben, erzeugt jede Änderung eine neue Version.
- Bereits geschriebene Rechnungen behalten die Version, mit der sie berechnet wurden. Rückwirkend ändert sich nie etwas.
- Frühere Versionen findest Du im Editor unter Verlauf – schreibgeschützt, aber jederzeit einsehbar.
- Ein Modell, das schon auf einer Rechnung steht, lässt sich nicht mehr löschen. Wenn Du eine Variante brauchst, nutze Duplizieren.
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