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Allgemeine Geschäftsbedingungen

Hier findest Du die Bedingungen, unter denen Du DolmiDesk nutzen kannst.

Stand: 14. Oktober 2026

Geltungsbereich und Vertragspartner​

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung der Software-as-a-Service-Anwendung DolmiDesk (erreichbar unter app.dolmidesk.com) sowie der zugehörigen Website dolmidesk.com.

1.2 Anbieter und Vertragspartner ist:

1.3 DolmiDesk richtet sich an Dolmetscherinnen, Dolmetscher und Übersetzungsdienstleister. Wir schließen Verträge ausschließlich mit Unternehmern im Sinne des § 14 BGB. Mit Deiner Bestellung bestätigst Du, dass Du in Ausübung Deiner gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handelst. Als Verbraucher im Sinne des § 13 BGB kannst Du DolmiDesk nicht buchen.

1.4 Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, sofern wir ihnen nicht ausdrücklich und in Textform zugestimmt haben.

Leistungsbeschreibung​

2.1 DolmiDesk ist eine webbasierte Anwendung zur Verwaltung von Dolmetsch-Aufträgen und zur Abrechnung. In jedem Paket umfasst sie insbesondere die folgenden Grundfunktionen:

  • die Anbindung eines Google-Kalenders und die Übernahme von Terminen als Aufträge per Klick (im Paket Pro zusätzlich automatisch im Hintergrund, Ziffer 2.2),
  • die Verwaltung von Kundinnen und Kunden, Empfängerinnen und Empfängern, Kostenträgern und Abrechnungsmodellen (u. a. Stundensätze, Rundung, Ausfallhonorare, Pauschalen),
  • die automatische Berechnung von Honoraren, Fahrtzeiten, Fahrtkosten (einschließlich Fahrtkostenketten bei Folgeterminen) und Ausfallhonoraren,
  • die Erstellung von Rechnungen aus abgeschlossenen Aufträgen als PDF nach Deiner eigenen Vorlage sowie von E-Rechnungen (ZUGFeRD, für öffentliche Auftraggeber XRechnung),
  • die Erstellung und den Versand von Kostenvoranschlägen (einschließlich Bindefrist),
  • den Versand von Rechnungen samt Anlagen per E-Mail,
  • ein dreistufiges Mahnwesen einschließlich des Versands der von Dir erstellten Mahnungen,
  • die revisionssichere Ablage der erzeugten Dokumente (Dokumenten-Tresor) sowie Exportfunktionen (u. a. GoBD-Export für Steuerberatung und Betriebsprüfung, Datenexport).

Welche Funktionen darüber hinaus zur Verfügung stehen, richtet sich nach dem gebuchten Paket (Ziffer 2.2).

2.2 Pakete. Maßgeblich ist die bei Vertragsschluss auf dolmidesk.com abrufbare Paketbeschreibung. Jedes Paket enthält die Grundfunktionen nach Ziffer 2.1. Die Pakete unterscheiden sich im Einsatz-Kontingent (Ziffer 2.2a), in zusätzlichen Funktionen und im Umfang des Supports:

  • Start: bis zu 8 Einsätze je Kalendermonat und die Grundfunktionen nach Ziffer 2.1. Ein Support wird nicht zugesagt: Dir stehen Handbuch und FAQ zur Verfügung; Fehlermeldungen kannst Du über das Kontaktformular in der Anwendung übermitteln, ohne dass eine Antwortzeit zugesagt wird.

  • Standard: bis zu 24 Einsätze je Kalendermonat. Zusätzlich zu Start: Auswertungen zu Aufträgen, Rechnungen und Kostenvoranschlägen mit CSV-Export sowie der automatische Mahnversand. Dazu E-Mail-Support mit einer ersten Antwort innerhalb von 3 Werktagen, ein persönliches Onboarding (gemeinsame Einrichtung von Konto und Kalenderanbindung) und die einmalige Übernahme Deiner bisherigen Kundendaten und Rechnungen (Datenübernahme).

  • Pro: unbegrenzt viele Einsätze. Zusätzlich zu Standard:

    • der Autopilot: die automatische Übernahme von Kalenderterminen im Hintergrund sowie die automatische Erstellung von Rechnungen und deren automatischer Versand an den Kostenträger,
    • Steuer und Buchhaltung: Belege mit automatischem Auslesen der Beträge (Texterkennung), EÜR- und Umsatzsteuer-Übersicht, DATEV-Export Deiner Belege für die Steuerberatung, eine automatische Kopie (BCC) versendeter Rechnungen an Deine Steuerberatung oder Buchhaltung sowie das Einlesen von Kontoauszügen (derzeit N26), bei dem Zahlungen den Rechnungen zugeordnet werden,
    • der API-Zugang mit eigenen Schlüsseln,
    • der KI-Assistent: die Verbindung eines KI-Assistenten mit Deinem Konto über das Model Context Protocol (MCP) nach Ziffer 2.6.

    Dazu priorisierter E-Mail-Support mit einer ersten Antwort innerhalb von 24 Stunden, wobei nur Stunden zählen, die auf Werktage fallen, ein persönliches Onboarding, die Datenübernahme sowie früher Zugriff auf neue Funktionen als Vorabfunktionen nach Ziffer 8.5.

Werktage im Sinne dieser AGB sind Montag bis Freitag mit Ausnahme der gesetzlichen Feiertage in Hessen sowie des 24. und des 31. Dezember. Für die Pakete Standard und Pro gilt ergänzend unsere Service-Level-Vereinbarung (SLA). Sie regelt insbesondere die Servicezeiten, die Bearbeitung von Support-Anfragen, die Antwortzeiten, die Verfügbarkeit sowie Gutschriften, wenn wir diese Zusagen nicht einhalten. Für das Paket Start gilt die SLA nicht; dort werden weder eine bestimmte Verfügbarkeit noch Antwortzeiten noch Gutschriften zugesagt. Sicherheitsvorfälle und Anliegen, die unsere Pflichten als Auftragsverarbeiter nach der DSGVO betreffen, bearbeiten wir in jedem Paket unverzüglich und unabhängig von der SLA.

2.2a Einsatz-Kontingent. In den Paketen Start und Standard ist die Zahl der Einsätze (Aufträge) begrenzt, die Du je Kalendermonat neu anlegen kannst. Für die Zählung gilt:

  • Es zählt jeder Auftrag, der in dem Kalendermonat angelegt wird – gleich ob von Hand, durch Übernahme aus dem Kalender oder durch Duplizieren. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Anlage nach deutscher Zeit (Europe/Berlin), nicht das Datum des Einsatzes.
  • Löschst Du einen Auftrag, der noch nicht abgerechnet wurde, wird sein Platz im Kontingent des Monats, in dem er angelegt wurde, wieder frei.
  • Stornorechnungen, Korrekturrechnungen, Mahnungen und Kostenvoranschläge zählen nie.
  • Die erste Übernahme Deiner bereits bestehenden Daten aus Deinem bisherigen System zählt nicht (einmalige Datenübernahme je Konto). Spätere Importe zählen wie von Hand angelegte Aufträge; auf Deine Anfrage können wir eine weitere Übernahme im Einzelfall ebenfalls vom Kontingent ausnehmen. Die Übernahme von Terminen aus Deinem Kalender ist kein Import in diesem Sinne; sie zählt nach dem ersten Punkt.
  • Nicht genutzte Plätze im Kontingent verfallen mit Ablauf des Kalendermonats; sie werden nicht in den Folgemonat übertragen.

Ist das Kontingent eines Kalendermonats ausgeschöpft, können bis zu einem Wechsel in ein größeres Paket (Ziffer 2.2b) oder bis zum Beginn des Folgemonats keine neuen Aufträge angelegt werden. An dieser Stelle weisen wir Dich in der Anwendung darauf hin und bieten Dir den Wechsel an. Bei der Übernahme aus dem Kalender kannst Du höchstens so viele Termine auswählen, wie im laufenden Monat noch frei sind. Zum Beginn des Folgemonats steht Dir das Kontingent wieder vollständig zur Verfügung; Termine, die Du bis dahin nicht anlegen konntest, kannst Du dann anlegen (die Übernahme aus dem Kalender reicht derzeit bis zu 365 Tage zurück).

Das Kontingent beschränkt allein das Anlegen neuer Aufträge. Bestehende Aufträge kannst Du unabhängig vom Kontingent abrechnen, und die daraus entstandenen Rechnungen kannst Du unabhängig vom Kontingent stornieren, korrigieren und mahnen. Deine Daten und alle bereits erstellten Dokumente bleiben durchgehend unverändert nutzbar. Ein Überschreiten des Kontingents ist technisch nicht vorgesehen; ein automatischer Paketwechsel, eine automatische Zubuchung oder eine Nachberechnung findet daher nicht statt.

2.2b Paketwechsel. Den Wechsel in ein größeres Paket (Upgrade) kannst Du jederzeit vornehmen. Er wird sofort wirksam; den Preisunterschied für den laufenden Abrechnungszeitraum berechnet unser Zahlungsdienstleister anteilig. Der Wechsel in ein kleineres Paket (Downgrade) wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam. Das Paket wechselst Du im Kundenportal (Ziffer 4.2).

Mit Wirksamwerden eines Downgrades stehen Funktionen, die im neuen Paket nicht enthalten sind, nicht mehr zur Verfügung. Deine Daten bleiben gespeichert, einsehbar und exportierbar; wegen eines Downgrades wird nichts gelöscht. Automatisierungen, die im neuen Paket nicht enthalten sind – etwa die automatische Rechnungserstellung je Kostenträger, der automatische Mahnversand und die automatische Übernahme aus dem Kalender –, werden abgeschaltet; wir weisen Dich darauf hin. Ist das Kontingent des neuen Pakets im laufenden Kalendermonat bereits ausgeschöpft, bleiben Deine bestehenden Aufträge uneingeschränkt nutzbar; lediglich neue Aufträge können bis zum Beginn des Folgemonats nicht angelegt werden.

2.3 Unabhängig vom gebuchten Paket und vom Stand Deines Einsatz-Kontingents stehen Dir zur Verfügung:

  • der Export Deiner Daten (Datenexport, Art. 20 DSGVO) sowie der GoBD-Export,
  • eine Kopie Deiner personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
  • die Löschung Deines Nutzerkontos,
  • die Sicherheitsfunktionen der Anwendung (verschlüsselte Übertragung, verschlüsselte Speicherung der Datenbank, zusätzliche Verschlüsselung sensibler Daten und Dateien mit eigenen Schlüsseln, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkeys),
  • das Anzeigen und Herunterladen aller bereits erstellten Dokumente,
  • die Stornierung und Korrektur bereits erstellter Rechnungen sowie Mahnungen zu ihnen.

Ist Dein Zugang nach Ziffer 4.4 oder 5.3 gesperrt, kannst Du abweichend davon und von Ziffer 2.2a nur noch Deine Daten exportieren (einschließlich GoBD-Export), eine Kopie Deiner personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO abrufen und Dein Konto löschen.

2.4 DolmiDesk ist ein Werkzeug, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Berechnungen – insbesondere nach JVEG, HessBGGAV und vergleichbaren Regelwerken – erfolgen automatisiert nach bestem technischen Stand auf Grundlage der von Dir hinterlegten Angaben. Die Verantwortung für die rechtliche und inhaltliche Richtigkeit der erstellten Rechnungen sowie für die Einhaltung steuerlicher Pflichten liegt bei Dir.

2.5 Die Verfügbarkeit hängt auch von Diensten Dritter ab, die wir einbinden oder die Du anbindest (insbesondere Kalender-Schnittstellen, Routing- und Kartendienste, der Dienst für den E-Mail-Versand, Zahlungsdienstleister). Für Ausfälle, Störungen oder Schnittstellenänderungen dieser Dienste haften wir nur nach Maßgabe von Ziffer 11; Deine gesetzlichen Rechte, insbesondere auf Minderung, bleiben unberührt. Den Betrieb der Anwendung bei unserem eigenen Hosting-Anbieter zählen wir nicht zu diesen Diensten Dritter. Eine ununterbrochene Verfügbarkeit wird nicht geschuldet; geplante Wartungsarbeiten kündigen wir nach Möglichkeit vorher an. Für die Pakete Standard und Pro gelten ergänzend die Verfügbarkeitszusagen der Service-Level-Vereinbarung; dort zählen Ausfälle unseres Hosting-Anbieters als Nichtverfügbarkeit, Ausfälle der vorgenannten Dienste Dritter dagegen nicht.

2.6 KI-Assistent. Im Paket Pro – auch während der Testphase – kannst Du einen KI-Assistenten Deiner Wahl über das Model Context Protocol (MCP) mit Deinem Konto verbinden. Welche Assistenten sich verbinden lassen, nennen wir in der Anwendung; einen Anspruch darauf, dass ein bestimmter Assistent unterstützt wird, gibt es nicht. Für die Verbindung gilt:

  • Verbinden, Ausschalten und Trennen. Die Funktion ist ausgeschaltet, bis Du sie in der Anwendung einschaltest; auch dann entsteht eine Verbindung zu einem KI-Assistenten erst, wenn Du sie in der Anwendung bestätigst oder dort einen Schlüssel für den Assistenten erstellst. Du kannst die Funktion unter Einstellungen → Konnektoren („KI-Assistent“) jederzeit ausschalten und jede Verbindung dort jederzeit trennen; beides wirkt sofort. Einschalten kannst Du die Funktion dort oder auf der Seite, auf der Du eine Verbindung bestätigst.
  • Umfang. Eine Verbindung hat vollen Zugriff auf Dein Konto, soweit die Werkzeuge der Schnittstelle reichen; einzelne Rechte lassen sich nicht abwählen. Der Assistent kann Deine Daten lesen, einschließlich der Daten Deiner Kundinnen und Kunden, er kann Aufträge, Kostenvoranschläge, Kundinnen und Kunden, Kostenträger und Zahlungen anlegen und ändern, Rechnungen erstellen und durch Stornorechnungen aufheben, Mahnungen erstellen sowie Rechnungen, Mahnungen und Kostenvoranschläge per E-Mail senden – an die im Datensatz hinterlegte Adresse oder an eine andere Adresse, die Du ihm nennst, mit einem Betreff und einem Text für diese eine E-Mail. Er kann die E-Mail-Adresse und die Kopie-Adresse (Cc) von Kostenträgern sowie die Kontakt-E-Mail-Adresse, die auf Deinen Rechnungen steht, eintragen und ändern, nicht aber bei einem Kostenträger, für den eine Automatisierung oder der automatische Mahnversand eingeschaltet ist. Er kann Dir Rechnungen, Stornorechnungen, Korrekturrechnungen, Kostenvoranschläge und Mahnungen sowie Vorschauen davon und von Vorlagen als PDF in einem Anzeigefenster in der Anwendung seines Anbieters zeigen; dafür wird die PDF-Datei an diese Anwendung übermittelt. Eine erstellte Rechnung lässt sich nicht löschen, sondern nur durch eine Stornorechnung aufheben.
  • Deine Weisung. Mit dem Verbinden weist Du uns an, die Inhalte Deines Kontos, die der Assistent abruft, an den Anbieter des Assistenten zu übermitteln. Den Anbieter wählst Du selbst, und den Vertrag mit ihm schließt Du selbst. Er ist nicht unser Unterauftragsverarbeiter und wird nicht in unserem Auftrag tätig (Ziffer 12.4).
  • Handlungen des Assistenten. Was der Assistent über die Verbindung in Deinem Konto tut, gilt als Deine eigene Handlung – auch eine Rechnung, die er erstellt, und eine E-Mail, die er sendet. Prüfe deshalb, was Dein Assistent Dir zur Zustimmung vorlegt, bevor Du zustimmst; Ziffer 10.3 gilt entsprechend.
  • Sicherungen. Wir begrenzen, was ein fehlgeleiteter Assistent anrichten kann: Jedes Werkzeug, das Daten ändert, ist so gekennzeichnet, dass Dein Assistent Dich vor dem Aufruf um Zustimmung bitten kann; ob er das tut, richtet sich nach dem Assistenten und Deinen Einstellungen dort. Eine Rechnung erstellt, eine E-Mail sendet und eine Rechnung storniert der Assistent erst nach einer Vorschau; die Anwendung führt dabei nur aus, was die Vorschau gezeigt hat. Vor dem Senden zeigt die Vorschau Empfängeradresse, Betreff und Text und weist darauf hin, wenn die Empfängeradresse nicht die im Datensatz hinterlegte ist; jede Änderung nach der Vorschau verhindert das Senden. Die Kopie an Deine Steuerberatung oder Buchhaltung (BCC in den Einstellungen) und Deine Bankverbindung lassen sich nur in der Anwendung selbst ändern, und nur dort lassen sich Automatisierungen und der automatische Mahnversand einschalten. Je Verbindung und Kalendertag sind höchstens 50 Rechnungen (Stornorechnungen eingeschlossen) und 50 E-Mails möglich. Aufträge, Kostenvoranschläge und Rechnungen, die der Assistent anlegt oder erstellt, sowie von ihm erfasste Zahlungen und von ihm gesendete E-Mails kennzeichnet die Anwendung mit „über KI-Assistent“. Diese Sicherungen ersetzen Deine Prüfung nicht.
  • Haftung. Für Schäden, die auf Entscheidungen des Assistenten oder seines Anbieters beruhen, haften wir nur nach Maßgabe von Ziffer 11; für die Sicherungen dieser Ziffer stehen wir nach Ziffer 11 ein.

Vertragsschluss, Testphase und Beta-Programm​

3.1 Bestellung und Vertragsschluss. Du buchst ein Paket über den Bestellvorgang auf dolmidesk.com. Abgeschlossen wird er auf der Bezahlseite unseres Zahlungsdienstleisters Stripe. Die Darstellung der Pakete auf unserer Website ist noch kein verbindliches Angebot. Im Bestellvorgang

  • wählst Du das Paket und den Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich),
  • gibst Du Deine Rechnungsanschrift und gegebenenfalls Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an,
  • hinterlegst Du ein Zahlungsmittel, zum Beispiel eine Kreditkarte oder ein SEPA-Lastschriftmandat,
  • bestätigst Du, dass Du als Unternehmer im Sinne des § 14 BGB bestellst (Ziffer 1.3) und diese AGB und die Service-Level-Vereinbarung akzeptierst; auf unsere Datenschutzerklärung weisen wir Dich dabei hin.

Über das hinterlegte Zahlungsmittel ziehen wir die Vergütung nach Ziffer 5 ein, erstmals nach Ablauf der Testphase, bei einer erneuten Bestellung für ein bestehendes Konto sofort (Ziffer 3.3). Deine Eingaben kannst Du auf der Bezahlseite vor dem Absenden jederzeit prüfen und korrigieren. Mit dem Abschluss des Bestellvorgangs gibst Du ein verbindliches Angebot ab. Wir nehmen es mit der Bestätigung an, die Dir unmittelbar danach angezeigt wird; damit kommt der Vertrag zustande. Den Vertragstext speichern wir nicht gesondert für Dich; diese AGB und die Service-Level-Vereinbarung kannst Du jederzeit auf dolmidesk.com abrufen und speichern. Vertragssprache ist Deutsch (Ziffer 14.4). Die Pflichten nach § 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 BGB sind ausgeschlossen, soweit das zwischen Unternehmern zulässig ist (§ 312i Abs. 2 Satz 2 BGB).

3.2 Bereitstellung des Zugangs. Deinen Zugang zu DolmiDesk richten wir unmittelbar nach Vertragsschluss automatisch ein. Du erhältst dann an die E-Mail-Adresse, die Du im Bestellvorgang angegeben hast, eine E-Mail mit einem Link, über den Du Dein Passwort festlegst – in der Regel innerhalb weniger Minuten nach Vertragsschluss. Kommt keine E-Mail an, sieh bitte in Deinem Spam-Ordner nach und schreib uns an support@dolmidesk.com.

3.3 Kostenlose Testphase. Bei der ersten Bestellung für ein Konto beginnt der Vertrag mit einer kostenlosen Testphase von 30 Tagen. Die Testphase läuft ab dem Vertragsschluss (Ziffer 3.1) und endet genau 30 Tage (720 Stunden) danach. Erhältst Du Deinen Zugang aus Gründen, die wir zu vertreten haben, später als einen Werktag nach Vertragsschluss, verlängern wir die Testphase um die Dauer der Verzögerung. Kündigst Du vor ihrem Ablauf (Ziffer 4.2), endet der Vertrag mit ihrem Ablauf, und es entstehen keine Kosten. Andernfalls geht der Vertrag mit ihrem Ablauf in das gebuchte kostenpflichtige Abonnement über: Dann beginnt der erste Abrechnungszeitraum, und wir ziehen die Vergütung dafür erstmals über das hinterlegte Zahlungsmittel ein (Ziffer 5.2). Die kostenlose Testphase gibt es einmal je Konto; bestellst Du für ein bestehendes Konto erneut, beginnt der kostenpflichtige Zeitraum sofort.

3.4 Beta-Programm. Die Teilnahme am Beta-Programm ist nur auf unsere persönliche Einladung möglich; einen Anspruch darauf gibt es nicht. Wer eingeladen ist, erhält von uns einen persönlichen Bestelllink und einen persönlichen Beta-Code und bucht damit das Paket Pro zum Beta-Preis nach Ziffer 6 (Vertrag zum Beta-Preis). Für diese Buchung gelten die Ziffern 3.1 bis 3.3 entsprechend; im Bestellvorgang akzeptierst Du zusätzlich die Beta-Bedingungen. Die Beta-Bedingungen gelten ergänzend für jede Buchung zum Beta-Preis, gleich über welchen Bestelllink sie erfolgt. Soweit sie ausdrücklich von diesen AGB oder der Service-Level-Vereinbarung abweichen, gehen sie vor.

3.5 Weiterentwicklung. DolmiDesk wird laufend weiterentwickelt. Funktionen können sich dabei ändern, hinzukommen oder entfallen; hierfür gilt Ziffer 8. Welche Verfügbarkeit wir schulden, richtet sich nach Ziffer 2.5 und in den Paketen Standard und Pro zusätzlich nach der Service-Level-Vereinbarung. Sichere Deine Daten regelmäßig über die bereitgestellten Exportfunktionen (Ziffer 11.4). Deine gesetzlichen Gewährleistungs- und Verbraucherrechte sowie die Haftungsregelung nach Ziffer 11 bleiben unberührt.

3.6 Rückmeldungen. Wir freuen uns über Rückmeldungen zu DolmiDesk. Übermittelst Du uns Vorschläge, Fehlermeldungen oder Verbesserungsideen, beantwortest Du eine Umfrage oder sprichst Du mit uns über DolmiDesk, dürfen wir Deine Rückmeldungen, Deine Antworten und unsere Notizen dazu zur Weiterentwicklung von DolmiDesk nutzen, ohne dass Dir hieraus Ansprüche oder Kosten entstehen. Eine Vergütung oder ein Anspruch auf Umsetzung entsteht daraus nicht. Etwaige personenbezogene Daten verarbeiten wir dabei nach Maßgabe unserer Datenschutzerklärung.

Laufzeit und Kündigung​

4.1 Das Abonnement wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und je nach gewähltem Abrechnungszeitraum monatlich oder jährlich abgerechnet.

4.2 Du kannst den Vertrag jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen, vor Ablauf der Testphase zu deren Ende (Ziffer 3.3). Kündigen kannst Du

  • im Kundenportal unseres Zahlungsdienstleisters, das Du auf dolmidesk.com über „Abo verwalten“ erreichst,
  • in Textform, zum Beispiel per E-Mail an support@dolmidesk.com, oder
  • über die dafür vorgesehene Funktion in der Anwendung.

Im Kundenportal kannst Du außerdem das Paket wechseln (Ziffer 2.2b), Deine Rechnungen abrufen sowie Zahlungsmittel, Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ändern.

4.3 Wir können den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt.

4.4 Nach Vertragsende. Vor Vertragsende kannst Du Deine Daten jederzeit selbst exportieren (Datenexport sowie GoBD-Export). Endet der Vertrag, sperren wir Dein Konto. Es bleibt danach noch 60 Tage lang erreichbar: Du kannst Dich weiterhin anmelden, aber nur noch Deine Daten exportieren und Dein Konto löschen. Nach Ablauf dieser 60 Tage löschen wir Dein Nutzerkonto und die von Dir erfassten Inhaltsdaten, spätestens 90 Tage nach Vertragsende. Spätestens 14 Tage vor der Löschung erinnern wir Dich per E-Mail daran. Aus Sicherungskopien werden die Daten im Zuge der regulären Rotation entfernt. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziffer 12.2).

Die Aufbewahrung Deiner Rechnungen und sonstigen Geschäftsunterlagen (etwa nach § 147 AO und § 14b UStG) ist Deine eigene Pflicht. Lade Dir deshalb vor der Löschung Dein GoBD-Archiv herunter und bewahre es für die gesetzlichen Fristen auf. Nach der Löschung können wir Deine Daten nicht wiederherstellen. Soweit uns selbst gesetzliche Aufbewahrungspflichten treffen, sperren wir die betroffenen Daten für deren Dauer und löschen sie anschließend.

4.5 Löschung des Kontos in der Anwendung. Du kannst Dein Nutzerkonto jederzeit selbst in der Anwendung löschen (Ziffer 2.3). Vor der Löschung stellt Dir die Anwendung Dein GoBD-Archiv zum Herunterladen bereit. Mit der Löschung endet der Vertrag sofort. Dein Abonnement bei unserem Zahlungsdienstleister beenden wir dabei ebenfalls, sodass danach nichts mehr abgebucht wird. Deine Daten löschen wir sofort; die 60 Tage nach Ziffer 4.4 entfallen, und aus Sicherungskopien werden die Daten im Zuge der regulären Rotation entfernt. Die bereits gezahlte Vergütung für den laufenden Abrechnungszeitraum erstatten wir nicht, auch nicht anteilig. Löschst Du Dein Konto während der Testphase, entstehen keine Kosten. Möchtest Du den bezahlten Zeitraum noch nutzen, kündige stattdessen nach Ziffer 4.2 zum Ende des Abrechnungszeitraums. Zwingende gesetzliche Vorschriften bleiben unberührt.

Preise und Zahlung​

5.1 Es gelten die Preise des bei Vertragsschluss gebuchten Pakets. Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

5.2 Die Vergütung ist im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum fällig, erstmals mit Beginn des ersten kostenpflichtigen Abrechnungszeitraums (Ziffer 3.3). Die Zahlungsabwicklung erfolgt über unseren Zahlungsdienstleister Stripe: Wir ziehen die Vergütung zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums über das im Bestellvorgang hinterlegte Zahlungsmittel ein. Die verfügbaren Zahlungsarten werden Dir im Bestellvorgang angezeigt. Deine Rechnungen stellen wir Dir elektronisch bereit; Du findest sie jederzeit im Kundenportal (Ziffer 4.2).

5.3 Fehlgeschlagene Zahlung. Kann eine fällige Zahlung nicht eingezogen werden – etwa weil Deine Karte abgelaufen ist oder eine Lastschrift zurückgegeben wird –, informieren wir Dich per E-Mail und in der Anwendung. Dabei nennen wir Dir einen Termin, der mindestens 7 Tage nach dieser Mitteilung liegt. Bis dahin kannst Du die Zahlung nachholen, zum Beispiel indem Du im Kundenportal ein anderes Zahlungsmittel hinterlegst. Ist die Zahlung bis zu diesem Termin nicht bei uns eingegangen, sperren wir Deinen Zugang. Auch während der Sperre kannst Du Deine Daten exportieren und Dein Konto löschen (Ziffer 2.3). Deine Daten bleiben gespeichert und werden wegen der Sperre nicht gelöscht. Sobald die Zahlung bei uns eingegangen ist, heben wir die Sperre auf. Bleibt die Zahlung 30 Tage nach der Sperre aus, kündigen wir den Vertrag außerordentlich (Ziffer 4.3); es gilt Ziffer 4.4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (Ziffer 4.3) bleibt im Übrigen unberührt.

Beta-Preis​

6.1 Buchst Du auf unsere persönliche Einladung (Ziffer 3.4) das Paket Pro zum Beta-Preis, gilt für Dich der Beta-Preis von 59,00 € netto pro Monat bzw. 590,00 € netto pro Jahr – und zwar solange Dein Vertrag im Paket Pro ununterbrochen läuft, auch nachdem wir das Beta-Programm beendet haben oder Deine Teilnahme daran geendet hat. Wann der Beta-Preis endet, regelt Ziffer 6.2; solange er gilt, kann sich der Betrag nur nach Ziffer 6.3 ändern. Der Beta-Preis ist ein Preisnachlass, den wir persönlich eingeladenen Kundinnen und Kunden gewähren. Er setzt keine Mitwirkung von Dir voraus: Er hängt nicht davon ab, ob oder wie oft Du uns Rückmeldungen gibst, an Umfragen oder Gesprächen teilnimmst oder in eine Datenverarbeitung einwilligst. Das Pro-Paket umfasst alle Funktionen nach Ziffer 2.2 und ist in der Zahl der Einsätze nicht begrenzt (Ziffer 2.2a). Verschieben wir Funktionen des Pro-Pakets später in ein höheres Paket, behältst Du sie für die gesamte Laufzeit Deines Vertrags (Ziffer 8.3).

6.2 Der Beta-Preis ist an den ununterbrochenen Fortbestand Deines Vertrags im Paket Pro gebunden. Er entfällt, wenn der Vertrag – gleich aus welchem Grund und von welcher Seite – beendet wird oder wenn Du im Kundenportal das Paket oder den Abrechnungszeitraum wechselst; dann gelten die regulären Preise. Wir selbst kündigen einen Vertrag zum Beta-Preis in den ersten fünf Jahren ab Vertragsbeginn nicht ordentlich nach Ziffer 4.3; danach können wir ihn mit einer Frist von zwölf Monaten zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen. Das gilt nicht, wenn wir DolmiDesk insgesamt einstellen, wenn wir kein Paket mit den Kernfunktionen des Pakets Pro mehr anbieten oder wenn wir den Geschäftsbetrieb aufgeben; dann bleibt es bei Ziffer 4.3. Übertragen wir DolmiDesk auf ein anderes Unternehmen und stimmst Du der Übernahme Deines Vertrags nicht zu, können wir den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten kündigen. Widersprichst Du einer Änderung nach Ziffer 13.2 oder 13.3, gilt für Deinen Vertrag zum Beta-Preis die bisherige Fassung weiter; kündigen kannst dann nur Du. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt. Möchtest Du zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wechseln und dabei den Beta-Preis behalten, schreib uns an support@dolmidesk.com: Wir stellen Dich dann auf den entsprechenden Beta-Preis um, und er bleibt Dir erhalten. Für einen späteren Neuabschluss gelten die dann aktuellen Preise.

6.3 Ziffer 7.1 gilt auch für den Beta-Preis: Er kann höchstens einmal je Kalenderjahr im Rahmen der indexgebundenen Grenze angepasst werden, in beide Richtungen. Die Anpassung berechnen wir vom Beta-Preis aus, nicht vom Listenpreis des Pakets Pro. Ziffer 7.2.3 gilt für den Beta-Preis nicht: Eine weitergehende Änderung nach Ziffer 7.2 wird nur wirksam, wenn Du ihr ausdrücklich zustimmst; stimmst Du nicht zu, bleibt es bei Deinem bisherigen Preis. Auch diese Ziffer 6 ändern wir Dir gegenüber nur mit Deiner ausdrücklichen Zustimmung; Ziffer 13.2 gilt dafür nicht.

Preisanpassung​

Preise können sich im Laufe eines längeren Vertragsverhältnisses ändern. Wir unterscheiden dabei bewusst zwei Fälle: eine eng begrenzte, an einen amtlichen Index gebundene Anpassung (Ziffer 7.1) und jede darüber hinausgehende Änderung, die nur mit Deinem Einverständnis wirksam wird (Ziffer 7.2).

Indexgebundene Anpassung​

7.1.1 Wir sind berechtigt, die vereinbarte Vergütung höchstens einmal je Kalenderjahr anzupassen, um veränderte Kosten für Betrieb, Infrastruktur, Support und Weiterentwicklung auszugleichen.

7.1.2 Die Anpassung ist der Höhe nach auf die Veränderung des vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Verbraucherpreisindex für Deutschland (VPI, 2020 = 100) gegenüber dem gleichen Monat des Vorjahres begrenzt. Maßgeblich ist der zum Zeitpunkt der Ankündigung zuletzt veröffentlichte Indexstand.

7.1.3 Die Anpassung erfolgt in beide Richtungen: Sinkt der Index, senken wir den Preis im gleichen Verhältnis. Eine Erhöhung ist ausgeschlossen, soweit sie nicht auf einer entsprechenden Indexveränderung beruht; eine Erhöhung unserer Marge ist über diese Ziffer nicht möglich.

7.1.4 Wir kündigen die Anpassung mindestens einen Monat vor ihrem Wirksamwerden in Textform an (in der Regel per E-Mail an die von Dir hinterlegte Adresse). Die Ankündigung nennt den bisherigen und den neuen Preis, den Zeitpunkt des Wirksamwerdens sowie den herangezogenen Indexstand, sodass Du die Anpassung nachrechnen kannst.

Weitergehende Preisänderungen (Änderungsangebot)​

7.2.1 Preisänderungen, die über Ziffer 7.1 hinausgehen, nehmen wir nicht einseitig vor. Wir können Dir eine solche Änderung anbieten; sie wird nur wirksam, wenn Du ihr zustimmst.

7.2.2 Ein solches Angebot kündigen wir mindestens einen Monat vor dem vorgesehenen Wirksamwerden in Textform an und weisen darin gesondert auf die Bedeutung Deines Verhaltens sowie auf Dein Kündigungsrecht nach Ziffer 7.3 hin.

7.2.3 Führst Du den Vertrag nach dem vorgesehenen Wirksamwerden fort, ohne bis dahin zu kündigen oder dem Angebot zu widersprechen, gilt Deine Zustimmung als erteilt. Widersprichst Du, wird die Änderung nicht wirksam; wir können den Vertrag in diesem Fall nach Ziffer 4.3 ordentlich kündigen.

7.2.4 Ein Änderungsangebot ist der Höhe nach nicht begrenzt – es wird ohne Deine Zustimmung ohnehin nicht wirksam. Der Höchstbetrag nach Ziffer 7.1 gilt ausschließlich für die einseitige, indexgebundene Anpassung.

Kündigungsrecht und Verbraucher​

7.3.1 Der Vertrag ist nach Ziffer 4.2 jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündbar. Du kannst ihn deshalb vor Wirksamwerden jeder Preisänderung beenden. Wird eine Änderung zu einem Zeitpunkt wirksam, zu dem Du wegen eines im Voraus bezahlten Zeitraums nicht kündigen könntest, räumen wir Dir ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens ein und erstatten im Voraus gezahlte Entgelte anteilig.

7.3.2 Bist Du entgegen Ziffer 1.3 Verbraucher im Sinne des § 13 BGB, gilt ergänzend: Innerhalb der ersten vier Monate nach Vertragsschluss erhöhen wir die Preise nicht (§ 309 Nr. 1 BGB). Änderungen nach Ziffer 7.2 werden Dir gegenüber nur mit ausdrücklicher Zustimmung wirksam; eine Zustimmungsfiktion nach Ziffer 7.2.3 findet keine Anwendung.

Geltungsbereich​

Diese Regelung gilt für alle Tarife und Pakete – auch für künftig eingeführte – sowie für den Beta-Preis nach Ziffer 6.

Änderungen des Leistungsumfangs​

8.1 DolmiDesk wird laufend weiterentwickelt. Wir sind berechtigt, die Zusammensetzung der Pakete zu ändern, insbesondere neue Funktionen aufzunehmen und einzelne Funktionen zu entfernen.

8.2 Änderungen, die den vertraglich geschuldeten Leistungsumfang nicht nachteilig berühren – etwa zusätzliche Funktionen, technische Verbesserungen oder Anpassungen der Benutzeroberfläche – können wir jederzeit vornehmen.

8.3 Entfällt eine Funktion, die für die vertragsgemäße Nutzung wesentlich ist, oder verringern wir das Einsatz-Kontingent Deines Pakets (Ziffer 2.2a), kündigen wir dies mindestens einen Monat im Voraus in Textform an. Ist die Änderung für Dich nicht zumutbar, kannst Du den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich zu diesem Zeitpunkt kündigen; im Voraus gezahlte Entgelte erstatten wir anteilig. Verschieben wir eine Funktion in ein höheres Paket, bleibt sie Dir für die Laufzeit Deines bestehenden Vertrags in Deinem Paket erhalten.

8.4 Änderungen, die wir aufgrund einer Gesetzesänderung, einer behördlichen oder gerichtlichen Anordnung oder wegen einer Änderung bei einem Drittanbieter (z. B. Wegfall einer Schnittstelle) vornehmen müssen, können auch kurzfristig erfolgen. Wir informieren Dich in diesem Fall unverzüglich.

8.5 Vorabfunktionen. Einzelne neue Funktionen geben wir vor ihrer allgemeinen Freigabe zum Ausprobieren frei und kennzeichnen sie in der Anwendung deutlich als „Vorab“. Vorabfunktionen stehen im Paket Pro zur Verfügung. Der frühe Zugriff auf neue Funktionen nach Ziffer 2.2 besteht darin, dass Du Vorabfunktionen ausprobieren kannst; einen Anspruch auf eine bestimmte Vorabfunktion gibt es nicht. Für Vorabfunktionen gilt:

  • Sie sind in Entwicklung: Sie können unvollständig sein, Fehler enthalten und sich ändern. Ergebnisse einer Vorabfunktion prüfst Du, bevor Du sie verwendest.
  • Eine Vorabfunktion ersetzt und verändert keine Funktion nach den Ziffern 2.1 bis 2.3; diese bleiben daneben unverändert nutzbar. Das gilt zum Beispiel für die Erstellung, Nummerierung, Stornierung und Korrektur von Rechnungen, die Berechnung von Honoraren, den Versand, das Mahnwesen, den Dokumenten-Tresor, die Exportfunktionen, die Löschung Deines Kontos und die Sicherheitsfunktionen.
  • Eine Funktion bleibt höchstens sechs Monate Vorabfunktion. Danach geben wir sie allgemein frei oder entfernen sie.
  • Wir können eine Vorabfunktion ändern, aussetzen oder wieder entfernen; die Ankündigungsfrist nach Ziffer 8.3 gilt dafür nicht. Hast Du in einer Vorabfunktion Daten erfasst, kündigen wir ihre Entfernung mindestens einen Monat vorher in Textform an; diese Daten bleiben für Dich exportierbar, bis Du sie löschst oder Dein Vertrag endet.
  • Für Tickets zu Vorabfunktionen gilt die Frist für die erste Antwort nach der Service-Level-Vereinbarung nicht; eine Gutschrift für eine verpasste erste Antwort entsteht dafür nicht. Sicherheitsvorfälle, der Verdacht auf Datenverlust und Störungen einer Funktion nach den Ziffern 2.1 bis 2.3 bleiben davon unberührt, auch wenn eine Vorabfunktion die Ursache ist. Ist die Anwendung insgesamt nicht erreichbar, zählt das wie jeder andere Ausfall.
  • Setzt eine Vorabfunktion einen weiteren Unterauftragsverarbeiter voraus, geben wir sie erst nach Ablauf der Ankündigungsfrist des Auftragsverarbeitungsvertrags frei.
  • Deine gesetzlichen Rechte, der Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziffer 12.2) und die Haftungsregelung nach Ziffer 11 bleiben unberührt.

Widerrufsrecht​

9.1 Ein gesetzliches Widerrufsrecht besteht nicht, weil wir Verträge ausschließlich mit Unternehmern im Sinne des § 14 BGB schließen (Ziffer 1.3).

Mitwirkungspflichten​

10.1 Du hältst Deine Zugangsdaten geheim und schützt sie vor dem Zugriff Dritter. Besteht der Verdacht eines Missbrauchs, informiere uns bitte unverzüglich.

10.2 Du stellst sicher, dass Du zur Verarbeitung der von Dir in DolmiDesk erfassten personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Deiner Kundinnen und Kunden) berechtigt bist, und beachtest dabei Deine eigenen datenschutz- und berufsrechtlichen Pflichten – insbesondere eine etwaige Schweigepflicht nach § 203 StGB.

10.3 Du prüfst die von DolmiDesk erstellten Rechnungen und Abrechnungsangaben vor dem Versand eigenverantwortlich.

Haftung​

11.1 Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer von uns übernommenen Garantie.

11.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung Du regelmäßig vertrauen darfst. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

11.3 Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen – insbesondere für Schäden, die auf fehlerhaften oder unvollständigen Eingaben, auf einer unterlassenen Prüfung der erstellten Rechnungen, auf Ausfällen der in Ziffer 2.5 genannten Dienste Dritter oder auf Entscheidungen eines von Dir verbundenen KI-Assistenten (Ziffer 2.6) beruhen.

11.4 Du sicherst Deine Daten regelmäßig über die bereitgestellten Exportfunktionen. Für Datenverluste haften wir nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch Dich entstanden wäre.

Datenschutz​

12.1 Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten findest Du in unserer Datenschutzerklärung.

12.2 Soweit wir personenbezogene Daten in Deinem Auftrag verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Diesen sowie die Dokumente zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen und zur Liste der Unterauftragsverarbeiter kannst Du in der Anwendung unter Einstellungen → Datenschutz abrufen.

12.3 Für Adressvorschläge und Routenberechnung übermittelt DolmiDesk auf Deine Weisung Adressen an Google als eigenständig Verantwortlichen (Einzelheiten in der Datenschutzerklärung unter „Adressvorschläge und Routenberechnung (Google Maps Platform)“). Für diese Funktionen gelten ergänzend die Google Maps Platform Terms of Service für den Europäischen Wirtschaftsraum (https://cloud.google.com/terms/maps-platform/eea) und die Google Controller-Controller Data Protection Terms (https://business.safety.google/controllerterms/); Du hältst sie ein, soweit sie Dich betreffen. Die Zulässigkeit der Übermittlung und die Information der betroffenen Personen obliegen Dir (Auftragsverarbeitungsvertrag, „Art und Zweck der Verarbeitung“).

12.4 Verbindest Du einen KI-Assistenten (Ziffer 2.6), übermittelt DolmiDesk auf Deine Weisung die Inhalte Deines Kontos, die der Assistent abruft, an dessen Anbieter – auch die PDF-Dateien, die er Dir zeigt, und personenbezogene Daten Deiner Kundinnen und Kunden. Der Anbieter ist nicht unser Unterauftragsverarbeiter; er verarbeitet die Daten nach dem Vertrag, den Du mit ihm geschlossen hast (Einzelheiten in der Datenschutzerklärung unter „KI-Assistent“ und im Auftragsverarbeitungsvertrag). Die Zulässigkeit der Übermittlung, die Vereinbarungen mit dem Anbieter, die Du dafür brauchst, und die Information der betroffenen Personen obliegen Dir (Ziffer 10.2).

Änderungen dieser AGB​

13.1 Wir können diese AGB ändern, soweit dies zur Anpassung an eine geänderte Rechtslage, an höchstrichterliche Rechtsprechung oder an veränderte technische oder wirtschaftliche Rahmenbedingungen erforderlich ist und Dich nicht unangemessen benachteiligt.

13.2 Änderungen kündigen wir mindestens einen Monat vor ihrem Wirksamwerden in Textform an. Widersprichst Du nicht bis zum Wirksamwerden, gelten sie als angenommen; hierauf weisen wir in der Ankündigung gesondert hin. Widersprichst Du, können beide Seiten den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen. Preisanpassungen richten sich ausschließlich nach Ziffer 7.

13.3 Für Änderungen der Service-Level-Vereinbarung (Ziffer 2.2) gilt diese Ziffer entsprechend.

Schlussbestimmungen​

14.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Bist Du Verbraucher, bleiben zwingende Verbraucherschutzvorschriften Deines Aufenthaltsstaats unberührt.

14.2 Bist Du Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Frankfurt am Main ausschließlicher Gerichtsstand.

14.3 Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

14.4 Vertragssprache ist Deutsch. Übersetzungen dienen ausschließlich der Information.

14.5 Zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle sind wir nicht verpflichtet und nicht bereit.

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