Stornieren und korrigieren: Wenn eine Rechnung falsch war

Es passiert: Die Rechnung ist raus, und dann fällt Dir auf, dass die Stunden nicht stimmen, die Fahrt falsch gerechnet ist oder schlicht das falsche Abrechnungsmodell dranhing.

Eine ausgestellte Rechnung lässt sich dann nicht einfach bearbeiten und auch nicht löschen — auch dann nicht, wenn sie noch niemand gesehen hat. Das verlangen die GoBD, und es ist der Grund, warum Deine Nummernfolge lückenlos bleibt. Stattdessen gibt es einen festen, dreiteiligen Weg: stornieren, berichtigen, neu stellen.

Drei Belege, eine Geschichte — nichts wird gelöscht, alles bleibt nachvollziehbar

Der Ablauf

Stornieren

Öffne die fehlerhafte Rechnung und klicke auf Stornieren.

Stornieren ist rot, weil dabei ein Beleg entsteht

1. Stornieren erzeugt nach einer Rückfrage eine Stornorechnung — einen eigenen Beleg mit eigener Nummer aus Deinem Stornonummern-Kreis, der den Betrag der ursprünglichen Rechnung wieder aufhebt. Die Farbe folgt der Regel Rot heißt Geld.

Die Stornorechnung bildet die ursprüngliche Rechnung exakt ab: dieselben Positionen, dieselben Beträge, dasselbe Abrechnungsmodell — nur mit umgekehrtem Vorzeichen. Sie soll ja genau das aufheben, was tatsächlich berechnet wurde.

Gleichzeitig gibt DolmiDesk™ die zugehörigen Aufträge wieder frei: Sie sind nicht mehr schreibgeschützt und stehen wieder als Abrechenbar in der Liste.

Berichtigen

Jetzt reparierst Du die Ursache — im Auftrag, nicht in der Rechnung. Je nachdem, was schiefgelaufen ist:

• Zeiten, Adressen, Kilometer korrigieren und die Fahrt neu berechnen lassen.
• Den Kostenträger wechseln, wenn die Rechnung an die falsche Stelle ging.
• Das Abrechnungsmodell wechseln, wenn nach dem falschen Regelwerk gerechnet wurde.

Genau dafür ist die Korrektur da

Der häufigste Fall ist „ich habe den falschen Betrag berechnet". Deshalb rechnet die Korrekturrechnung mit dem Abrechnungsmodell, das jetzt am Auftrag steht — nicht mit dem der ursprünglichen Rechnung. Was Du hier änderst, steht anschließend auf dem neuen Beleg.

Korrekturrechnung erstellen

Öffne die stornierte Rechnung und klicke auf Korrekturrechnung erstellen. Wie beim normalen Abrechnen bekommst Du zuerst die Vorschau: das fertige Dokument, ohne dass etwas entstanden wäre.

Auch die Korrektur wird erst gezeigt, dann erstellt

1. Korrektur jetzt erstellen legt den Beleg endgültig an — mit eigener Nummer aus dem Korrekturnummern-Kreis. Bis dahin kannst Du folgenlos abbrechen.

Prüfe in der Vorschau, ob der Betrag jetzt stimmt. Tut er das nicht, brich ab und geh noch einmal in den Auftrag — es ist nichts passiert.

Womit die Korrektur rechnet

Eine Korrekturrechnung ist keine Kopie der alten Rechnung mit neuer Nummer. Sie wird neu gerechnet, so als würdest Du die freigegebenen Aufträge frisch abrechnen. Im Einzelnen:

Bestandteil	Woher er kommt
Positionen und Beträge	Aus den Aufträgen, wie sie jetzt sind — mit dem Abrechnungsmodell, das jetzt am Auftrag steht.
Texte und Bezeichnungen	Aus der aktuellen Rechnungsvorlage, aus ihren Korrektur-Texten.
Anschriften	Aus Deinen Stammdaten, wie sie jetzt sind.
Bezug zum Original	Fest verdrahtet: Die Korrektur nennt die Rechnung, die sie ersetzt, und das Storno, über das sie freigegeben wurde.

Die Stornorechnung ist die Ausnahme: Sie spiegelt bewusst das Original — Modellversion, Positionen und Beträge —, weil sie genau den Betrag aufheben muss, der wirklich in Rechnung gestellt wurde.

Ein Modell für alle Aufträge einer Korrektur

Ein Beleg ersetzt einen Beleg — eine Korrektur kann sich also nicht in mehrere Rechnungen aufteilen, so wie es ein normaler Abrechnungslauf täte. Tragen die berichtigten Aufträge einer Sammelrechnung unterschiedliche Abrechnungsmodelle, sagt DolmiDesk™ das und erstellt nichts. Gib ihnen dasselbe Modell — oder storniere und rechne sie getrennt neu ab.

Die Belegkette

Am Ende stehen drei Belege, und alle drei bleiben erhalten. Jeder von ihnen zeigt unter Verknüpfte Belege, wo er hingehört.

Die Korrekturrechnung nennt das Original und das Storno, über das sie entstanden ist

1. Verknüpfte Belege — von hier springst Du in jeden Beleg der Kette.

Für eine Betriebsprüfung ist damit lückenlos sichtbar, was passiert ist: Es wurde nichts gelöscht und nichts überschrieben, sondern aufgehoben und richtiggestellt.

Regeln, die dabei gelten

• Nur stornierte Rechnungen lassen sich korrigieren. Erst das Storno gibt die Aufträge frei.
• Eine Rechnung wird einmal ersetzt. Ist die Korrektur selbst falsch, storniere und korrigiere die Korrektur — die Kette darf beliebig oft weiterlaufen.
• Eigene Nummernkreise: Storno- und Korrekturrechnungen zählen getrennt von den normalen Rechnungen. Die Formate stellst Du unter Einstellungen ein.
• Bezahlte Beträge: Eine bereits bezahlte Rechnung lässt sich ebenfalls stornieren — den Zahlungsausgleich (Rückzahlung oder Verrechnung) machst Du dann außerhalb von DolmiDesk™ mit dem Kostenträger aus.
• Mahnungen bleiben stehen. Wurde die Rechnung schon gemahnt, bleibt die Mahnhistorie am stornierten Beleg sichtbar — als Teil des Prüfpfads, aber ohne weitere Mahnstufen.

Mehrere auf einmal

In der Rechnungsliste kannst Du mehrere Rechnungen markieren und gemeinsam stornieren beziehungsweise korrigieren. Dann entfällt die Vorschau — sie zeigt immer genau ein Dokument.

Nächster Schritt

Wie eine Rechnung überhaupt entsteht, steht unter Rechnungen erstellen; alles rund um Status, Zahlungen und Mahnwesen unter Rechnungen.