DolmiDesk™: Das Betriebs­system für DGS-Dolmetscher:innen

Als DGS-Dolmetscher:in ist Deine Zeit wertvoll. Jeder Auftrag erfordert normalerweise drei Schritte:

1. Planung: Termin im Kalender eintragen.
2. Verwaltung: Daten (Adresse, Zeiten, Kunde) in eine Auftragsliste übertragen.
3. Abrechnung: Rechnung schreiben, PDF erstellen, E-Mail formulieren, Anhänge suchen.

DolmiDesk™ automatisiert Schritt 2 und 3 fast vollständig. Warum musst Du alles dreifach ausfüllen, wenn im Kalender schon alles steht?

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Das Versprechen: Du planst Deinen Termin einmal im Kalender. DolmiDesk™ erledigt den Rest – von der komplexen Fahrtkostenberechnung über die PDF-Rechnungserstellung bis hin zur fertig versendeten E-Mail.

Dein Google Kalender wird zur "Single Source of Truth". Was dort steht, wird zur Rechnung. Das System versteht komplexe Logiken wie:

• "Ich fahre von Termin A direkt zu Termin B – wer zahlt welche Fahrtkosten?" (Ketten-Logik)
• "Der Termin ist ausgefallen, aber ich war vor Ort." (Ausfallhonorar + Fahrt)
• "Dieser Kunde bekommt eine spezielle Pauschale." (Tarif-Matrix)
• "Ich habe mehrere Termine an einem Tag." (automatische Aufteilung)
• "Der Termin findet online statt." (keine Fahrtkosten)
• "Die Rechnung soll mit Anhang und individuellem Text verschickt werden." (E-Mail-Versand aus Deinen Vorlagen)
• "Diese Rechnung ist überfällig." (dreistufiges Mahnwesen)
• Und vieles mehr.

Der Workflow im Überblick

Dein Arbeitsalltag reduziert sich auf wenige, klare Aktionen. Das System arbeitet im Hintergrund für Dich.

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Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Demo für den kompletten Workflow mit Screenshots und Erklärungen findest Du im Artikel Workflow-Beispiel: Vom Anruf zur Bezahlung.

Übersicht des DolmiDesk™ Workflows

Es ist ein hochspezialisiertes System, das Deinen Google Kalender in eine leistungsfähige Buchhaltungszentrale verwandelt.

Die Kern-Funktionen

DolmiDesk™ ist mehr als ein Import-Werkzeug. Es ist ein durchgängiges Workflow-System.

Intelligente Import-Logik

Das System erkennt anhand des Titels im Kalender, was zu tun ist:

• Normaler Termin: Volle Berechnung von Honorar und Fahrt.
• [Ausfall] ...: Du warst vor Ort, Kunde nicht. (Fahrtkosten + Ausfallhonorar).
• [Absage] ...: Termin vorher abgesagt. (Nur Ausfallhonorar, keine Fahrt).
• [Online] ...: Videokonferenz. (Keine Fahrtkosten, ggf. Online-Pauschale).

Die eckigen Klammern sind optional – Ausfall: Amtsgericht oder Absage - Herr Meier funktionieren genauso. Erkannt werden auch Schreibweisen wie abgesagt, storniert, ausgefallen oder remote, jeweils auf Deutsch, Englisch und Russisch. Ein Termin, dessen Ort einen Zoom-, Teams-, Meet-, Webex- oder Skype-Link enthält, gilt automatisch als Online-Termin – auch ohne Präfix im Titel.

In der Terminbeschreibung kannst Du einzelne Felder gezielt überschreiben. DolmiDesk™ liest dort Zeilen der Form Schlüssel: Wert:

Zeile in der Beschreibung	Wirkung
Kunde: Firma XYZ	Ordnet den Auftrag diesem Kunden zu
Kostenträger: LWV Hessen	Setzt den Kostenträger für die Rechnung
Einsatzadresse: …	Überschreibt den Ort aus dem Kalender
Transportmittel: Bahn	Setzt das Verkehrsmittel (Auto, ÖPNV, kein)

Die Namen musst Du nicht exakt treffen: DolmiDesk™ gleicht sie unscharf gegen Deine Stammdaten ab und erkennt sowohl das Kürzel („Frau Schulz") als auch den vollen Namen („Anna Schulz"). Nennst Du keinen Kostenträger, wird der beim Kunden hinterlegte Standard-Kostenträger verwendet. Findet sich kein passender Eintrag, geht nichts verloren – der Name aus dem Kalender wird am Auftrag angezeigt, damit Du ihn zuordnen kannst.

Dateianhänge am Kalendertermin (Laufzettel, Einsatzbestätigungen) werden beim Import mit übernommen und liegen anschließend am Auftrag bereit.

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Änderst Du einen Termin nachträglich – Titel, Zeit, Kunde –, holst Du die neuen Werte mit einem Klick auf Neu synchronisieren in die Import-Liste; der Kalender wird dabei komplett neu eingelesen.

Die "Ketten-Berechnung" (Chain Logic)

Das System erkennt automatisch, wenn Du mehrere Termine an einem Tag hast.

• Isolierter Termin: Start Zuhause → Ziel → Zurück nach Hause.
• Termin-Kette: Start Zuhause → Termin A → Termin B → Zurück nach Hause.
• Die Magie: Das System splittet die Fahrtkosten fair und logisch auf die Aufträge auf. Und das ganz automatisch. Keine manuellen Aussuchereien der Fahrtstrecken mehr!

Ob zwei Termine als Kette gelten, entscheidet der zeitliche Abstand: Liegen sie nah genug beieinander, teilen sie sich die Fahrt je zur Hälfte – sonst wird jeder Termin für sich von Deiner Heimatadresse aus gerechnet. Beides – die zulässige Lücke und Deine Heimatadresse – legst Du in den Einstellungen fest. Online- und abgesagte Termine erzeugen grundsätzlich keine Fahrt.

Abrechnungsmodelle statt starrer Preise

Ein Abrechnungsmodell bündelt alles, was den Preis eines Auftrags bestimmt. Pro Kunde bzw. Kostenträger legst Du fest, welches Modell gilt:

• Honorar: Stundensatz, Rundungsregel (z. B. auf halbe Stunden) und eine optionale Rundungstoleranz, die angefangene Minuten kulant verfallen lässt.
• Reisezeit: Vergütung der Fahrtzeit – als Stundensatz oder als entfernungsabhängige Pauschale.
• Wegstrecke: Fahrtkosten pro Kilometer oder als Staffel (z. B. „bis 50 km = 60 €").
• Pauschalen: Online-, Vorbereitungs- und sonstige Pauschalen.
• Zuschläge: Prozentualer Aufschlag für Nacht, Wochenende und Feiertage (etwa JVEG § 9 Abs. 6).
• Ausfallstaffeln: Ausfallpauschalen nach geplanter Dauer (z. B. „bis 1 Std = 93 €") – inklusive der Frage, ob die Pauschale die Fahrtkosten ersetzt oder zu ihnen hinzukommt.
• Fristen: Ankündigungsfristen für Ausfälle und die Frist, bis wann der Anspruch geltend gemacht sein muss. Diese Fristen ändern nie einen Betrag – sie warnen Dich nur rechtzeitig.

Gängige Regelwerke (LWV, JVEG, HessBGGAV) sind bereits hinterlegt und lassen sich jederzeit anpassen oder ergänzen – ganz ohne Programmierkenntnisse.

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Jede Änderung an einem Modell erzeugt eine neue Version. Bereits geschriebene Rechnungen bleiben an der Version hängen, mit der sie berechnet wurden – Deine alten Rechnungen ändern sich also nicht rückwirkend.

Von der Rechnung zum Zahlungseingang

Im Bereich Aufträge wählst Du die abrechenbaren Aufträge aus und klickst auf Rechnungen erstellen. Ab da übernimmt DolmiDesk™:

1. Erzeugt die Rechnung als E-Rechnung (ZUGFeRD PDF).
2. Legt sie revisionssicher im Dokumenten-Tresor ab, zusammen mit den Anhängen aus dem Kalendertermin.
3. Versendet sie per E-Mail mit dem Text aus Deiner Mail-Vorlage und allen Anhängen – direkt aus DolmiDesk™.
4. Behält offene Posten im Blick und erstellt bei Bedarf Mahnungen in drei Stufen.

Muss eine bereits versendete Rechnung korrigiert werden, erzeugt DolmiDesk™ eine Stornorechnung und gibt die zugehörigen Aufträge wieder zur Bearbeitung frei – so bleibt die Nummernfolge lückenlos.

Für wen ist DolmiDesk™ geeignet?

DolmiDesk™ ist ideal für freiberufliche DGS-Dolmetscher:innen, die regelmäßig Aufträge für verschiedene Kostenträger erledigen und ihre Buchhaltung effizienter gestalten möchten. Es eignet sich besonders für diejenigen, die:

• Den Google Kalender nutzen.
• Viele Termine pro Woche haben und Zeit sparen wollen.
• Komplexe Fahrtkostenabrechnungen benötigen.
• Eine einfache, aber leistungsfähige Lösung suchen, die sich nahtlos in ihren bestehenden Google Kalender Workflow integriert.

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Wichtig: DolmiDesk™ ist kein vollständiges ERP-System. Es konzentriert sich auf die Automatisierung der Buchhaltung rund um Deinen Google Kalender. Für umfassendere Funktionen (z.B. Steuerberatung) sind zusätzliche Tools erforderlich – für die Steuerberatung liefert DolmiDesk™ einen GoBD-Export. Dies ist auch keine Lösung für buchhaltungspflichtige Unternehmen, sondern nur für Freiberufler:innen im Bereich DGS-Dolmetschen.

Dein Start

DolmiDesk™ ist eine Web-Anwendung – Du meldest Dich im Browser an, es gibt nichts zu installieren.

Aktuell läuft die Beta-Phase mit einer begrenzten Zahl an Testerinnen und Testern. Bei der Bewerbung wird noch nichts bezahlt; den Zahlungslink bekommst Du erst mit der Einladung.

Bereit, Deine Buchhaltung zu automatisieren? Bewirb Dich für die Beta und starte anschließend mit der Anleitung Erste Schritte.

Einen Überblick, wie die App aufgebaut ist, gibt Die Bereiche der App; den kompletten Ablauf an einem echten Auftrag zeigt das Workflow-Beispiel.