DolmiDesk™: Das Betriebs­system für DGS-Dolmetscher:innen

Als DGS-Dolmetscher:in ist Deine Zeit wertvoll. Jeder Auftrag erfordert normalerweise drei Schritte:

1. Planung: Termin im Kalender eintragen.
2. Verwaltung: Daten (Adresse, Zeiten, Kunde) in eine Excel-Liste übertragen.
3. Abrechnung: Rechnung schreiben, PDF erstellen, E-Mail formulieren, Anhänge suchen.

DolmiDesk™ automatisiert Schritt 2 und 3 fast vollständig. Warum musst Du alles dreifach ausfüllen, wenn im Kalender schon alles steht?

tipp

Das Versprechen: Du planst Deinen Termin einmal im Kalender. DolmiDesk™ erledigt den Rest – von der komplexen Fahrtkostenberechnung über die PDF-Rechnungserstellung bis hin zum versandfertigen E-Mail-Entwurf.

Hier ein kurzes Demo-Video, das Dir zeigt, wie DolmiDesk™ funktioniert:

Demo: DolmiDesk™ automatisiert die Abrechnung von Dolmetscher-Terminen

Sieh Dir an, wie DolmiDesk™ Deinen Google Kalender ausliest, Fahrtkosten berechnet, Rechnungen erstellt und E-Mail-Entwürfe generiert – alles mit nur wenigen Klicks.

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Dein Google Kalender wird zur "Single Source of Truth". Was dort steht, wird zur Rechnung. Das System versteht komplexe Logiken wie:

• "Ich fahre von Termin A direkt zu Termin B – wer zahlt welche Fahrtkosten?" (Ketten-Logik)
• "Der Termin ist ausgefallen, aber ich war vor Ort." (Ausfallhonorar + Fahrt)
• "Dieser Kunde bekommt eine spezielle Pauschale." (Tarif-Matrix)
• "Ich habe mehrere Termine an einem Tag." (automatische Aufteilung)
• "Der Termin findet online statt." (keine Fahrtkosten)
• "Die Rechnung soll mit Anhang und individuellem Text verschickt werden." (One-Click E-Mail Entwurf)
• Und vieles mehr.

Der Workflow im Überblick

Dein Arbeitsalltag reduziert sich auf wenige, klare Aktionen. Das System arbeitet im Hintergrund für Dich.

info

Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Demo für den kompletten Workflow mit Screenshots und Erklärungen findest Du im Artikel Workflow-Beispiel: Von der Terminplanung bis zum E-Mail-Versand in 1,5 Minuten.

Übersicht des DolmiDesk™ Workflows

Es ist ein hochspezialisiertes System, das Deinen Google Kalender in eine leistungsfähige Buchhaltungszentrale verwandelt.

Die Kern-Funktionen

DolmiDesk™ ist mehr als nur ein Import-Skript. Es ist ein intelligentes Workflow-System.

Intelligente Import-Logik

Das System erkennt anhand des Titels im Kalender, was zu tun ist:

• Normaler Termin: Volle Berechnung von Honorar und Fahrt.
• [Ausfall] ...: Du warst vor Ort, Kunde nicht. (Fahrtkosten + Ausfallhonorar).
• [Absage] ...: Termin vorher abgesagt. (Nur Ausfallhonorar, keine Fahrt).
• Online ...: Videokonferenz. (Keine Fahrtkosten, ggf. Online-Pauschale).

Außerdem kannst Du in Notizen jeden Feld aus der Auftragsliste überschreiben (z.B. abweichende Zeiten, besondere Vereinbarungen). Dort definiertst Du auch den Kunden, zum Beispiel mit Kunde: Firma XYZ. Wenn dieser Kunde in Deinen Stammdaten existiert, werden automatisch die hinterlegten Adressdaten und der korrekte Empfänger übernommen.

Die "Ketten-Berechnung" (Chain Logic)

Das System erkennt automatisch, wenn Du mehrere Termine an einem Tag hast.

• Isolierter Termin: Start Zuhause → Ziel → Zurück nach Hause.
• Termin-Kette: Start Zuhause → Termin A → Termin B → Zurück nach Hause.
• Die Magie: Das System splittet die Fahrtkosten fair und logisch auf die Aufträge auf. Und das ganz automatisch. Keine manuellen Aussuchereien der Fahrtstrecken mehr!

Dynamische Preis-Matrix

Vergiss starre Preise. Das System nutzt eine 3-Wege-Matrix:

• Basics: Stundensätze pro Kostenträger.
• Fahrtstaffel: Automatische Pauschalen basierend auf Kilometern (z.B. "bis 50km = 60€").
• Ausfallstaffel: Automatische Pauschalen basierend auf geplanter Dauer (z.B. "bis 1 Std = 93€").

Diese sind im System schon gemäß der gängigen Reglungen (z.B. LWV, JVEG, HessBGGAV) hinterlegt, können aber jederzeit angepasst oder neue hinzugefügt werden - ganz ohne Programmierkenntnisse.

One-Click Export & Kommunikation

Wenn die Rechnung fertig ist, klickst Du auf "Exportieren". Das System:

1. Generiert ein sauberes PDF und speichert es strukturiert in Google Drive.
2. Sucht den Kalendereintrag, nimmt eventuelle Anhänge (Laufzettel, Bestätigungen) und kopiert sie dazu.
3. Erstellt einen Gmail-Entwurf mit Deiner Signatur, dem passenden Text, den Du pro Empfänger hinterlegt hast, und fügt das PDF + Anhänge bei.

So musst Du nur noch auf "Senden" klicken – fertig!

Für wen ist DolmiDesk™ geeignet?

DolmiDesk™ ist ideal für freiberufliche DGS-Dolmetscher:innen, die regelmäßig Aufträge für verschiedene Kostenträger erledigen und ihre Buchhaltung effizienter gestalten möchten. Es eignet sich besonders für diejenigen, die:

• Google Workspace nutzen.
• Viele Termine pro Woche haben und Zeit sparen wollen.
• Komplexe Fahrtkostenabrechnungen benötigen.
• Eine einfache, aber leistungsfähige Lösung suchen, die sich nahtlos in ihren bestehenden Google Kalender Workflow integriert.

warnung

Wichtig: DolmiDesk™ ist kein vollständiges ERP-System. Es konzentriert sich auf die Automatisierung der Buchhaltung rund um Deinen Google Kalender. Für umfassendere Funktionen (z.B. Steuerberatung, umfangreiche Kundenverwaltung) sind zusätzliche Tools erforderlich. Dies ist auch keine Lösung für buchhaltungspflichtige Unternehmen, sondern nur für Freiberufler:innen im Bereich DGS-Dolmetschen.

Dein Start

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