Stammdaten: Empfänger

In der Tabelle Empfänger definierst Du, wer die Rechnung erhält, wohin sie geschickt wird und wie sie aussieht.

info

Wer ist ein "Empfänger"? Ein Empfänger ist z.B. eine Krankenkasse, ein Integrationsamt oder ein Unternehmen, die Rechnung bezahlt. Der Empfänger ist oft nicht der gleiche wie der Kunde (z.B. wenn Du für eine Privatperson dolmetschst, die Rechnung aber die Krankenkasse übernimmt).

Zusammenhänge verstehen

Der Empfänger-Eintrag ist das Bindeglied zwischen Deinem Auftrag und dem fertigen Dokument.

Die Spalten im Detail

Die Tabelle ist breit, da sie viele Steuerungsfunktionen übernimmt. Wir teilen sie in logische Gruppen.

Übersicht der Empfänger-Tabelle mit den verschiedenen Spalten.

tipp

Abgesehen von dem Abrechnungsmodell und der Vorlage für die Rechnung und die E-Mail greift der automatisierte Prozess nur auf diese Felder zu, wenn Du sie in den Vorlagen mit Platzhaltern referenzierst (z.B. {{Empfänger_Name}}). Mehr dazu im Artikel Platzhalter & Variablen.

Diese Tabelle hat vier Hauptbereiche:

Identifikation & Adresse

Diese Daten bestimmen, was auf der PDF-Rechnung steht und wie Du den Empfänger im System findest.

Spalte	Erklärung
Bezeichnung	Der interne Name. Dieser Name taucht in Deinen Dropdowns (im Kalender oder Aufträge-Tab) auf. Er sollte kurz und eindeutig und einzigartig sein (z.B. LWV (Kumant)). Er erscheint nicht auf der Rechnung.
Name	Der offizielle Name. Dieser Text erscheint prominent auf der PDF-Rechnung (z.B. LWV Hessen).
Ansprechpartner	Optional. Name des Sachbearbeiters, falls dieser auf der Rechnung oder in der E-Mail stehen soll.
Adresse	Die vollständige Postanschrift. Nutze Strg + Enter (oder Cmd + Enter), um Zeilenumbrüche in der Zelle zu machen.

warnung

Achte darauf, dass die Bezeichnung eindeutig ist. Wenn Du mehrere Empfänger mit dem gleichen Namen hast, füge eine Unterscheidung hinzu (z.B. LWV (Kumant) und LWV (Müller)).

Kommunikation (E-Mail)

Diese Daten werden genutzt, um den Gmail-Entwurf nach dem Export automatisch zu erstellen.

Spalte	Erklärung
E-Mail	Die Haupt-Empfängeradresse für den Rechnungsversand.
CC-Mail	Optional. Eine Adresse, die in Kopie (CC) gesetzt wird.
E-Mail-Vorlage	Ein Dropdown-Feld. Wählt aus, welcher Text (aus dem Tab Mails) für die E-Mail verwendet wird (z.B. "Standard" oder "Du-Form").

info

Die E-Mail-Vorlagen kannst Du im Tab Mails anpassen. Dort legst Du den Text fest, der in den Gmail-Entwurf übernommen wird. Falls Du keine Vorlage auswählst, wird eine Standard-Nachricht genutzt:

Betreff: Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei die Rechnung.

Logik & Layout (Das Herzstück)

Hier verknüpfst Du den Empfänger mit den Regeln aus den anderen Tabellen.

Spalte	Erklärung
Abrechnungsmodell	Wählt das Preismodell aus, das Du unter Abrechnungsmodelle definiert hast. Dies steuert Stundensätze und Pauschalen.
Vorlage Vorort	Wählt das Tabellenblatt (Design), das für normale Termine genutzt wird.
Vorlage Online	Wählt das Tabellenblatt für Online-Termine.
Vorlage Ausfall	Wählt das Tabellenblatt für Ausfall-Rechnungen (erschienener Dolmetscher).
Vorlage Absage	Wählt das Tabellenblatt für Absage-Rechnungen (nicht angereist).

Falls Du keine Vorlage auswählst, wird der Rechnungsentwurd nicht erstellt, Du bekommst eine Mitteilung und der Status des Auftrags wird auf Fehler gesetzt.

tipp

Die Felder für die Vorlagen sind intelligente Dropdowns. Wenn Du ein neues Tabellenblatt als Design anlegst, erscheint es hier automatisch zur Auswahl.

System-Felder

Diese Felder steuern spezielle Funktionen im Hintergrund und sollten mit Vorsicht genutzt werden.

Spalte	Erklärung
Auto-Export	Steuert, ob dieser Empfänger bei der Massen-Erstellung berücksichtigt werden darf (z.B. "Erlaubt" oder "Verboten").
E-ID	Technisches Feld. Eine eindeutige ID (z.B. E-1, E-2). Diese wird vom System für Verknüpfungen genutzt. Bitte nicht ändern, wenn der Empfänger bereits in Aufträgen verwendet wurde.

tipp

Setze das Feld Auto-Export auf Erlaubt, wenn Du während des regelmäßigen Imports möchtest, dass die Rechnungen für diesen Empfänger automatisch als PDF exportiert und E-Mail-Entwürfe erstellt werden. Andererfalls werden für diesen Empfänger nur Rechnungsentwürfe erstellt, die nicht automatisch exportiert werden.

Anleitung: Einen neuen Empfänger anlegen

Angenommen, Du hast einen neuen Auftraggeber "TK Krankenkasse".

Stammdaten eintragen

Gehe in die Tabelle Empfänger und scrolle ans Ende und füge eine neue Zeile hinzu.

Neue Zeile in der Empfänger-Tabelle hinzufügen.

Trage die Bezeichnung, den offiziellen Namen und die Adresse ein.

Bezeichnung	Name	Adresse
TK	Techniker Krankenkasse	Trage die Straße und PLZ ein.

E-Mail-Daten eintragen

Trage die E-Mail-Adresse ein, an die die Rechnung geschickt werden soll. Wähle die Standard-E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown.

E-Mail	CC-Mail	E-Mail-Vorlage
rechnung@tk.de		Standard

Logik verknüpfen

Wähle das passende Abrechnungsmodell aus, das Du zuvor im Tab Abrechnungsmodelle definiert hast. Zum Beispiel JVEG.

Abrechnungsmodell
JVEG

Vorlagen zuweisen

Als Erstes wähle ein E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown in der Spalte E-Mail-Vorlage.

E-Mail-Vorlage
Standard

Als Nächstes bestimmst Du, wie die Rechnungen aussehen. Oft nutzt man für alle Fälle dieselbe Vorlage, aber Du kannst unterscheiden.

Vorlage Vorort	Vorlage Online	Vorlage Ausfall	Vorlage Absage
Vorlage JVEG	Vorlage JVEG	Vorlage Ausfall	Vorlage Ausfall

Über Auto-Export entscheiden

Setze das Feld Auto-Export auf Erlaubt, wenn die Rechnungen für diesen Empfänger automatisch exportiert und E-Mail-Entwürfe erstellt werden sollen.

Auto-Export
Erlaubt

Fertig! Du kannst diesen Empfänger nun im Tab Kunden einem Kunden zuordnen oder im Tab Aufträge direkt auswählen.