Vom Auftrag zum Rechnungsentwurf

Du hast Deine Aufträge importiert und geprüft. Der Status steht auf Bereit. Jetzt verwandeln wir diese Datenzeile in ein echtes Dokument.

Wir nennen diesen Schritt "Entwurf erstellen", weil das Ergebnis ein Tabellenblatt ist, das Du noch bearbeiten kannst, bevor es "in Stein gemeißelt" (exportiert) wird.

Der Prozess

Der Prozess zur Erstellung eines Rechnungsentwurfs sieht so aus:

Der Prozess zur Erstellung eines Rechnungsentwurfs

Zuerst wählt das Skript die nächste freie Rechnungsnummer aus und reserviert sie, indem es eine neue Zeile in der Tabelle Rechnungen anlegt.

Dann wird die passende Vorlage (z.B. Vorlage Online) kopiert und in ein neues Tabellenblatt mit dem Namen der Rechnungsnummer (z.B. RE-2025-066) eingefügt.

Schließlich werden alle Platzhalter in der Vorlage (z.B. {{Kunde_Name}}) mit den echten Werten aus den entsprechenden Tabellen ersetzt.

Die Werte für die Rechnungsbeiträge werden mit Formeln in der Tabelle Rechnungen berechnet, basierend auf den Preisen, die in dem Abrechnungsmodell des Auftrags hinterlegt sind.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Du kannst Rechnungsentwürfe einzeln oder als Stapel (Bulk) erstellen.

Auswahl treffen

Gehe in den Tab Aufträge. Suche nach Zeilen, bei denen der Status auf Bereit steht. Setze ganz links in der Spalte Auswahl einen Haken bei den Aufträgen, die Du abrechnen möchtest.

Aufträge mit dem Status 'Bereit' sind bereit für die Rechnungsentwurf-Erstellung.

Massenverarbeitung

Du kannst problemlos 10 oder 20 Haken gleichzeitig setzen. Das System erstellt dann nacheinander 20 Rechnungsblätter.

Prozess starten

Klicke im Menü oben auf: DolmiDesk™ → 🧾 Auswahl: Rechnungen erstellen

Warten & Zuschauen

Das Skript arbeitet nun Zeile für Zeile ab. Du siehst unten rechts kleine "Toast"-Nachrichten (Statusmeldungen).

• Für jeden Auftrag wird ein neuer Tab unten in der Leiste erstellt (z.B. RE-2025-066).

  

  Neuer Tab mit der Rechnungsnummer erscheint.

• Der Status im Auftrag springt auf Entwurf erstellt.

  

  Der Status im Auftrag ändert sich.

• Für jeden Auftrag wird eine neue Zeile in der Tabelle Rechnungen angelegt.

  

  Die neue Zeile in der Tabelle 'Rechnungen'.

Ergebnis prüfen

Klicke auf den neu entstandenen Tab (das Tabellenblatt mit der Rechnungsnummer) oder nutze den Link in der Spalte Rechnungsnummer im Auftrag oder in der Tabelle Rechnungen. Das ist Deine Rechnung!

Link zur Rechnung in der Tabelle 'Rechnungen'.

Du kannst sie jetzt noch bearbeiten, bevor Du sie exportierst.

Was im Hintergrund passiert (Die "Snapshot"-Logik)

Dies ist ein wichtiger Punkt für Dein Verständnis:

Wenn die Rechnung erstellt wird, macht das System einen Snapshot (Momentaufnahme) der Preise.

1. Preise werden fixiert: Der aktuelle Stundensatz, Fahrstundensatz sowie das Abrechnungsmodell aus den Stammdaten werden fest in die Tabelle Rechnungen kopiert.
   • Warum? Wenn Du nächstes Jahr Deine Preise erhöhst, sollen sich die alten Rechnungen nicht nachträglich ändern.
2. Nummer wird vergeben: Das System sucht die nächste freie Rechnungsnummer (basierend auf der Config) und weist sie diesem Auftrag fest zu.
3. Vorlage wird gewählt: Das System prüft:
   • Wer ist der Empfänger? (z.B. "Amtsgericht")
   • Was für ein Typ ist der Auftrag? (z.B. "Ausfall")
   • -> Es lädt die entsprechende Vorlage (z.B. Vorlage Ausfall) und kopiert sie.

tipp

Wie alles genau berechnet wird, kannst Du in der Tabelle Rechnungen sehen. Dort findest Du alle Formeln, die die Beträge aus den Stammdaten und dem Auftrag zusammenrechnen.

Den Entwurf bearbeiten

Das neu erstellte Tabellenblatt ist kein PDF, sondern eine ganz normale Google-Sheets-Seite. Das ist gewollt!

Du kannst hier letzte Hand anlegen:

• Texte ändern: Der Anlass ist zu lang oder enthält Tippfehler? Klicke in die Zelle und ändere ihn.
• Zusatzinfos: Du willst eine Zeile "Besonderer Aufwand" hinzufügen? Schreib es einfach irgendwo hin.
• Formatierung: Fett, Kursiv, Farbe – Du hast volle Freiheit.

Die Platzhalter wurden bereits durch die Formeln mit Verweisen ersetzt, sodass die Beträge automatisch berechnet werden. Mehr dazu in der "Das Platzhalter-System".

Achtung bei Formeln

Viele Zellen in der Vorlage enthalten Formeln (erkennbar an {{...}} Platzhaltern, die ersetzt wurden, oder Verweisen). Wenn Du diese überschreibst, ist die automatische Verknüpfung für dieses eine Feld weg. Das ist meistens okay, aber sei Dir dessen bewusst.

info

Wenn Du für den Empfänger in der Tabelle Empfänger keine Vorlage hinterlegt hast, wird die Rechnungsentwurferstellung fehlschlagen. Und der Status des Auftrags bleibt wird auf Fehler gesetzt und die entsprechende Zeile wird aus der Tabelle Rechnungen gelöscht.

Fehlerbehebung

Manchmal klappt die Erstellung nicht. In der Spalte Status steht dann Fehler.

Häufigste Ursachen:

1. Vorlage fehlt: Du hast dem Empfänger für diesen Typ (z.B. "Online") keine Vorlage zugewiesen, oder der Name des Vorlagen-Blattes hat sich geändert.
   • Lösung: Prüfe im Tab Empfänger die Spalten "Vorlage ...".
2. Rechnungsnummer blockiert: Es existiert bereits ein Tab mit dem Namen der nächsten Rechnungsnummer (z.B. weil Du einen alten Entwurf nicht gelöscht hast).
   • Lösung: Lösche den alten Tab oder nutze die "Rechnungen löschen" Funktion.

Meistens bekommst Du eine erklärende Meldung unten rechts (Toast).

Einen Fehler korrigieren (Rollback)

Wenn beim Erstellen etwas schiefgeht oder Du merkst, dass Du den falschen Auftrag angeklickt hast:

1. Gehe in den Tab Rechnungen (oder bleibe in Aufträge).
2. Setze den Haken bei der fehlerhaften/falschen Zeile.
3. Klicke im Menü auf 🗑️ Auswahl: Rechnungen löschen.

Das System räumt auf:

• Der fehlerhafte Tab wird gelöscht.
• Die Zeile in Rechnungen wird entfernt.
• Der Auftrag springt zurück auf Status Bereit.

Du kannst es nun erneut versuchen.