E-Mail Vorlagen erstellen

Der letzte Schritt der Automatisierung ist der Versand. Damit Du nicht jedes Mal denselben Text tippen musst, definierst Du in der Tabelle Mails Deine Standard-Texte.

Das System erstellt daraus nach dem Export einen fertigen Gmail-Entwurf, inklusive Deiner Signatur und aller Anhänge.

Die Spalten

Diese Tabelle ist sehr simpel aufgebaut, aber mächtig in der Wirkung.

Die Mails Tabelle mit den wichtigsten Spalten.

Spalte	Erklärung
Bezeichnung	Der interne Name. Dieser Name taucht im Dropdown-Menü der Tabelle Empfänger auf (Spalte E-Mail-Vorlage). Wähle kurze, klare Namen wie Standard, Du-Form oder Englisch.
Betreff	Die Betreffzeile der E-Mail. Hier solltest Du unbedingt Platzhalter nutzen, damit die Rechnungsnummer direkt sichtbar ist.
Text	Der eigentliche Nachrichtentext.

Hinweise zum Text-Feld

• Zeilenumbrüche: Du kannst mit Strg + Enter (Windows) oder Cmd + Enter (Mac) ganz normale Absätze in der Zelle machen. Das System wandelt diese automatisch in E-Mail-Absätze um.
• Signatur: Du musst hier keine Grußformel ("Mit freundlichen Grüßen...") und keine Signatur eintragen. Das System holt sich Deine aktuelle Signatur automatisch direkt aus Deinen Gmail-Einstellungen und hängt sie unten an.

Verwendung im System

Du wählst nicht pro Rechnung eine Vorlage aus, sondern pro Empfänger.

Verknüpfung von Mails Tabelle, Empfänger Tabelle und Gmail Entwürfen

1. Du legst hier eine Vorlage an (z.B. "Behörde Formell").
2. Du gehst in die Tabelle Empfänger.
3. Du weist dem Empfänger "Amtsgericht" in der Spalte E-Mail-Vorlage den Wert "Behörde Formell" zu.
4. Ab jetzt wird jede Rechnung an das Amtsgericht mit diesem Text erstellt.

Die Magie der Platzhalter

Damit die E-Mail nicht wie eine Massen-Mail aussieht, kannst Du Platzhalter verwenden. Das sind variable Textbausteine, die das System automatisch mit den echten Daten des Auftrags füllt.

Sie haben immer das Format: {{Tabelle_Spalte}}.

Ein Beispiel:

Feld	Inhalt in der Tabelle	Ergebnis in der E-Mail
Betreff	Rechnung {{Rechnungen_Rechnungsnummer}}	Rechnung RE-2025-065
Text	Hallo {{Empfänger_Ansprechpartner}},	Hallo Herr Müller,

Mehr dazu

Eine vollständige Liste aller verfügbaren Platzhalter und wie Du eigene Platzhalter erstellst, findest Du im Artikel Platzhalter.