Die Schaltzentrale: Aufträge & Import

Der Tab Aufträge ist Dein tägliches Arbeitswerkzeug. Hier landen alle Termine aus Deinem Kalender, werden berechnet, geprüft und schließlich in Rechnungen verwandelt.

Jede Zeile repräsentiert einen Auftrag.

Der Import-Prozess

Der Import wird manuell über den Button 📅 Aufträge importieren gestartet.

Der Import-Button im Menü.

passiert Folgendes:

1. Das Skript sucht in Deinem Kalender nach Terminen der letzten X Tage (Standard: 7, definiert in den Einstellungen).
2. Es importiert nur Termine mit der Farbe MAUVE (oder Deiner Config-Farbe aus den Einstellungen).
3. Es analysiert den Titel des Kalender-Eintrags, um den Typ zu bestimmen.
4. Es berechnet die Fahrzeiten und Kilometer basierend auf der Ketten-Logik.
5. Es prüft, ob alle Daten für eine Rechnung vorhanden sind (Status-Check).

Der Import-Prozess überschreibt immer alle existierenden Aufträge im Sheet, die im importierten Zeitraum liegen.

Wichtig

Wenn Du einen Termin im Kalender änderst oder löschst, wird die existierende Zeile im Sheet nicht automatisch aktualisiert (um Deine manuellen Änderungen zu schützen). Lösung: Lösche alle Aufträge dieses Tages im Sheet und importiere neu, falls Du die Daten aktualisieren möchtest, oder passe die Zeile manuell an.

Hier ist wie der gesamte Prozess aussieht:

Verknüpfung von Kunden, Empfängern und Abrechnungsmodellen

tipp

Du kannst auch jederzeit manuell neue Zeilen in die Tabelle Aufträge einfügen, wenn Du z.B. einen Auftrag hast, der nicht im Kalender steht.

Die Typ-Erkennung

DolmiDesk™ erkennt automatisch, um was für einen Auftrag es sich handelt, basierend auf dem Titel im Kalender.

Kalender-Eintrag Typ-Erkennung

Bereinigung

Das Skript entfernt die Präfixe [Ausfall], [Absage] oder Online automatisch aus der Spalte Anlass, damit die Rechnung sauber aussieht.

Die Ketten-Logik (Fahrtkosten)

Das System ist intelligent genug, um zu erkennen, ob Du mehrere Termine an einem Tag hast. Es berechnet die Wege fair und logisch.

Die Regel: Wenn zwischen dem Ende von Termin A und dem Start von Termin B weniger als 2 Stunden (in Einstellungen definiert) liegen, wird eine "Kette" gebildet.

Ketten-Logik für Fahrtkosten

Szenarien im Detail

1. Einzel-Termin:

   • Du fährst: Zuhause → Termin → Zuhause.
   • Abrechnung: Volle Anreise + Volle Abreise.

2. Die Kette (Termin A und B liegen nah beieinander):

   • Du fährst: Zuhause → Termin A → Termin B → Zuhause.
   • Termin A: Zahlt volle Anreise (von Zuhause). Die Abreise wird fiktiv halbiert, da Du ja nicht nach Hause fährst. Die eine Hälfte der Abreise wird dem nächsten Termin zugerechnet.
   • Termin B: Zahlt nur die halbe Anreise (den Weg von A nach B). Zahlt volle Abreise (nach Hause).

3. Kette unterbrochen (Pause > 2h):

   • Du fährst: Zuhause → Termin A → Zuhause (2h Pause) Zuhause → Termin B → Zuhause.
   • Das System nimmt an, Du bist zwischendurch nach Hause gefahren.
   • Beide Termine werden als Einzel-Termine berechnet (Zuhause → A → Zuhause und Zuhause → B → Zuhause).

4. Online in der Kette:

   • Bei einem Online Termin werden keine Fahrtkosten berechnet, aber es wird davon ausgegangen, dass Du dafür nach Hause fährst.
   • Wenn Du Termin A (Vorort) → Termin B (Online) → Termin C (Vorort) hast, wird berechnet, als würdest Du von A nach Hause fahren und für C wieder losfahren (da B keine physische Anwesenheit erfordert).

5. Absage:

   • Bei Absage Terminen werden keine Fahrtkosten berechnet und sie werden von der Ketten-Logik ausgeschlossen. Es wird angenommen, dass Du nicht hingefahren bist.

Der Status-Workflow

Die Spalte Status zeigt Dir immer, was zu tun ist.

Status	Bedeutung	Deine Aufgabe
Überprüfen	Daten fehlen (z.B. Kunde nicht erkannt, Adresse falsch).	Ergänze die fehlenden Daten (rot markiert) oder lege den Kunden in den Stammdaten an.
Bereit	Alle Daten komplett. Kunde & Empfänger sind verknüpft.	Du kannst jetzt den Haken bei Auswahl setzen und "Rechnung erstellen" klicken.
Entwurf erstellt	Ein Tabellenblatt für die Rechnung wurde generiert.	Prüfe das neue Blatt. Wenn okay -> Exportieren.
Rechnung erstellt	PDF wurde exportiert und im Drive gespeichert.	Die Spalte Rechnungsnummer enthält jetzt einen Link zum Drive-Ordner.
Abgerechnet	E-Mail wurde versendet.	Archiviert.
Fehler	Technischer Fehler bei der Erstellung.	Prüfe die Fehlermeldung oder versuche es erneut.

Die Spalten erklärt

Die Tabelle ist breit, aber logisch sortiert.

Steuerung

• Auswahl: Checkbox. Setze hier einen Haken, um für diese Zeile eine Aktion (Rechnung erstellen) auszuführen.
• Rechnungsnummer:
  • Leer: Noch keine Rechnung.
  • Link (Tab): Verweist auf das Tabellenblatt (Entwurf).
  • Link (Ordner): Verweist auf den Google Drive Ordner (nach Export).

Auftragsdaten

• Einsatzdatum, Anlass, Zeiten: Kommen direkt aus dem Kalender.
• Kunde: Der Name des Klienten. Muss exakt mit den Stammdaten übereinstimmen.
• Empfänger: Wer zahlt. Wird oft automatisch über den Kunden ausgefüllt (Standard-Empfänger).

Reise & Logistik (Automatisch berechnet)

• Startadresse / Endadresse: Zeigt, von wo das System die Route berechnet hat (z.B. "Mombacher Weg" oder die Adresse des vorherigen Termins).
• Anreisedistanz / Abreisedistanz: Die berechneten Kilometer. Bei Absage oder Online sind diese leer.
• Reisedauer: Die gesamte Zeit im Auto/Bahn.

Technik (Versteckt)

Ganz rechts findest Du Spalten wie K-ID, E-ID, Event-ID. Diese verknüpfen die Zeile mit den Stammdaten und dem Kalender. Bitte nicht manuell ändern!