Шаблоны счетов: тексты на твоих документах
Informationen zum Artikel
Autor: Dmitry Dugarev
Макет твоего счёта — фирменный бланк, поле адреса, таблица позиций, блок итоговых сумм — уже готов и юридически надёжно оформлен. Твои данные для этого (имя, адрес, налоговый номер, банк) указаны в разделе Einstellungen (настройки).
Шаблон счёта управляет именно словами: с чего счёт начинается, как называется и описывается каждая позиция, что написано под суммой — и как сформулированы сторно, корректировка или напоминание.
Суд ожидает не такого языка, как касса медицинского страхования (Krankenkasse). Именно для этого существует несколько шаблонов.
Список
- Neue Vorlage (новый шаблон) создаёт новый шаблон — быстрее всего, если сразу после этого загрузить одну из готовых заготовок (Voreinstellung).
- Один шаблон несёт метку Standard: он действует для любого Kostenträger (плательщика), для которого не указано ничего другого.
Уже настроено пять шаблонов: Standard, JVEG, HessBGGAV, LWV и Krankenkasse.
Редактор
- Voreinstellung laden (загрузить заготовку) заменяет всё содержимое одним из пяти готовых текстовых наборов — хорошая отправная точка.
- Einleitungstext (вступительный текст) стоит над позициями. У него есть отдельный вариант для Sammelrechnungen (сводных счетов) («für meine nachfolgend aufgeführten Dolmetscheinsätze …» — «за перечисленные ниже мои переводческие услуги…»).
- Platzhalter einfügen (вставить плейсхолдер) добавляет в текст динамические значения — см. систему плейсхолдеров.
Редактор разделён на четыре блока.
Identität (Идентификация)
Название и описание шаблона. Название появляется в выборе на странице Kostenträger.
Dokumenttexte (Тексты документа)
Einleitungstext (вступительный текст) над позициями и Schlusstext (заключительный текст) под суммами — место для ссылок на законы, например «Diese Rechnung wurde analog zu § 9 JVEG berechnet.» («Этот счёт рассчитан по аналогии с § 9 JVEG»).
Оба текста могут получить собственную версию для Sammelrechnungen (сводных счетов): предложение в единственном числе («für meinen Dolmetscheinsatz am …» — «за мой заказ на устный перевод от …») не подходит, если на одном документе указано десять заказов. Через Variante für Sammelrechnung hinzufügen (добавить вариант для сводного счёта) ты создаёшь вторую версию; без неё в обоих случаях действует обычный текст.
Texte für Storno, Korrektur & Mahnungen (Тексты для сторно, корректировки и напоминаний)
Три Belegart (типа документа) требуют другого языка, чем обычный счёт, — и других плейсхолдеров:
| Belegart | Что должен передавать текст |
|---|---|
| Stornorechnung | Указать исходный счёт и чётко обозначить, что сумма аннулируется. |
| Korrekturrechnung | Сослаться на оригинал и сторно-счёт и анонсировать исправленные позиции. |
| Mahnungen | Напомнить о неоплаченном счёте и установить новый срок. |
Для Mahnungen основой служит Stufe 1 (первый уровень) — Stufe 2 и 3 используют тот же текст, пока ты их не переопределишь. Если третьему напоминанию нужен более жёсткий тон, добавь через Stufe hinzufügen (добавить уровень) отдельную версию только для этого уровня.
Positionen (Позиции)
Здесь ты определяешь, как называется каждая строка счёта. Позиции формируются на основе Abrechnungsmodell (модели расчёта) — шаблон определяет только их подписи:
| Gruppe | Позиции |
|---|---|
| Dolmetschleistung (услуги устного перевода) | Dolmetschhonorar |
| Fahrtkosten (транспортные расходы) | Fahrtzeit · Fahrzeitpauschale · Fahrtkosten (PKW/km) · ÖPNV |
| Zusatzpauschalen (дополнительные надбавки) | Online-Pauschale · Vorbereitungspauschale · Sonstige Pauschale |
У каждой позиции есть три поля:
- Bezeichnung (наименование) — краткая форма, например «Honorar für Leistungserbringung Gebärdensprachdolmetschen» (гонорар за оказание услуг устного перевода на жестовом языке).
- Beschreibung (описание) — строка с подробностями под ней, как правило, полная плейсхолдеров (повод, время оказания услуги, общая оплачиваемая продолжительность).
- Einheit (единица измерения) — например
Std.,kmилиPauschale.
Совсем внизу блока находятся ещё четыре строки сумм для Mahnung (напоминания): offener Betrag (непогашенная сумма), Mahngebühr (сбор за напоминание), Verzugszinsen (проценты за просрочку), Gesamt fällig (итого к оплате). Сами суммы берутся из Einstellungen → Mahnwesen (Настройки → управление напоминаниями); здесь ты меняешь только их названия.
Предпросмотр
Прежде чем спускать шаблон на настоящие документы, посмотри на него. Vorschau (предпросмотр) отображает полноценный пример документа.
Справа ты переключаешь:
- Beleg (тип документа): Rechnung · Storno · Korrektur · Mahnung — здесь ты видишь свои варианты текста в действии.
- Auftragsart (тип заказа): Vor Ort · Online · Ausfall · Absage · Sammelrechnung.
- Verkehrsmittel (вид транспорта) и Abrechnungsmodell (модель расчёта): от них зависит, какие позиции вообще появляются.
Пример заказа справа внизу показывает, с какими значениями велся расчёт. Через Vorschau herunterladen (скачать предпросмотр) ты получаешь PDF.
Версии и назначение
- Каждое изменение создаёт новую версию. Уже выставленные счета сохраняют свою версию — новый текст никогда не появляется задним числом на старом документе.
- Шаблон, который уже использован в счёте, нельзя удалить. Если нужна вариация, используй Duplizieren (дублирование).
- Назначается он на странице Kostenträger в разделе Abrechnung (расчёты). Если там ничего не выбрано, применяется шаблон «Standard».
Об авторе