От заказа к счёту
Informationen zum Artikel
Autor: Dmitry Dugarev
У тебя уже импортированы календарные записи и дозаполнены заказы. Теперь из этого получается документ.
«Черновика», который пришлось бы ещё собирать самостоятельно, здесь не бывает: DolmiDesk сразу создаёт готовый счёт — с номером, позициями, PDF и электронным счётом. Чтобы всё же не создавать его «вслепую», перед этим есть предварительный просмотр: ты видишь готовый документ ещё до того, как что-либо будет создано.
Необходимое условие
Выставить счёт можно по любому заказу со статусом Abrechenbar («к расчёту»). Это значит: дата и время указаны, клиент и Kostenträger (плательщик — учреждение, покрывающее расходы) привязаны, подключён Abrechnungsmodell (модель тарификации), а для поездок задокументированы адреса, время и расстояния.
Что именно отсутствует, тебе покажет сам заказ; полный список — в разделе Проверка полноты.
Три способа
По одному — прямо из заказа
Открой заказ и нажми внизу справа Rechnung erstellen («создать счёт»). Это удобно, если заказ уже и так проверен: разбивка в разделе Abrechnung («Расчёт») заранее показывает именно те суммы, которые окажутся в счёте, — а предварительный просмотр затем показывает весь документ целиком.
Пакетом — из списка заказов
Отметь несколько строк в разделе Заказы. Внизу появится панель выбора.
- Панель считает заранее: сколько заказов выбрано, сколько счетов из них получится и на какую сумму.
- Rechnungen erstellen («создать счета») запускает процесс.
Из раздела Счета
Кнопка Abrechnen («Рассчитать») вверху в разделе Счета открывает список всех заказов, готовых к расчёту, — без необходимости сначала переходить в заказы. Это самый удобный способ, если в конце месяца ты рассчитываешь всё сразу.
Сначала посмотреть, потом выставить счёт
Когда ты выставляешь счёт по одному заказу, документ показывается тебе до того, как он будет создан. То, что ты там видишь, — не имитация: DolmiDesk рассчитывает и рендерит счёт именно так, как он был бы создан, — только без сохранения и без присвоения номера счёта. Поэтому в этот момент в документе ещё нет номера.
- Jetzt abrechnen («выставить счёт сейчас») — это шаг, который на самом деле создаёт счёт; узнать его можно по красному цвету, который в DolmiDesk используется исключительно для таких кнопок (см. «Красный означает деньги»).
Abbrechen («отмена») ничего не стоит: документ не был выписан, номер не присвоен, отменять нечего. Именно для этого и нужен предварительный просмотр — проверь адрес, позиции, суммы и тексты и вернись в заказ, если что-то не так.
Один счёт на каждого Kostenträger
При выставлении счетов система не создаёт счёт механически по каждому заказу, а группирует их по Kostenträger: десять заданий для одного и того же Integrationsamt (интеграционного ведомства) превращаются в один сводный счёт с десятью позициями, а не в десять отдельных счетов. Панель выбора заранее показывает это как «× Sammel».
А заказы для разных Kostenträger, наоборот, всегда попадают в отдельные счета — хотя бы потому, что у них разные адрес, срок оплаты и шаблон.
Что при этом происходит
Во время создания DolmiDesk показывает индикатор прогресса и переключается в раздел Счета — туда, куда документы сейчас же и попадут. Индикатор продолжает работать, пока PDF действительно не будут отрендерены до конца.
При этом для каждого счёта происходит следующее:
- Номер и дата: присваивается следующий порядковый номер по твоему формату, датой выставления становится сегодняшний день, а дата оказания услуги берётся из заказа.
- Срок оплаты: из срока оплаты Kostenträger, а если он не задан — из Einstellungen («Настройки»).
- Документы: создаются PDF и электронный счёт (E-Rechnung, ZUGFeRD), к счёту прикрепляются вложения заказа.
- Смена статуса: заказ получает статус Abgerechnet («рассчитан») и переходит в режим только для чтения, а счёт получает статус Offen («открыт»).
Логика снимка
Это самый важный момент для понимания: при создании DolmiDesk делает снимок всего, что определяет документ.
- Версию Abrechnungsmodell, по которой производился расчёт.
- Версию Rechnungsvorlage, из которой взяты тексты.
- Твои имя и адрес, а также имя и адрес Kostenträger.
Если в следующем году ты повысишь свои ставки или переформулируешь вступительный текст, старые счета от этого задним числом не изменятся. В просмотре счёта в разделе Details («Детали») видно, какая версия использовалась, — клик по ней открывает именно эту версию.
Korrekturrechnung (корректировочный счёт) это не затрагивает: это новый документ, который рассчитывается заново — по Abrechnungsmodell, указанному в заказе на тот момент. Именно это и делает его корректировкой. Подробнее — в разделе Сторно и корректировка.
Дальше: отправка
Счёт готов, но ещё не отправлен — создан не значит отправлен. Открой его, брось последний взгляд на документ — и дальше переходи к разделу Отправка по электронной почте.
Если что-то не так
Созданный счёт больше нельзя ни отредактировать, ни удалить — даже если он ещё не был отправлен. Так требуют GoBD (немецкие правила ведения учёта и хранения документов), и именно это обеспечивает непрерывность нумерации.
Путь к исправлению всегда один и тот же:
- Сторнировать счёт — возникает Stornorechnung (сторно-счёт), и связанные заказы снова становятся доступны для редактирования.
- Скорректировать заказы.
- Из сторнированного счёта создать Korrekturrechnung (корректировочный счёт).
Подробно об этом — в разделе Сторно и корректировка.
Об авторе