Перейти к основному содержимому

DolmiDesk: операционная система для переводчиков жестового языка (DGS)

В видеоруководстве ты в одиннадцати главах проходишь всё приложение: создание Kostenträger (плательщиков) и клиентов, расчёт и отправка заказов, сводные счета, напоминания об оплате, сторно и корректировочные счета, отчёты, сметы, расходные документы с EÜR и, в конце, импорт из календаря. Озвучка на немецком, с русскими субтитрами. Кнопка AD в плеере запускает версию с аудиодескрипцией.

Видеоруководство по DolmiDesk за 11 минут

Текстовая версия видеоруководства

Что говорится в видео (перевод с немецкого) — глава за главой.

  1. Добро пожаловать в DolmiDesk. В этом видеоруководстве мы шаг за шагом пройдём всё приложение — от твоего первого счёта до полной автоматизации.
  2. Создать Kostenträger (плательщика)Прежде чем выставить первый счёт, нам нужен Kostenträger (плательщик). Kostenträger — это организации или люди, которые получают и оплачивают твои счета. Нажми «Neuer Kostenträger» (Новый плательщик) и введи обозначение, полное название, адрес и e-mail для счетов. Выбери Abrechnungsmodell (модель расчёта): в нём ставки для этого Kostenträger — здесь модель JVEG для судов. И шаблон письма: текст, с которым твои счета уходят по e-mail. Ниже ты найдёшь автоматизацию. При «Erstellen, nicht senden» (Создать без отправки) счёт создаётся сам, как только заказ полностью заполнен, и DolmiDesk отдаёт его тебе на проверку. «Erstellen und senden» (Создать и отправить) вдобавок шлёт счёт Kostenträger по e-mail. Обе опции есть в пакете Pro. Пока оставим их выключенными. Автоматические напоминания сами шлют напоминание следующего уровня, если счёт остаётся неоплаченным. Они есть начиная с пакета Standard. Переключатель «Sozialträger» (Соцучреждение) отмечает Kostenträger вроде соцслужбы, службы по делам молодёжи или больничной кассы. Зачем? Так ты видишь, какая доля твоей выручки приходится на соцучреждения — это важно для возможного освобождения от НДС. На налог в твоих счетах сам переключатель не влияет. Включить его можно в любом пакете, а долю показывает аналитика начиная с пакета Standard. Сохрани — и Kostenträger создан.
  3. Создать клиентовДальше создай своих клиенток и клиентов — то есть людей, для которых ты переводишь. Достаточно обозначения и имени. «Standard-Kostenträger» (по умолчанию) — тот, кто обычно платит за этого человека. DolmiDesk предлагает его в каждом новом заказе и при импорте из календаря. Сохрани.
  4. Создать заказ, рассчитать, отправитьТеперь первый заказ. В «Aufträge» (Заказы) нажми «Neuer Auftrag» (Новый заказ) и введи дату, время перевода и повод. Выбери клиентку или клиента. Kostenträger и модель расчёта подставятся автоматически. Введи адрес встречи. Нажми «Automatisch berechnen» (Рассчитать автоматически) — и DolmiDesk сам заполнит отправление, прибытие и километры. В «Abrechnung» (Расчёт) ты видишь, сколько стоит заказ, — позиция за позицией. Рассчитать можно прямо отсюда. «Rechnung vorschauen» (Предпросмотр счёта) покажет счёт точно таким, каким он будет. Нажми «Jetzt abrechnen» (Рассчитать). Счёт получает номер, и DolmiDesk переносит тебя к счетам. Открой его. Слева ты видишь готовый документ, справа — статус. «Per E-Mail senden» (Отправить по e-mail): проверь получателя и текст. Отправь. Теперь счёт отмечен как отправленный.
  5. Рассчитать несколько заказовДля следующих шагов уже добавлено несколько клиентов, Kostenträger, заказов и счетов. Снова в «Aufträge»: «Anzeigen» (Показать) ведёт ко всему, что можно рассчитать. Выбери заказы прямо в списке — если хочешь, все сразу — и нажми «Abrechnen» (Рассчитать). DolmiDesk распределит их за тебя: заказы с той же клиенткой или клиентом, с тем же Kostenträger, типом заказа и моделью расчёта объединяются в сводный счёт. У этой онлайн-встречи другой тип заказа, поэтому она получает отдельный счёт. Любой счёт можно посмотреть заранее, в том числе сводные. «Rechnungen erstellen» (Создать счета) — и все четыре выставлены разом.
  6. Создать напоминание об оплатеНесколько счетов просрочены. Фильтр сверху показывает только их. Открой один из них. В «Mahnwesen» (Напоминания) ты видишь, что он просрочен и напоминаний ещё не было. Нажми «1. Mahnung erstellen» (Создать напоминание) и подтверди. Напоминание окончательно — его нельзя отменить. Напоминание появляется с процентами и новой общей суммой. Отправь его по e-mail, так же как счёт.
  7. Сторно и корректировочный счётТеперь ошибка: в этом счёте мы указали слишком много часов. Открой его. Выставленный счёт изменить нельзя, поэтому мы его сторнируем. «Stornieren» (Сторнировать) и подтверди. DolmiDesk создаёт сторно-счёт со своим номером и открывает заказ для исправления. Из сторнированного счёта открой заказ. Исправь время перевода. Затем рассчитай его заново. DolmiDesk распознаёт сторнированный счёт и предлагает корректировочный счёт, продолжающий цепочку документов. Вот он — корректировочный счёт, связанный со сторно.
  8. Аналитика: счетаТеперь аналитика. На странице «Rechnungen» (Счета) нажми «Auswertung» (Аналитика). Сверху: ожидаемая выручка, получено, ещё не оплачено и просрочено. Ниже — выручка по месяцам и дни, когда ты выставлял(а) счета. Ещё ниже: откуда пришли деньги — по клиентам или по Kostenträger. Затем доля соцучреждений. Тут работает переключатель из карточки Kostenträger: в этом примере 89 % выручки приходится на соцучреждения. И на каком этапе твоя выручка: получено, открыто и просрочено. Через «Export» (Экспорт) ты скачаешь цифры в виде таблицы. Аналитика есть начиная с пакета Standard.
  9. Аналитика: заказыИ для заказов тоже есть аналитика: всего заказов, что ещё не рассчитано, часы перевода и часы в пути. А ниже — заказы по месяцам, твои рабочие дни, на кого ты работал(а) и твои часы.
  10. СметаИногда Kostenträger хочет заранее получить смету. В «Kostenvoranschläge» (Сметы) ты создаёшь её так же, как заказ. Её можно сделать обязательной и задать срок действия. Считается по той же модели расчёта. Посмотри предпросмотр — и создай. Отсюда ты отправишь её по e-mail.
  11. Документы о расходах и EÜRBelege (документы о расходах). Загрузи то, за что ты заплатил(а): билет, парковочный талон, профессиональную книгу. DolmiDesk сам считывает документ: сумму, дату и НДС. Выбери категорию и подтверди. Документы о расходах есть в пакете Pro. Аналитика EÜR (учёт доходов и расходов) сводит всё: доходы — из полученных оплат, расходы — из твоих подтверждённых документов — и результат. Ниже видно, на что уходят расходы, и НДС — то есть налог в твоих доходах минус входящий НДС из твоих документов — и строки формы Anlage EÜR. Через «Export» ты получишь таблицу для налоговой декларации или налогового консультанта.
  12. Подключить календарьНапоследок — календарь. Меню аккаунта, «Einstellungen» (Настройки) и «Konnektoren» (Коннекторы). «Mit Google verbinden» (Подключить Google) связывает твой календарь. Затем выбираешь календарь, цвет и насколько старыми могут быть встречи. В пакете Pro ты также настраиваешь автоматический импорт: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Чтобы всё заполнялось автоматически, записывай встречи так: Заголовок становится поводом. В описании пиши «Kunde» (клиент), двоеточие и имя — «Kostenträger» и «Transportmittel» (транспорт) работают так же. Все эти строки необязательны: если ты укажешь только клиентку или клиента, DolmiDesk возьмёт Kostenträger, указанный для него в основных данных. Тип заказа указывается в заголовке. Без пометки заказ — на месте. Напиши перед ним «Online» для онлайн-встречи. «Ausfall» (неявка) значит: ты был(а) на месте, но встреча не состоялась. «Absage» (отмена) значит: встречу отменили заранее. Сам импорт — на странице «Aufträge» в «Importieren» (Импорт). «Neu synchronisieren» (Синхронизировать заново) загружает твои встречи. Вот они, уже заполненные: У Anna Schulz Kostenträger взят из основных данных, а «Online», «Ausfall» и «Absage» DolmiDesk распознал по заголовку. «Termine importieren» (Импорт встреч) превращает их в заказы. Чего не хватает, дополни в заказе — и рассчитай как обычно.
  13. Вот и всё приложение. Чем больше ты автоматизируешь, тем больше времени экономишь: с полной автоматизацией до 80 % твоих счетов сами создаются, отправляются и получают напоминания. Это экономит тебе много часов в месяц. Успехов с DolmiDesk!

Как переводчик жестового языка (DGS), ты ценишь своё время. Каждый заказ обычно требует трёх шагов:

  1. Планирование: внести встречу в календарь.
  2. Учёт: перенести данные (адрес, время, клиент) в список заказов.
  3. Выставление счёта: написать счёт, создать PDF, составить письмо, найти вложения.

DolmiDesk практически полностью автоматизирует шаги 2 и 3. Зачем заполнять всё трижды, если в календаре уже есть вся информация?

Твой Google Календарь становится «единым источником достоверных данных» (Single Source of Truth). Всё, что там записано, превращается в счёт. Система понимает сложную логику, например:

  • «Я еду со встречи A сразу на встречу B — кто оплачивает какие транспортные расходы?» (цепочечная логика)
  • «Встреча не состоялась, но я был(а) на месте.» (компенсация за отмену + проезд)
  • «Этот плательщик платит по специальному тарифу.» (тарифная матрица)
  • «У меня несколько встреч в один день.» (автоматическое разделение)
  • «Встреча проходит онлайн.» (без транспортных расходов)
  • «Счёт нужно отправить с вложением и индивидуальным текстом.» (отправка по email из твоих шаблонов)
  • «Этот счёт просрочен.» (трёхступенчатая система напоминаний)
  • И многое другое.

Обзор рабочего процесса​

Твой рабочий день сводится к нескольким понятным действиям. Система работает в фоновом режиме за тебя.

Это узкоспециализированная система, которая превращает твой Google Календарь в мощный центр учёта.

Основные функции​

DolmiDesk — это больше, чем инструмент импорта. Это сквозная система рабочего процесса.

Интеллектуальная логика импорта​

Система определяет по названию встречи в календаре, что нужно делать:

  • Обычная встреча: полный расчёт гонорара и проезда.
  • [Ausfall] ...: ты был(а) на месте, клиент — нет. (транспортные расходы + компенсация за отмену).
  • [Absage] ...: встреча была отменена заранее. (только компенсация за отмену, без проезда).
  • [Online] ...: видеоконференция. (без транспортных расходов, при необходимости — онлайн-паушальная сумма).

Квадратные скобки необязательны — Ausfall: Amtsgericht или Absage - Herr Meier работают точно так же. Распознаются также написания вроде abgesagt, storniert, ausgefallen или remote — на немецком, английском и русском языках. Встреча, в месте проведения которой указана ссылка на Zoom, Teams, Meet, Webex или Skype, автоматически считается онлайн-встречей — даже без префикса в названии.

В описании встречи ты можешь целенаправленно переопределить отдельные поля. DolmiDesk считывает там строки вида Schlüssel: Wert:

Строка в описанииДействие
Kunde: Firma XYZНазначает заказ этому клиенту
Kostenträger: LWV HessenУстанавливает Kostenträger (учреждение-плательщик) для счёта
Einsatzadresse: …Переопределяет адрес встречи, взятый из календаря
Transportmittel: BahnУстанавливает транспортное средство (авто, общественный транспорт, без транспорта)

Названия не обязательно указывать точно: DolmiDesk сопоставляет их приблизительно с твоими основными данными и распознаёт как сокращённое имя («Frau Schulz»), так и полное имя («Anna Schulz»). Если ты не укажешь Kostenträger, используется стандартный Kostenträger, сохранённый у клиента. Если подходящая запись не найдена, ничего не теряется — название из календаря отображается в заказе, чтобы ты мог(ла) его сопоставить.

Вложения к встрече в календаре (маршрутные листы, подтверждения о выполнении задания) переносятся при импорте и затем доступны в заказе.

«Расчёт по цепочке» (Chain Logic)​

Система автоматически распознаёт, когда у тебя несколько встреч в один день.

  • Изолированная встреча: старт из дома → пункт назначения → обратно домой.
  • Цепочка встреч: старт из дома → встреча A → встреча B → обратно домой.
  • Магия: система справедливо и логично распределяет транспортные расходы между заказами. И всё это полностью автоматически. Больше никакого ручного подбора маршрутов!

То, считаются ли две встречи цепочкой, определяется временным промежутком между ними: если они расположены достаточно близко друг к другу, поездка делится между ними пополам — в противном случае каждая встреча рассчитывается отдельно от твоего домашнего адреса. И допустимый промежуток, и твой домашний адрес ты задаёшь в настройках. Онлайн-встречи и отменённые встречи в принципе не создают поездки.

Abrechnungsmodelle вместо фиксированных цен​

Abrechnungsmodell (модель расчёта) объединяет всё, что определяет цену заказа. Для каждого Kostenträger ты задаёшь, какая модель действует, — а для отдельных заказов можешь выбрать другую:

  • Honorar (гонорар): почасовая ставка, правило округления (например, до получаса) и опциональный допуск округления, который великодушно списывает начатые минуты.
  • Reisezeit (время в пути): вознаграждение за время поездки — в виде почасовой ставки или паушальной суммы, зависящей от расстояния.
  • Wegstrecke (расстояние поездки): транспортные расходы за километр или по шкале (например, «до 50 км = 60 €»).
  • Pauschalen (паушальные суммы): онлайн-, подготовительная и прочие паушальные суммы.
  • Zuschläge (надбавки): процентная надбавка за ночь, выходные и праздничные дни (например, JVEG § 9 Abs. 6).
  • Ausfallstaffeln (шкалы компенсации за отмену): паушальные суммы за отмену в зависимости от запланированной продолжительности (например, «до 1 часа = 93 €») — включая вопрос о том, заменяет ли паушальная сумма транспортные расходы или добавляется к ним.
  • Fristen (сроки): сроки уведомления об отмене и срок, до которого нужно заявить требование. Эти сроки никогда не изменяют сумму — они лишь вовремя предупреждают тебя.

Распространённые нормативные документы (LWV, JVEG, HessBGGAV) уже добавлены в систему и в любой момент могут быть изменены или дополнены — без каких-либо навыков программирования.

От счёта до поступления оплаты​

В разделе Aufträge ты выбираешь заказы, готовые к выставлению счёта, и нажимаешь Rechnungen erstellen. С этого момента DolmiDesk берёт на себя:

  1. Создаёт счёт в формате E-Rechnung (электронный счёт, ZUGFeRD PDF).
  2. Сохраняет его в защищённом от изменений виде в Dokumenten-Tresor (хранилище документов), вместе с вложениями из встречи в календаре.
  3. Отправляет его по электронной почте с текстом из твоего шаблона письма и всеми вложениями — прямо из DolmiDesk.
  4. Отслеживает неоплаченные счета и при необходимости выставляет трёхступенчатые напоминания об оплате.

Если уже отправленный счёт нужно исправить, DolmiDesk создаёт сторно-счёт и снова открывает соответствующие заказы для редактирования — так номерная последовательность остаётся без пробелов.

Для кого подходит DolmiDesk?​

DolmiDesk идеально подходит для внештатных переводчиков жестового языка (DGS), которые регулярно выполняют заказы для разных Kostenträger и хотят сделать свой учёт более эффективным. Особенно он подходит тем, кто:

  • Пользуется Google Календарём.
  • Имеет много встреч в неделю и хочет экономить время.
  • Нуждается в сложных расчётах транспортных расходов.
  • Ищет простое, но мощное решение, которое бесшовно встраивается в уже существующий рабочий процесс с Google Календарём.

Твой старт​

DolmiDesk — это веб-приложение: ты входишь через браузер, устанавливать ничего не нужно.

Каждый тариф начинается с 30 бесплатных дней: подписку ты оформляешь прямо на сайте, а доступ настраивается автоматически; письмо, в котором ты задаёшь пароль, обычно приходит в течение нескольких минут. С оформления и начинаются 30 пробных дней — списание происходит только после них, а если отменишь раньше, никаких расходов не будет.

Готов(а) автоматизировать свой учёт? Попробуй DolmiDesk 30 дней бесплатно, а затем начни с руководства Первые шаги.

Обзор того, как устроено приложение, даёт статья Разделы приложения; полный процесс на примере реального заказа показывает Пример рабочего процесса.

Портретное фото Дмитрия Дугарева

С наилучшими пожеланиями

Dmitry Dugarev

Разработчик DolmiDesk и эксперт по IT-комплаенсу. Изначально я разработал эту систему, чтобы вернуть выходные своей жене (переводчице DGS). Сегодня я слежу за тем, чтобы твой учёт работал надёжно и полностью автоматически.

На этой странице

Нужна помощь? - Напиши нам письмо