Заказы: Твой центр управления

Aufträge (Заказы) — это Твой повседневный рабочий инструмент. Сюда попадают встречи из Твоего календаря, здесь Ты дополняешь то, чего не хватает, — и отсюда рождаются счета.

Заказ документирует одну встречу: что это было, когда, для кого, кто платит и как Ты добирался(-лась). Сколько это стоит, определяется из этого автоматически.

Список

Список заказов с поиском, статусными фильтрами и суммами по месяцам

1. Importieren (импортировать) подтягивает новые встречи из календаря — см. Процесс импорта. Рядом кнопка Neuer Auftrag (новый заказ) позволяет создать встречу вручную.
2. Поиск находит заказы по клиенту, Kostenträger (плательщику), адресу или номеру счёта. Справа от него Ты можешь ограничить список одним годом.
3. Статусные фильтры показывают с первого взгляда, сколько работы ещё осталось.
4. Строки итогов по годам и месяцам: количество встреч, часы перевода, часы в пути и сумма.
5. Каждая строка — это заказ: дата, статус, Anlass (повод) с иконкой Typ, Kunde · Kostenträger — а справа либо предполагаемая сумма, либо, если заказ не завершён, сколько данных ещё не хватает.

Статусы

Статус вычисляется автоматически, а не задаётся вручную. Тебе не нужно ничего «утверждать» — заказ становится готовым к расчёту, как только он полностью задокументирован.

Статус	Что это значит	Что делать Тебе
Unvollständig (не завершён)	Не хватает данных. В строке указано, сколько именно.	Открой заказ и дополни отмеченные поля.
Abrechenbar (готов к расчёту)	Всё собрано. Сумма указана справа в строке.	Выбери и рассчитай.
Abgerechnet (счёт выставлен)	Заказ привязан к счёту.	Ничего — он доступен только для чтения.
Archiviert (в архиве)	Убран из списков, но не удалён.	Ничего. В любой момент можно восстановить.

Какие именно данные нужны, указано в разделе Проверка полноты данных.

Следи за сроками

Если у Abrechnungsmodell (модели расчёта) есть срок давности (JVEG § 2 Abs. 1: три месяца), строка заранее предупреждает надписью „Verfällt in N T.“ («Истекает через N дн.»), а позже — „Verfallen“ («Истёк»). При Ausfall (несостоявшейся встрече) и Absage (отмене) заказ также сообщает, если отмена поступила слишком поздно, чтобы можно было потребовать компенсацию за срыв. Ни то ни другое никогда не мешает Тебе выставить счёт — это лишь подсказки, а не блокировки.

Заказ подробно

Клик по строке открывает заказ. Он разделён на разделы, которые точно следуют порядку, в котором у Тебя появляются данные.

Termin (встреча)

Раздел «Termin» («Встреча»)

1. Typ (тип) определяет весь расчёт: Vor Ort, Online, Ausfall (Ты был(а) на месте, но встреча не состоялась) или Absage (вовремя отменённая встреча, без поездки). При импорте он берётся из заголовка календарной записи; здесь Ты можешь его исправить.
2. Kunde и Kostenträger (клиент и плательщик) связывают заказ с Твоими Stammdaten (основными данными). Если Ты выбираешь клиента, предлагается его Standard-Kostenträger (стандартный плательщик).

Кроме того, здесь есть Einsatzdatum (дата встречи), Dolmetschzeit (время перевода, начало и конец), Anlass (повод) — и переключатель Nacht-/Wochenend-/Feiertagseinsatz (ночная/выходная/праздничная встреча), который включает процентную надбавку Abrechnungsmodell (модели расчёта).

При типах Ausfall и Absage появляются три дополнительных обязательных поля: Abgesagt am (дата отмены), Abgesagt durch (кем отменено) и Auftraggeber (заказчик). Kostenträger требуют эти данные, прежде чем возместить расходы за срыв.

Fahrt (поездка)

Раздел «Fahrt» («Поездка») с автоматическим расчётом маршрута

1. Transportmittel (способ передвижения) — общественный транспорт (ÖPNV) или автомобиль. Он определяет, как оплачивается путь: километраж и плата за парковку — для автомобиля, стоимость билета (или Deutschland-Ticket) — для общественного транспорта.
2. Automatisch berechnen (рассчитать автоматически) определяет время отправления, прибытия и расстояние туда и обратно на основе адресов — включая буферное время из Твоих Einstellungen (настроек). При импорте это происходит само собой; здесь Тебе нужно запускать расчёт заново после каждого изменения адреса или времени.

Между ними — три адреса: Startadresse (Твой домашний адрес или предыдущая встреча), Einsatzadresse (адрес встречи) и, если он отличается, — Endadresse (конечный адрес).

Две встречи в один день?

Если рядом есть другая очная встреча (Vor Ort), DolmiDesk™ при расчёте спросит: Als Kette (Fahrt geteilt) («Как цепочка, поездка поделена») или Einzeln (aktuelle Adressen) («По отдельности, текущие адреса»). Логика цепочек, стоящая за этим, объясняется в разделе Процесс импорта.

В зависимости от способа передвижения далее идёт раздел ÖPNV-Ticket (отметить Deutschland-Ticket либо указать стоимость билета и приложить чек) либо поля Parkentgelte (плата за парковку) и чек об оплате парковки.

Anlagen и Abrechnung (вложения и расчёт)

Anlagen (вложения), Abrechnungsmodell, предварительный расчёт цены и используемый Rechnungsvorlage

1. Anlagen (вложения) — подтверждения встречи, билеты, чеки за парковку в формате PDF, JPG или PNG. Каждое вложение будет приложено к будущему счёту в указанном порядке. Файлы, импортированные из календаря, уже находятся здесь.
2. Иконка глаза открывает вложение — именно в том виде, в каком оно будет приложено к счёту. Удобно, чтобы перед выставлением счёта проверить, действительно ли загружен нужный файл и хорошо ли он читается.
3. Разбивка суммы в реальном времени показывает, сколько принесёт заказ, — с детализацией по позициям Abrechnungsmodell (модели расчёта), с указанием суммы нетто, НДС (Umsatzsteuer) и итоговой суммы. Модель обычно берётся от Kostenträger, но здесь её можно переопределить для конкретного заказа.
4. Rechnungsvorlage (шаблон счёта) показывает, какой шаблон предоставит тексты и названия позиций счёта — обычно это шаблон Kostenträger, иначе — Твой шаблон по умолчанию. Клик открывает его для редактирования. Если в предпросмотре что-то звучит не так, отсюда Ты сразу попадаешь туда, где это можно изменить.
5. Rechnung erstellen (создать счёт) рассчитывает именно этот заказ — но сначала покажет Тебе готовый счёт.

Вложение в том же просмотрщике, что и сам счёт

От заказа к счёту

Для одного заказа достаточно кнопки Rechnung erstellen прямо в самом заказе — она сначала покажет Тебе счёт как предпросмотр. Для нескольких заказов используй список:

Панель выбора появляется, как только Ты отмечаешь заказы

1. Панель показывает, что произойдёт: сколько заказов выбрано, сколько счетов из них получится и на какую сумму. Несколько заказов одного и того же Kostenträger при этом объединяются в один Sammelrechnung (сводный счёт) — панель обозначает это как „× Sammel“.
2. Rechnungen erstellen (создать счета) запускает процесс.

Что происходит дальше — проверка, отправка, напоминания — описано в разделе Создание счетов.

Учитывается только то, что готово к расчёту

Незавершённые заказы можно тоже отмечать; при выставлении счетов они просто пропускаются. Панель всегда учитывает только те, что готовы к расчёту.

Заказы без календаря

Не каждая встреча отмечена в календаре — спонтанная встреча, задним числом добавленная запись, заказ ещё с тех времён, когда Ты не пользовался(-лась) DolmiDesk™. Через Neuer Auftrag (новый заказ) Ты создаёшь его вручную. Форма точно такая же, как описано выше; только данные о поездке нужно запустить самостоятельно (Automatisch berechnen), как только адреса будут указаны.

Duplizieren, archivieren, löschen (дублирование, архивация, удаление)

На панели выбора — или внизу в открытом заказе — доступны ещё три действия:

Действие	Результат
Duplizieren (дублировать)	Создаёт копию. Удобно для повторяющихся встреч с теми же адресами.
Archivieren (архивировать)	Убирает заказ из списков, не удаляя его. Он остаётся связан со своими документами и в любой момент может быть восстановлен через фильтр Archiviert.
Löschen (удалить)	Удаляет заказ безвозвратно.

Удалённые заказы возвращаются

Если заказ создан из встречи в календаре, а Ты не удаляешь также и саму эту встречу, при следующем импорте он будет создан заново. Если Ты хочешь окончательно избавиться от встречи, удали её в календаре — либо заархивируй заказ вместо того, чтобы его удалять.

Уже рассчитанные заказы удалить нельзя; при удалении выделенной группы они просто пропускаются.

Auswertung (аналитика)

Кнопка Auswertung в правом верхнем углу открывает анализ заказов: заказы по месяцам, статус расчёта и отработанные часы — полезно, чтобы увидеть, сколько ещё не рассчитано.

Следующий шаг

Из готовых к расчёту заказов получаются документы: Создание счетов.