Твой рабочий процесс: от звонка до оплаты

Это руководство рассказало о многих функциях по отдельности. Теперь мы соберём всё воедино на примере настоящего рабочего дня. Мы будем сопровождать переводчицу Марию в типичном заказе.

Сценарий

Марии звонят: её клиентке Maximina Musterfrau в четверг, 13 ноября, с 13:00 до 15:00, нужна переводчица для визита к врачу по адресу Gerichtsstraße 2, Frankfurt am Main. Оплату берёт на себя больничная касса.

Мария соглашается — и вносит встречу в свой календарь. Больше в этот день она ничего не делает.

Необходимое условие

Основные данные у Марии уже готовы: её календарь подключён, а в DolmiDesk™ есть клиентка Maximina Musterfrau со стандартным Kostenträger (плательщик — учреждение, покрывающее расходы) Muster-Krankenkasse. Этому Kostenträger назначены Abrechnungsmodell (модель тарификации) JVEG и Rechnungsvorlage (шаблон счёта) Krankenkasse. Как это настраивается, описано в разделе Первые шаги.

Запись в календаре

Мария открывает свой Google Календарь и создаёт встречу:

• Название: Arztbesuch — без префикса, это обычная очная встреча.
• Время: 13:00–15:00.
• Место: Gerichtsstraße 2, 60313 Frankfurt am Main — на основе этого DolmiDesk™ позже рассчитает поездку.
• Календарь и цвет: календарь, из которого выполняется импорт, в согласованном цвете встречи.
• Описание: всего одна строка.

Kunde: Maximina Musterfrau

Готовая запись в календаре — больше ничего не нужно

Почему достаточно указать клиента?

Потому что у Maximina Musterfrau в качестве стандартного Kostenträger указана Muster-Krankenkasse — а у неё, в свою очередь, заданы Abrechnungsmodell и шаблоны. Из одной строки получается уже половина счёта. Подробнее — в разделе Процесс импорта.

После встречи Мария прикрепляет к записи в календаре подписанное Einsatzbestätigung (подтверждение о выполнении заказа). Оно тоже позже подтянется автоматически.

Импорт

Марии для этого ничего делать не нужно: у неё включён автоматический импорт, поэтому DolmiDesk™ самостоятельно считывает календарь. (Кто предпочитает решать сам, нажимает в разделе заказов кнопку Importieren («Импортировать»).)

При этом происходит следующее:

• Встреча создаётся как Vor-Ort-Auftrag (очный заказ) — дата, время, Anlass (повод) и Einsatzadresse (адрес встречи) берутся прямо из календаря.
• Клиентка распознаётся, а вместе с ней — Kostenträger, Abrechnungsmodell и шаблоны.
• Рассчитывается Route (маршрут): время выезда, время прибытия и километраж туда и обратно, включая буферное время.
• Einsatzbestätigung из календаря переносится как вложение.

Заказ полностью укомплектован — статус: Abrechenbar

Заказ имеет статус Abrechenbar («можно выставить счёт»), и справа уже видно, сколько он принесёт. Если бы чего-то не хватало, там вместо этого стояла бы надпись „noch 2 Angaben" («ещё 2 данных») — тогда Мария открыла бы заказ и заполнила отмеченные поля.

Расчёт

В конце недели Мария занимается бухгалтерией. Она открывает заказ и бросает взгляд на детализацию.

Что будет указано в счёте — до нажатия Abrechnen

1. Aufschlüsselung (детализация) показывает две позиции. Dolmetschzeit (время перевода) составляет 3,0 ч, хотя сама встреча длилась только два часа: JVEG засчитывает время в пути как оплачиваемое время, здесь — один час. Дополнительно начисляется 0,42 € за каждый пройденный километр.
2. Abrechnen («Рассчитать») создаёт счёт.

Несколько сразу

Если бы Марии нужно было выставить счета за пять встреч, она отметила бы их в списке и нажала Rechnungen erstellen («Создать счета»). Встречи одного и того же Kostenträger при этом автоматически объединились бы в один Sammelrechnung (сводный счёт). См. Создание счетов.

Готовый счёт

Через несколько секунд документ готов.

Готовый счёт — слева документ, справа действия

Что видит там Мария:

• Номер счёта и срок оплаты — присвоены по её формату нумерации, срок — по платёжному сроку больничной кассы.
• Позиции — на языке шаблона «Krankenkasse» — включая номер страховки клиентки, который там указан как плейсхолдер.
• Details («Детали») — с использованными версиями Abrechnungsmodell и шаблона, — так остаётся понятно, по каким данным был произведён расчёт.
• Заказ, лежащий в основе, — в одном клике.

Отправка

Мария нажимает Per E-Mail senden («Отправить по e-mail»). Диалог уже заполнен: адрес получателя — больничной кассы, тема и текст — из её Mail-Vorlage (шаблона письма), PDF со встроенным электронным счётом (E-Rechnung) и Einsatzbestätigung в качестве вложения.

Она бегло всё просматривает, нажимает E-Mail senden («Отправить») — готово. Ответы больничной кассы приходят в её собственный почтовый ящик.

Это тоже можно автоматически

Если бы у Muster-Krankenkasse Rechnungs-Automatisierung (автоматизация выставления счетов) была установлена на Erstellen & senden («Создать и отправить»), счёт был бы уже отправлен ещё до того, как Мария вообще заглянула бы в него. Подробнее — в разделе Отправка по электронной почте.

Поступление оплаты

Через две недели деньги поступают. Мария открывает счёт и переводит Zahlungsstatus (статус оплаты) в значение Bezahlt («Оплачено»), указывая дату поступления. После этого счёт исчезает из списка открытых позиций.

Если бы оплата не поступила, счёт после истечения срока отображался бы в списке как überfällig («просрочен») — и Мария всего за два клика создала бы и отправила первое напоминание.

Что Мария сделала для этого заказа

Шаг	Её усилия
Внести встречу в календарь	ок. 1 минуты
Прикрепить Einsatzbestätigung	несколько секунд
Назначить Kostenträger и модель	– (из основных данных)
Определить время в пути и километраж	– (рассчитывается автоматически)
Создать и проверить заказ	– (импортируется автоматически)
Создать счёт, PDF и E-Rechnung	один клик
Подготовить письмо с вложениями	– (из шаблона)
Отправить счёт	один клик
Хранение и архивирование	– (в неизменном виде, автоматически)
Зафиксировать поступление оплаты	один клик

Из записи в календаре получается отправленный и заархивированный счёт — и единственное, о чём Марии действительно пришлось подумать, — это сама встреча.

А если всё же что-то не заладится?

Не хватает встречи при импорте, адрес указан неверно или письмо не доходит: самые частые случаи и их решения — в разделе Помощь и устранение неполадок.