WEBVTT

NOTE
DolmiDesk-Tutorial – deutsche Untertitel (Sprechtext wörtlich).
Same cue timings in every language file of this version.

1
00:00:00.530 --> 00:00:02.713
Willkommen bei DolmiDesk.

2
00:00:02.733 --> 00:00:06.290
In diesem Tutorial gehen wir Schritt
für Schritt durch die ganze App –

3
00:00:06.310 --> 00:00:09.712
von Deiner ersten Rechnung bis
zur vollen Automatisierung.

4
00:00:10.628 --> 00:00:15.242
Bevor wir unsere erste Rechnung schreiben,
brauchen wir einen Kostenträger.

5
00:00:15.262 --> 00:00:20.424
Kostenträger sind die Stellen oder Personen,
die Deine Rechnungen bekommen und bezahlen.

6
00:00:21.087 --> 00:00:25.221
Klick auf „Neuer Kostenträger“ und
trag eine kurze Bezeichnung ein,

7
00:00:25.241 --> 00:00:29.829
den vollständigen Namen, die Adresse
und die E-Mail-Adresse für Rechnungen.

8
00:00:31.269 --> 00:00:36.430
Dann wählst Du das Abrechnungsmodell. Darin
stecken die Sätze für diesen Kostenträger –

9
00:00:36.450 --> 00:00:39.255
hier das JVEG-Modell für Gerichte.

10
00:00:39.978 --> 00:00:44.303
Und die E-Mail-Vorlage: der Text,
mit dem Deine Rechnungen verschickt werden.

11
00:00:44.923 --> 00:00:47.398
Weiter unten findest
Du die Automatisierung.

12
00:00:48.070 --> 00:00:52.681
Mit „Erstellen, nicht senden“ schreibt
DolmiDesk die Rechnung selbst,

13
00:00:52.701 --> 00:00:56.985
sobald ein Auftrag vollständig ist,
und legt sie Dir zur Prüfung vor.

14
00:00:57.632 --> 00:01:02.429
Mit „Erstellen und senden“ geht die Rechnung
außerdem per E-Mail an den Kostenträger.

15
00:01:02.449 --> 00:01:05.470
Beide Optionen gibt es im Paket Pro.

16
00:01:06.169 --> 00:01:08.028
Fürs Erste lassen wir sie aus.

17
00:01:08.903 --> 00:01:12.247
Automatische Mahnungen verschicken
die nächste Mahnstufe von selbst,

18
00:01:12.267 --> 00:01:16.913
wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt.
Die gibt es ab dem Paket Standard.

19
00:01:18.040 --> 00:01:23.217
Der Schalter „Sozialträger“ markiert
Kostenträger wie ein Sozialamt,

20
00:01:23.237 --> 00:01:27.415
ein Jugendamt oder eine
Krankenkasse. Wozu?

21
00:01:27.434 --> 00:01:32.487
So siehst Du, welcher Anteil Deines
Umsatzes von Sozialträgern kommt –

22
00:01:32.507 --> 00:01:35.764
das ist wichtig für eine
mögliche Umsatzsteuerbefreiung.

23
00:01:35.784 --> 00:01:40.100
An der Steuer auf Deinen Rechnungen
ändert der Schalter selbst nichts.

24
00:01:40.120 --> 00:01:42.570
Setzen kannst Du ihn in jedem Paket,

25
00:01:42.590 --> 00:01:46.376
den Anteil zeigen die Auswertungen
ab dem Paket Standard.

26
00:01:47.110 --> 00:01:50.466
Speichern – und der
Kostenträger ist angelegt.

27
00:01:51.126 --> 00:01:54.815
Als Nächstes legst Du Deine Kundinnen
und Kunden an, also die Menschen,

28
00:01:54.835 --> 00:01:58.318
für die Du dolmetschst.
Bezeichnung und Name genügen.

29
00:01:59.731 --> 00:02:04.479
Der Standard-Kostenträger ist der,
der für diese Person üblicherweise zahlt.

30
00:02:04.499 --> 00:02:09.607
DolmiDesk schlägt ihn in jedem neuen Auftrag
vor und nutzt ihn auch beim Kalenderimport.

31
00:02:10.276 --> 00:02:11.276
Speichern.

32
00:02:12.994 --> 00:02:14.974
Jetzt der erste Auftrag.

33
00:02:14.994 --> 00:02:19.515
Unter „Aufträge“ klickst Du auf
„Neuer Auftrag“ und trägst Datum,

34
00:02:19.535 --> 00:02:22.244
Dolmetschzeit und Anlass ein.

35
00:02:22.985 --> 00:02:25.306
Wähl die Kundin oder den Kunden aus.

36
00:02:25.326 --> 00:02:28.915
Kostenträger und Abrechnungsmodell
werden automatisch ergänzt.

37
00:02:29.597 --> 00:02:31.692
Trag die Einsatzadresse ein.

38
00:02:34.279 --> 00:02:38.822
Ein Klick auf „Automatisch berechnen“,
und DolmiDesk füllt Abfahrt,

39
00:02:38.842 --> 00:02:41.187
Ankunft und Kilometer für Dich aus.

40
00:02:41.902 --> 00:02:46.673
Unter „Abrechnung“ siehst Du, was der
Auftrag wert ist – Position für Position.

41
00:02:47.369 --> 00:02:49.573
Du kannst direkt von hier abrechnen.

42
00:02:49.594 --> 00:02:53.644
„Rechnung vorschauen“ zeigt Dir die
Rechnung genau so, wie sie erstellt wird.

43
00:02:54.264 --> 00:02:56.251
Klick auf „Jetzt abrechnen“.

44
00:02:56.271 --> 00:03:00.460
Die Rechnung bekommt ihre Nummer,
und DolmiDesk bringt Dich zu den Rechnungen.

45
00:03:01.919 --> 00:03:07.684
Öffne sie. Links siehst Du das
fertige Dokument, rechts den Status.

46
00:03:08.436 --> 00:03:12.074
Klick auf „Per E-Mail senden“
und prüf Empfänger und Text.

47
00:03:13.421 --> 00:03:17.171
Absenden. Die Rechnung ist
jetzt als versendet markiert.

48
00:03:19.312 --> 00:03:23.946
Für die nächsten Schritte habe ich noch ein
paar Kundinnen und Kunden, Kostenträger,

49
00:03:23.966 --> 00:03:25.914
Aufträge und Rechnungen angelegt.

50
00:03:26.706 --> 00:03:31.398
Zurück in den Aufträgen bringt Dich
„Anzeigen“ zu allem, was abrechenbar ist.

51
00:03:32.006 --> 00:03:36.191
Wähl die Aufträge direkt in der Liste
aus – auf Wunsch alle auf einmal –

52
00:03:36.211 --> 00:03:37.972
und klick auf „Abrechnen“.

53
00:03:38.634 --> 00:03:40.813
DolmiDesk ordnet sie für Dich:

54
00:03:40.833 --> 00:03:46.421
Aufträge mit gleicher Kundin oder gleichem
Kunden, gleichem Kostenträger, gleicher

55
00:03:46.441 --> 00:03:51.465
Auftragsart und gleichem Abrechnungsmodell
werden zu einer Sammelrechnung.

56
00:03:52.197 --> 00:03:55.877
Dieser Online-Termin hat eine andere
Auftragsart und bekommt deshalb

57
00:03:55.898 --> 00:03:57.342
eine eigene Rechnung.

58
00:03:57.970 --> 00:04:01.588
Jede Rechnung kannst Du vorher ansehen,
auch die Sammelrechnungen.

59
00:04:07.861 --> 00:04:12.508
„Rechnungen erstellen“ – und alle
vier werden auf einmal ausgestellt.

60
00:04:20.585 --> 00:04:25.130
Ein paar Rechnungen sind überfällig.
Der Filter oben zeigt nur diese.

61
00:04:25.834 --> 00:04:29.547
Öffne eine davon.
Unter „Mahnwesen“ siehst Du,

62
00:04:29.567 --> 00:04:32.415
dass sie überfällig ist und
noch nicht gemahnt wurde.

63
00:04:33.579 --> 00:04:36.731
Klick auf „1. Mahnung
erstellen“ und bestätige.

64
00:04:36.751 --> 00:04:41.294
Eine Mahnung ist endgültig –
sie lässt sich nicht rückgängig machen.

65
00:04:43.120 --> 00:04:46.380
Die Mahnung erscheint mit Zinsen
und dem neuen Gesamtbetrag.

66
00:04:47.032 --> 00:04:49.791
Versende sie per E-Mail,
genau wie eine Rechnung.

67
00:04:56.957 --> 00:05:02.957
Jetzt ein Fehler: Auf dieser Rechnung haben
wir zu viele Stunden abgerechnet. Öffne sie.

68
00:05:04.819 --> 00:05:09.322
Eine ausgestellte Rechnung lässt sich
nicht mehr ändern, also stornieren wir sie.

69
00:05:09.342 --> 00:05:11.422
Klick auf „Stornieren“ und bestätige.

70
00:05:13.086 --> 00:05:17.271
DolmiDesk erstellt eine Stornorechnung
mit eigener Nummer und gibt den Auftrag

71
00:05:17.291 --> 00:05:18.644
zur Korrektur frei.

72
00:05:19.263 --> 00:05:22.160
Öffne aus der stornierten
Rechnung heraus den Auftrag.

73
00:05:27.151 --> 00:05:29.483
Korrigiere die Dolmetschzeit.

74
00:05:30.525 --> 00:05:32.490
Dann rechnest Du ihn neu ab.

75
00:05:32.510 --> 00:05:36.824
DolmiDesk erkennt die stornierte Rechnung
und schlägt Dir eine Korrekturrechnung vor,

76
00:05:36.844 --> 00:05:38.667
die die Belegkette fortführt.

77
00:05:42.655 --> 00:05:47.520
Da ist sie: die Korrekturrechnung,
verknüpft mit dem Storno.

78
00:05:51.452 --> 00:05:57.318
Jetzt die Auswertungen. Auf der Seite
„Rechnungen“ klickst Du auf „Auswertung“.

79
00:05:57.338 --> 00:06:03.054
Oben: erwarteter Umsatz, erhalten,
ausstehend und überfällig.

80
00:06:03.723 --> 00:06:07.919
Darunter der Umsatz pro Monat und die Tage,
an denen Du Rechnungen gestellt hast.

81
00:06:08.564 --> 00:06:13.559
Weiter unten: woher das Geld kam –
nach Kundin oder Kunde,

82
00:06:13.789 --> 00:06:15.684
oder nach Kostenträger.

83
00:06:16.350 --> 00:06:18.927
Dann der Anteil von Sozialträgern.

84
00:06:18.947 --> 00:06:22.045
Hier zeigt sich der Schalter
aus dem Kostenträger:

85
00:06:22.065 --> 00:06:26.920
In diesem Beispiel kommen neunundachtzig
Prozent des Umsatzes von Sozialträgern.

86
00:06:27.602 --> 00:06:32.543
Und wo Dein Umsatz steht:
erhalten, offen und überfällig.

87
00:06:33.222 --> 00:06:36.982
Mit „Export“ lädst Du die
Zahlen als Tabelle herunter.

88
00:06:37.002 --> 00:06:39.945
Die Auswertungen gibt es
ab dem Paket Standard.

89
00:06:40.639 --> 00:06:43.286
Auch für die Aufträge
gibt es eine Auswertung:

90
00:06:43.306 --> 00:06:48.778
Aufträge gesamt, was noch abzurechnen ist,
Dolmetschstunden und Reisestunden.

91
00:06:50.619 --> 00:06:55.084
Und weiter unten: Aufträge
pro Monat, Deine Arbeitstage,

92
00:06:55.104 --> 00:06:57.576
für wen die Arbeit war und Deine Stunden.

93
00:07:02.370 --> 00:07:06.903
Manchmal möchte ein Kostenträger
vorher einen Kostenvoranschlag.

94
00:07:06.923 --> 00:07:11.479
Unter „Kostenvoranschläge“ legst Du
ihn genauso an wie einen Auftrag.

95
00:07:15.918 --> 00:07:19.814
Du kannst ihn verbindlich machen
und festlegen, wie lange er gilt.

96
00:07:19.834 --> 00:07:22.567
Gerechnet wird mit
demselben Abrechnungsmodell.

97
00:07:28.028 --> 00:07:31.104
Vorschau ansehen – und erstellen.

98
00:07:38.583 --> 00:07:41.187
Von hier aus versendest Du ihn per E-Mail.

99
00:07:44.646 --> 00:07:48.220
Belege. Lade hoch, was Du bezahlt hast:

100
00:07:48.240 --> 00:07:51.299
eine Fahrkarte,
einen Parkschein, ein Fachbuch.

101
00:07:52.029 --> 00:07:57.401
DolmiDesk liest das Dokument automatisch
aus: Betrag, Datum und Umsatzsteuer.

102
00:08:06.019 --> 00:08:11.040
Du wählst die Kategorie und bestätigst.
Belege gibt es im Paket Pro.

103
00:08:16.158 --> 00:08:21.078
Die EÜR-Auswertung rechnet alles zusammen:
Einnahmen aus den erhaltenen Zahlungen,

104
00:08:21.098 --> 00:08:26.312
Ausgaben aus Deinen bestätigten
Belegen – und das Ergebnis.

105
00:08:27.061 --> 00:08:30.897
Weiter unten siehst Du, wohin die
Ausgaben gehen, die Umsatzsteuer –

106
00:08:30.917 --> 00:08:35.812
also die Steuer in Deinen Einnahmen
minus die Vorsteuer aus Deinen Belegen –

107
00:08:35.832 --> 00:08:38.530
und die Zeilen der Anlage EÜR.

108
00:08:39.604 --> 00:08:42.728
Mit „Export“ bekommst Du die
Tabelle für Deine Steuererklärung

109
00:08:42.748 --> 00:08:44.386
oder Deine Steuerberatung.

110
00:08:45.820 --> 00:08:48.257
Zum Schluss der Kalender.

111
00:08:48.287 --> 00:08:51.979
Öffne das Konto-Menü,
dann „Einstellungen“ und „Konnektoren“.

112
00:08:52.960 --> 00:08:56.543
„Mit Google verbinden“
verknüpft Deinen Kalender.

113
00:08:56.563 --> 00:09:01.027
Danach wählst Du den Kalender,
die Farbe und wie alt Termine sein dürfen.

114
00:09:01.047 --> 00:09:05.736
Im Paket Pro stellst Du außerdem
den automatischen Import ein:

115
00:09:05.756 --> 00:09:09.104
täglich, wöchentlich oder monatlich.

116
00:09:09.735 --> 00:09:13.920
Damit alles automatisch ausgefüllt
wird, schreib Deine Termine so:

117
00:09:13.940 --> 00:09:15.673
Der Titel wird zum Anlass.

118
00:09:15.693 --> 00:09:20.635
In die Beschreibung schreibst Du „Kunde“,
Doppelpunkt und den Namen –

119
00:09:20.655 --> 00:09:25.284
„Kostenträger“ und „Transportmittel“
funktionieren genauso.

120
00:09:25.304 --> 00:09:30.283
Alle diese Zeilen sind optional:
Nennst Du nur die Kundin oder den Kunden,

121
00:09:30.303 --> 00:09:34.851
nimmt DolmiDesk den Kostenträger,
der in den Stammdaten dazu hinterlegt ist.

122
00:09:36.136 --> 00:09:41.074
Die Auftragsart steht im Titel.
Ohne Zusatz ist der Auftrag vor Ort.

123
00:09:41.094 --> 00:09:44.995
Schreib „Online“ davor
für einen Online-Termin.

124
00:09:45.540 --> 00:09:51.353
„Ausfall“ heißt: Du bist zum Termin
gekommen, und er ist vor Ort ausgefallen.

125
00:09:51.373 --> 00:09:55.564
„Absage“ heißt: Der Termin
wurde schon vorher abgesagt.

126
00:09:56.827 --> 00:10:01.224
Den Import selbst findest Du auf der
Seite „Aufträge“ unter „Importieren“.

127
00:10:03.109 --> 00:10:06.697
„Neu synchronisieren“ holt die
Termine aus Deinem Kalender.

128
00:10:07.316 --> 00:10:09.908
Hier siehst Du sie, schon ausgefüllt:

129
00:10:09.928 --> 00:10:14.184
Bei Anna Schulz kommt der Kostenträger
aus den Stammdaten, und Online,

130
00:10:14.204 --> 00:10:17.991
Ausfall und Absage hat
DolmiDesk aus dem Titel erkannt.

131
00:10:18.683 --> 00:10:21.833
Mit „Termine importieren“
werden sie zu Aufträgen.

132
00:10:21.853 --> 00:10:26.982
Was noch fehlt, ergänzt Du im Auftrag –
und rechnest ab wie gewohnt.

133
00:10:27.442 --> 00:10:29.383
Das war die ganze App.

134
00:10:29.403 --> 00:10:35.313
Je mehr Du automatisierst, desto mehr Zeit
sparst Du: Mit voller Automatisierung werden

135
00:10:35.333 --> 00:10:40.838
bis zu achtzig Prozent Deiner Rechnungen
von selbst erstellt, versendet und gemahnt.

136
00:10:40.858 --> 00:10:45.767
Das spart Dir jeden Monat viele
Stunden. Viel Spaß mit DolmiDesk!